¿Cómo Prevenir una Auditoria del IRS?

By Raul Rivera

"Si yo fuera tú, nunca obtendría el estado 501(c)(3). He escuchado que, si lo tienes, el IRS puede auditarte y también puede restringir lo que predicas."

Estos fueron los consejos que le dio un pastor anciano a un pastor más joven. En las muchas conversaciones que he tenido con pastores, ocasionalmente he escuchado decir a un pastor: "Nuestra iglesia es una iglesia libre, no es una iglesia 501(c)(3)." Cuando la gente usa el término iglesia libre usualmente lo hace con la idea de que está separada intrínsecamente de la supervisión del gobierno. Tales iglesias se basan en el término iglesia libre con el fin de evitar cualquier tipo de auditoría del IRS y para prohibir cualquier tipo de intervención gubernamental en las cuestiones de la iglesia. Sin embargo, este es un razonamiento equivocado.

El IRS simplemente no puede tocar las puertas de una iglesia con la intención de realizar una auditoría. Existen disposiciones y lineamientos establecidos en el Código Tributario que establecen parámetros sobre el alcance del IRS en lo que respecta a las auditorías de la iglesia.

Debido a este malentendido común entre los pastores y líderes eclesiásticos, quiero usar este artículo como una herramienta de enseñanza y una fuente de estímulo para usted y su iglesia. En este artículo, voy a enseñarle cómo evitar que el IRS le haga una auditoría a su iglesia. Pero, en primer lugar, con el fin de entender cómo evitar una auditoría del IRS, tenemos que entender cómo puede comenzar una auditoría del IRS.

Cómo puede comenzar una auditoria del IRS

La sección 4.76.7.4 del Manual de Impuestos Internos define una investigación fiscal de la iglesia "como cualquier investigación a una iglesia... que sirve como base para determinar si la organización califica para recibir una exención de impuestos como iglesia, o si se están llevando a cabo actividades comerciales no relacionadas con la organización o si se dedica a alguna de las actividades sujetas a alguno de los impuestos del Código de Impuestos Internos".

Por otra parte, la sección 7611 del Código de Impuestos Internos proporciona directrices sobre cómo el IRS puede iniciar la investigación fiscal de una iglesia. De acuerdo con la sección 7611, el IRS puede comenzar una investigación fiscal de una iglesia solo si:

• un funcionario adecuado de la tesorería de alto nivel cree razonablemente (basándose en hechos y circunstancias registrados por escrito) que la iglesia no está exenta fiscalmente, debido a su condición de iglesia, bajo la sección 501 (a), o que puede estar llevando a cabo actividades comerciales o negocios no relacionados con la organización o está participando en actividades sujetas a impuestos; y
• el IRS le envía a la iglesia una notificación de investigación por escrito que contenga una explicación de 1) las dudas que dieron lugar a dicha investigación, 2) el objeto general de dicha investigación, y 3) las disposiciones administrativas y constitucionales aplicables con respecto a dicha investigación, y lo dispuesto en el título que autoriza dicha investigación.

En esencia, observamos que, en el caso de una auditoría a una iglesia, el objetivo principal del IRS es doble: determinar si la iglesia está operando de una manera coherente con su finalidad y con la sección 501(c)(3), y determinar si la iglesia está llevando a cabo cualquier actividad comercial no relacionada con la organización. Antes de que analicemos cómo se puede evitar que el IRS le haga una auditoría a una iglesia, primero tenemos que entender qué es lo que puede ayudar al IRS a establecer la "creencia razonable" para dar inicio al proceso de auditoría de una iglesia.

Creencia razonable

Ahora bien, hay varias cosas en las que un funcionario de la tesorería de alto nivel del IRS puede basarse para establecer la "creencia razonable", tales como:

• Periódicos o artículos en revistas o anuncios que involucren a la iglesia;
• Reportajes en televisión o radio que involucren a la iglesia;
• Los sitios web de la iglesia;
• Guías de votantes creadas y/o distribuidas por la iglesia;
• Documentos presentados ante el IRS, tales como el Formulario 990-T (que se utiliza para reportar el impuesto sobre la renta de actividades comerciales no relacionadas con la organización);
• Registros concernientes a la iglesia en posesión de terceros o informantes; y
• Cartas de miembros actuales o pasados de la iglesia o miembros de la junta directiva.

Ahora que somos conscientes de cuáles son los parámetros y directrices que el IRS debe seguir en caso de que quiera hacerle una auditoría a una iglesia, y qué es lo que le puede ayudar a establecer una "creencia razonable", vamos a revisar que puede hacer usted para prevenir que el IRS le haga una auditoría a su iglesia.

Prevenir una auditoría

La palabra que mejor describe lo que necesitan las iglesias de hoy con respecto a sus registros es cumplimiento. Las normas y reglamentos que rigen la forma en que las iglesias llevan su negocio han cambiado drásticamente a lo largo de los años. La manera como las iglesias alguna vez llevaron sus negocios y mantuvieron sus registros ya no es relevante.

Cada semana, tenemos el honor y el privilegio de hablar ante cientos de pastores y líderes eclesiásticos de todo el país que están en el mismo barco en el que usted se encuentra actualmente, con respecto a los aspectos administrativos de la iglesia. Estos pastores y líderes eclesiásticos también están preocupados con el estado actual de los registros de su iglesia, y son conscientes de que sus registros están lejos de ser perfectos. A pesar de que a menudo buscamos la perfección, rara vez la logramos. Si esto también describe su situación, no se preocupe.

A continuación, le presentamos cinco pasos que deben dar usted y su iglesia que le ayudarán a evitar que el IRS le realice una auditoría a su iglesia.

1. Conservar las minutas de las reuniones de la junta directiva

A menudo se asume que los registros más importantes que debe de conservar la iglesia son sus registros financieros. Aunque, especialmente para fines de custodia, es importante que las iglesias mantengan buenos registros financieros, se puede argumentar que las minutas de las reuniones de la junta directiva son los registros más importantes que la iglesia debe de conservar adecuadamente.

Las minutas de las reuniones de la junta directiva sirven como la documentación oficial de los actos corporativos de su iglesia. Sin las minutas de la junta directiva, su iglesia no puede demostrar que sus actos corporativos fueron aprobados adecuadamente, tal como la designación de miembros de la junta directiva, la adopción de sus estatutos y políticas, y la aprobación de salarios.

Al ser una organización sin fines de lucro, resulta imperativo que todas las acciones corporativas de la iglesia estén documentadas apropiadamente en las bien conservadas minutas de las reuniones de la junta directiva.

2. Documente todos los salarios y compensaciones

Los salarios, y las compensaciones en general, deben mantenerse con diligencia. Es necesario que todos los salarios sean aprobados anualmente por la junta directiva, durante una reunión de la junta directiva debidamente convocada. Además, los acuerdos de compensación de salarios deben incluir, sin limitación, el monto que se pagará, qué implica el trabajo, el número de horas necesarias, y los datos comparativos con otros puestos similares.

Si un pastor invitado va a predicar en su iglesia, entonces asegúrese de tratar el pago en efectivo u ofrenda que se le dé como si fuera un honorario. Esto significa que el pastor invitado debe entregarle a la iglesia un Formulario W-9 y la iglesia debe de darle un formulario 1099 si el recibió $600 o más de su iglesia en un año.

3. Revise las actividades de su iglesia

Como vimos anteriormente en este artículo, uno de los propósitos del IRS cuando audita a una iglesia es determinar si la iglesia está operando de manera consistente con su propósito y con la sección 501 (c) (3). Por lo tanto, es importante revisar las actividades de la iglesia para poder tomar esa determinación. Cuando revise las actividades de la iglesia, deberá de asegurarse de que cada ministerio y departamento se relaciona directamente con el propósito de la iglesia.

Si, después de examinar las actividades de la iglesia, determina que una actividad podría ser considerada una actividad comercial o de negocios no relacionada con la organización, tales como una librería o una cafetería, entonces tendrá que considerar iniciar una brazo lucrativo de la iglesia.

4. Revise el material impreso y publicado de su iglesia

Dado que el IRS puede utilizar cualquier material impreso o publicado como fuente de una "creencia razonable" para iniciar una investigación de la iglesia, asegúrese de mantener un control estricto sobre dichos materiales. Esto también incluye al sitio web de su iglesia. Lo mejor es no incluir ningún tipo de anuncios en la página web de su iglesia, los cuales, dependiendo de los hechos y circunstancias, pueden considerarse una actividad comercial no relacionada con la organización, y potencialmente podrían poner en peligro la exención de impuestos de su iglesia.

5. Revise todos los documentos rectores internos de su iglesia

Estos son varios documentos que su iglesia debe de revisar y mantener regularmente, tales como:

• Los artículos de incorporación de la iglesia, enmiendas, reportes anuales, registro de la caridad, carta de aprobación del IRS, y cualquier carta relacionada con la actualización del registro público de la iglesia.
• Los estatutos de la iglesia.
• Las doctrinas escritas de la iglesia.
• Las políticas y procedimientos de la iglesia. (Asegúrese de que su iglesia tenga una política de conflicto de intereses, política de reembolso responsable, y una política de benevolencia.)
• Contratos corporativos, tales como contratos de arrendamiento y los títulos de propiedad.
• Registros contables y financieros.
• Registros actuales y precisos de los miembros.

Ahora, tal vez usted está viendo estos cinco pasos y se ha dado cuenta de que su iglesia no podría pasarla bien en caso de que el IRS le hiciera una auditoría. Quiero decirle que no se preocupe. La mejor manera de proceder es corregir lo que se hizo en el pasado y luego seguir adelante. Esto se puede hacer realizando una auditoría interna de todos los registros de la iglesia.

Para ayudarle con este proceso, tenemos un recurso llamado Auditoría dentro de nuestra Management Suite®. Este recurso incluye 53 pasos sencillos que le ayudarán a usted y a su iglesia a ir en la dirección correcta.

Conclusión

Si usted es pastor y está leyendo esto, sabe que el aspecto administrativo de la iglesia es una clave importante para dirigir una iglesia saludable y vibrante, casi tanto como lo es el aspecto espiritual de la iglesia. Pero tal vez no sabe por dónde empezar.

En nuestras conferencias, le enseñamos que debe de PlantarFIRME para SeguirFIRME, y que si no PlantaFIRME, no puede SeguirFIRME a menos que usted ReAFIRME.

Quiero invitarlo a una de nuestras próximas conferencias para que pase un día de aprendizaje, revelación y rejuvenecimiento. Anímese con el hecho de que usted no está solo, y superará esto, ¡porque usted "es la cabeza y no la cola"!

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