La iglesia compra automóvil para pastor: 7 cosas que debe saber

By Raul Rivera

Cuando una iglesia de Carolina del Sur compró un automóvil nuevo para uso del pastor, él estuvo encantado. El pastor usaba este vehículo para hacer visitas y para transportarse de su casa a la iglesia. Debido a que la iglesia estaba localizada en un área con alto nivel de delincuencia, cada noche se estacionaba el carro en la residencia del pastor en lugar de hacerlo en la propiedad de la iglesia para así proteger el carro y mantenerlo seguro. Cuando la iglesia compró el carro, ellos pagaron $32.500,00. Dieron $2.500,00 de depósito y financiaron $30.000,00 por 6 años a una tasa de interés del 1,99%. Su cuota mensual era de $442,38. El desafío para la iglesia era contabilizar el automóvil en sus libros y averiguar qué pasos debían tomar legalmente para asegurarse de estar al día con los requisitos legales como propietarios del vehículo. Existen, como mínimo, siete puntos a tomar en cuenta. 1. Registro de la compra: Cuando la iglesia compró el automóvil, declararon el monto real del precio de venta del coche, el monto del depósito y la nueva deuda del préstamo. Veamos cómo se debe hacer esto. La iglesia crea una nueva cuenta de propiedad y una cuenta de deuda en su sistema contable. La cuenta de propiedad se podría llamar Vehículo de la iglesia y la cuenta de deuda se podría llamar Préstamo de Vehículo. El monto inicial en ambas cuentas es de $32.500,00. La iglesia ingresa la transacción del cheque por $2.500,00. En lugar de asignar el pago a una cuenta de gastos debe asignarla a la cuenta de Préstamo de Vehículo. Esto disminuye la cuenta de Préstamo de Vehículo a $30.000,00. 2. Registro de pagos mensuales: Durante el mes en que se debe dar el primer pago del préstamo, la iglesia debe hacer un cheque por la cantidad de $442,38 para la compañía financiera. Para registrar correctamente la transacción se debe usar un cálculo de interés para determinar la cantidad del pago que cubrirá los intereses y la parte que cubrirá el monto principal del préstamo. La iglesia determinará que $49,75 cubre el interés y $392,63 el monto principal. Por lo tanto, al momento de hacer el cheque se hace un crédito en la cuenta de Préstamo de Vehículo por $392,63 y se crea una nueva cuenta llamada Cargos Bancarios de Financiamiento y se hace un débito de $49,75. Al final de esta transacción, la cuenta del préstamo muestra un saldo de $29.607,37. Este proceso se repite mensualmente hasta que la cuenta quede saldada. 3. Mantenimiento de registro de millas viajadas: Ahora que la iglesia es dueña del automóvil se debe llevar un registro de las millas viajadas para que todas las millas usadas para el ministerio y para uso personal sean registradas correctamente. Cuando el pastor viaje o use el vehículo para uso personal, la iglesia debe llevar un registro de tales millas. En el punto número 6 conocerá la razón de esto. 4. Tomar una póliza que prohíba el "mensajes de texto al manejar": Una póliza que prohíbe el uso de mensajes de texto al manejar y que posiblemente requiera el uso de audífonos o aparatos inalámbricos para usar el teléfono celular muestra que la iglesia está tomando medidas razonables para garantizar la seguridad de los pasajeros. Es más, las compañías aseguradores ofrecen costos reducidos si se toman ciertas pólizas que aumentan la seguridad de los pasajeros y reducen el riesgo de los accidentes. 5. Obtener una póliza de seguros: Se debe garantizar que la póliza de seguros que está en vigencia para el vehículo incluya a cada una de las personas que vaya a manejar el vehículo. 6. Cálculo del valor de beneficios adicionales sujetos a impuestos: Dado que el pastor tiene la autorización para manejar el automóvil hacia su hogar como medio de transporte, la iglesia tiene por ley la obligación de llevar un registro del valor real del uso y de declararlo en la planilla W-2 para que él o ella puedan declararlo en sus impuestos. Existen tres fórmulas distintas para calcular dicho valor: a. Regla de centavos por milla b. Regla de transporte laboral c. Regla de valor de arrendamiento 7. Responsabilidad adecuada de transporte de menores: Dado que es posible que el vehículo sea usado para transportar a menores, la iglesia debe asegurarse de que cualquier individuo que tenga la capacidad y autoridad de manejar provea una copia de su licencia de conducir vigente y que se someta a una verificación de historial personal. Esto es la responsabilidad adecuada que debe ejercer la iglesia para garantizar la seguridad de los menores. Es una manera de reducir el riesgo de responsabilidad legal en contra de la iglesia. La mayor parte del trabajo se requiere al inicio Cuando una iglesia compra un vehículo, la mayor parte de la documentación se realiza en el momento de la compra. A partir de ese punto sólo se requiere un mantenimiento. En StartCHURCH confiamos en tener sistemas. Si usted nos permite enseñarle cómo establecer los sistemas para su iglesia, se sorprenderá cuando vea cuánto liderazgo puede dar a su iglesia sin sentirse abrumado con las actividades diarias que lo pueden distraer de sus capacidades para enseñar y predicar. Llame a nuestra oficina para obtener información acerca de cómo podemos ayudarlo a establecer su iglesia con el fundamento primordial.

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