Seis fundamentos al tomar minutas de la junta directiva

By Raul Rivera

Es muy probable que lo más frustrante que un/a secretario/a de iglesia tenga que hacer es tomar las minutas de las reuniones de las juntas. En mis conversaciones con muchos “tomadores de minutas”, la pregunta más común que recibo es “¿Qué debo escribir?”.

¿No es esa una de nuestras preocupaciones más grandes? ¿Quén tal si se pasa algo por alto? ¿Qué es lo que la ley requiere? ¿Debería tomar notas? ¿Se pueden grabar las reuniones? Si es así, ¿se guardan las grabaciones después de haber tomado las minutas? La lista de preguntas sigue y sigue. Déjeme dar por terminadas algunas de las preocupaciones y ansiedades que pueda tener.

¿Qué es una reunión de la junta directiva?

Para propósitos de este articulo, una reunión de la junta directiva es una reunion del grupo de personas en el ministerio que son responsables por la dirección de la organización y cuyo voto y decisiones son legalmente vinculantes sobre la corporación (ministerio). En su ministerio o iglesia, esto podría ser los miembros de la junta directiva, los miembros del consejo de administración, ancianos, equipo de liderazgo, o miembros.

¿Cómo sé realmente quiénes son parte de la junta directiva de mi ministerio?

El grupo de personas legalmente responsable por las decisiones del ministerio son normalmente establecidas en los artículos de incorporación o en los estatutos.

Un error común cometido por las iglesias y ministerios es que los miembros de la junta directiva son frecuentemente destituidos y añadidos en una forma inconsistente con la forma en la que lo permiten los artículos de incorporación. Esto puede tener serias consecuencias porque una persona que es destituida incorrectamente de la junta directiva puede presentar una demanda legal en contra del ministerio y causar problemas. Entonces, ¿Cómo se puede estar seguro de su junta directiva? Déjeme explicarle a continuación.

Conduzca una auditoria histórica de sus minutas

Una cosa que usted debe hacer es auditar sus minutas. ¿Por qué no tomarse un momento y recolectar todas las minutas del pasado de su iglesia, desde su origen? Ahora, escriba el nombre de cada uno de sus miembros actuales de la junta directiva en una lista. Después, escriba los nombres de sus miembros de junta directiva pasados. Debería tener dos listas. Primero, vea la lista de sus miembros actuales de junta directiva y luego revise sus minutas pasadas y conteste las siguientes preguntas:

Está documentado en las minutas si:

¿Mantuvo la iglesia las disposiciones de los artículos de incorporación y estatutos al invitar a cada uno de los miembros de la junta para servir? ¿Acordó por escrito cada uno de los miembros de la junta directiva el servir en la junta? ¿Tiene el mismo poder entre todos los votos de la junta cada uno de los votos de cada uno de los miembros de la junta directiva? ¿Firmó una declaración de conflictos de interés cada uno de los miembros de la junta cada año? Ahora revise la lista de los miembros de junta anteriores, revise las minutas tomadas en el pasado y siga las instrucciones a continuación.

Además de la lista anterior, está documentado en las minutas si:

¿Renunció o fue destituido de forma apropiada de la junta cada uno de los miembros de junta pasados de acuerdo a los artículos de incorporación y constitución y estatutos? ¿Qué tal le fue? ¿Está todo desordenado? Si es así, no se preocupe; aun hay esperanza. En mi experiencia, este problema puede ser solucionado. 

Para mas informacion al asunto por favor llamenos al 877-494-4655

Las minutas paso a paso

Entonces, tiene una reunión de la junta directiva muy pronto y quiere que las minutas sean perfectas, pero, honestamente no está seguro de saber cómo tomar las minutas de manera adecuada. Después de todo, la ley estatal requiere que las minutas se tomen en cada reunión de la junta directiva y el IRS puede multar a su iglesia y miembros de junta de iglesia si las minutas no documentan de manera apropiada las decisiones que se toman según está establecido en la sección 4958. ¿Qué debe hacer un secretario de iglesia para asegurarse que la reunión de junta directiva ha sido convocada y documentada adecuadamente? Los pasos a continuación le ayudarán.

1. Prepare una agenda: Una agenda es una lista de puntos a ser discutidos y considerados durante la reunión de la junta directiva. Asegúrese de seguir el formato adecuado. El formato debe llevar una apertura, una oración, lectura de las minutas de la reunión de junta directiva pasada, asuntos pasados, asuntos nuevos, reportes de oficiales, espacio abierto y cierre.
2. Envíe notificaciones: La ley estatal requiere que su ministerio cumpla con los requisitos de notificación adecuados. La notificación debe contener la fecha, hora y lugar en donde se llevara a cabo la reunión de la junta. Recomendamos que le dé a cada miembro el tiempo necesario para prepararse, y los planes necesarios para asistir. La notificación deberá ser enviada por correo postal o correo electrónico. Si sus estatutos lo permiten, también puede publicarlo en algún lugar visible en la iglesia. Cuando envíe la notificación, también deberá adjuntar una copia de la agenda y una copia de las minutas de la reunión anterior.
3. Tome notas: El tomar notas es probablemente lo más difícil en una reunión de junta directiva. ¿Qué se debería escribir? ¿Qué tanto se debe documentar? Para hacerlo más fácil, el tomador de minutas debe tener un formulario para tomar notas, como el que el Conjunto de Cumplimiento crea para usted, y el cual está basado en la agenda. Como mínimo, usted debería documentar discusiones mínimas, seguido de una moción realizada para votar sobre el asunto, y quien apoya la moción. Ahora, usted documentara quién vota si y quién vota no. Si la mayoría de votos es si, entonces se pasa el punto; si la mayoría vota no, entonces no se pasa. No puedo enfatizar lo importante que es el que tome buenas notas al permitirse guiar por un formulario de toma de notas. Si sus estatutos lo permiten, le recomiendo que grabe la reunión de la junta en un formato de audio. Sera útil si en caso necesita escuchar una parte otra vez.
4. Convierta las notas a minutas: Es aquí en donde el tomar notas brillará. Si usted utilizó todo de forma adecuada, todo lo que tendrá que hacer es convertir las notas a un conjunto formal de minutas. Cada punto en la agenda debe tener una discusión, una moción debidamente pasada, seguida por quienes votaron sí y quienes votaron no, y si hubieron suficientes votos para pasar la moción.
5. Firmas: Un aspecto muy confuso sobre la aprobación de minutas es que las minutas que escribe para las reuniones de la junta directiva hoy no son aprobadas sino hasta la siguiente reunión de la junta directiva. Esto significa que en cada reunión, la junta directiva vota para aprobar las minutas anteriores. Es importante que una vez que las minutas hayan sido aprobadas, sean firmadas por lo menos por dos oficiales. Yo recomiendo que sean firmadas por el presidente y el secretario.
6. Sello corporativo: ¡Aha! El sello corporativo. ¿Por qué se debe tener uno? Primero que nada, la ley estatal requiere que todas las corporaciones tengan un sello corporativo. Segundo, el sello corporativo sirve para demostrar que el contenido de un documento firmado es un acta y escritura del ministerio, contrario a uno que es solamente firmado por un director. Una firma sin sello puede ser interpretada como un acto llevado a cabo por los oficiales o directores en nombre de su ministerio. El sello aclara que usted no firmó solamente en su nombre, sino como un acto de una corporación (ministerio). Lo mantiene alejado de ser responsabilizado por las consecuencias de un acto del ministerio.

La práctica hace al maestro

Lo aliento a practicar para tomar minutas. Invierta tiempo y dinero en recibir el conocimiento que necesita para proteger el ministerio que Dios ha puesto en sus manos. Utilice uno de nuestros programas o asista a una de nuestras conferencias. No se arrepentirá de hacerlo, lo garantizamos.

De nuevo, si algo no quedo claro no dude en llamarnos al 877-494-4655. 

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