5 Formas de Proteger la Iglesia de una Auditoría del IRS
By Raul Rivera
Cuando se trata de administrar una iglesia, la integridad financiera es primordial. Garantizar que su iglesia cumpla con las regulaciones tributarias demuestra una buena administración y protege a su organización de posibles auditorías del IRS.
El IRS continúa una campaña para aumentar la cantidad de agentes tributarios en la Unidad de Organizaciones Exentas, ampliando la cantidad de auditorías realizadas a organizaciones exentas de impuestos.
Estas auditorías se centrarán principalmente en cuestiones de cumplimiento, incluidas las estructuras de compensación para los funcionarios, incluidos pastores, ministros y fundadores, así como los métodos de pago del personal. Es común que las iglesias y los ministerios emitan por error formularios 1099-MISC en lugar de W-2 a sus trabajadores, lo que puede generar escrutinio durante estas auditorías.
Si bien las auditorías pueden ser estresantes y consumir mucho tiempo, existen medidas proactivas que puede tomar para proteger su iglesia. Aquí hay cinco maneras de proteger a la iglesia de las auditorías del IRS.
1. Mantener minutas de las reuniones de la junta directiva con precisión
Muchos de nosotros tendemos a creer que los registros más importantes que debe mantener una iglesia son sus registros financieros. Si bien la administración de los registros financieros es vital para las operaciones diarias de la iglesia, se podría argumentar que los registros más importantes que las iglesias deben mantener son las actas de las reuniones de la junta directiva. ¿Por qué? Porque estas actas sirven como documentación oficial de las decisiones tomadas por su iglesia.
Las actas de las reuniones de la junta son fundamentales ya que validan las acciones corporativas de la iglesia. Sin estas actas, su iglesia carece de evidencia tangible de que aprobó debidamente decisiones importantes, como el nombramiento de miembros de la junta, la adopción de estatutos y políticas esenciales y la autorización de estructuras salariales.
Todas las acciones corporativas deben documentarse meticulosamente en actas de reuniones de la junta directiva bien mantenidas para una organización sin fines de lucro como una iglesia. Estas actas son la columna vertebral, proporcionan un registro histórico claro de las decisiones de la iglesia y garantizan la transparencia y la rendición de cuentas en todas sus operaciones.
2. Registre todos los detalles de salario y compensación
El pago de salarios por parte de su iglesia requiere la aprobación anual de la junta directiva durante una reunión de la junta debidamente convocada.
En esencia, los acuerdos de compensación salarial deben abarcar, entre otros detalles, el monto monetario específico que se desembolsará, las responsabilidades laborales, las horas semanales esperadas, los beneficios incluidos y datos comparativos que indiquen cómo el puesto se alinea con otros en roles similares.
Además, es imperativo gestionar correctamente los honorarios de los oradores invitados. Esto implica que su iglesia obtenga un formulario W-9 de cada orador invitado. Si un orador recibe $600 o más de su iglesia en un solo año, se le debe proporcionar un formulario 1099-MISC. Este enfoque cuidadoso garantiza el cumplimiento y la transparencia en las transacciones financieras.
3. Revise las actividades de su iglesia
Durante una auditoría de la iglesia, uno de los objetivos del IRS es determinar si las operaciones de la iglesia se alinean con su propósito y la sección 501(c)(3). Por lo tanto, evaluar las actividades de su iglesia es crucial para garantizar esta alineación.
Al examinar las actividades de su iglesia, es esencial confirmar que cada ministerio y departamento corresponde directamente a la misión central de la iglesia. Si, durante esta evaluación, encuentra una actividad que podría clasificarse como un comercio o negocio no relacionado (como una librería o una cafetería), sería prudente considerar establecer un negocio propiedad de la iglesia.
4. Examine los materiales impresos y publicitados de su iglesia
Dado que el IRS puede utilizar cualquier material impreso o publicitado como fuente de “creencia razonable” para iniciar una investigación en la iglesia, conviene mantener una estrecha vigilancia sobre dichos materiales. Esto también incluye el sitio de internet de su iglesia. Es mejor no tener ningún tipo de publicidad en el sitio de su iglesia porque, dependiendo de los hechos y circunstancias, pueden considerarse una actividad comercial no relacionada y podrían poner en peligro el estatus de exención de impuestos de su iglesia.
5. Revise todos los documentos de gobierno internos de su iglesia
Su iglesia debe revisar y defender constantemente varios documentos esenciales, que incluyen:
- Artículos de incorporación, enmiendas, informes anuales, registro de organizaciones benéficas, carta de aprobación del IRS y actualizaciones de registros públicos: estos documentos establecen el estatus legal de su iglesia y su situación de exención de impuestos.
- Estatutos: Estos describen la estructura de gobierno interno y las reglas que sigue su iglesia.
- Doctrinas escritas: Estas son creencias y enseñanzas fundamentales que guían las prácticas de fe de su iglesia.
- Políticas y procedimientos: Incluyendo conflicto de intereses, reembolso responsable y políticas de benevolencia.
- Contratos Corporativos: Como arrendamientos y títulos de propiedad, definiendo los derechos y responsabilidades de su iglesia en los acuerdos.
- Registros contables y teneduría de libros: Mantener registros financieros precisos es crucial para la transparencia y el cumplimiento.
- Registros de membresía: Mantener registros actualizados y precisos de los miembros de su iglesia es esencial.
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¿Qué Curso de Acción Tomará?
Encontrar el camino a través de una auditoría puede resultar desalentador, especialmente si necesita orientación sobre por dónde empezar o qué acciones específicas tomar. En situaciones como estas, tener un mapa y una orientación claras resulta crucial. No se trata sólo de la confusión inicial; también se trata de comprender los detalles del proceso, saber qué pasos son esenciales y tener un plan integral.
Con StartCHURCH, tiene un socio confiable. Ya sea que tenga preguntas, necesite aclaraciones o necesite orientación detallada, nuestros especialistas están aquí para ayudarle. Su camino hacia una operación próspera de la iglesia comienza con una conversación. No lo dude; llámenos al 678-830-2600, embarquémonos juntos, haciendo realidad su visión.
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