4 Cosas que Hacen los Ministerios Grandes
By Raul Rivera
Con la fecha de vencimiento del Formulario 990 para la mayoría de los ministerios que se acerca rápidamente, recientemente escribí varios blogs enfatizando la importancia de presentar un Formulario 990 a tiempo.
Los artículos anteriores discutían las sanciones y las consecuencias asociadas al no presentar el Formulario 990 a tiempo, y presenté cuatro pasos que los ministerios pueden tomar para garantizar la presentación oportuna del Formulario 990.
En esta publicación del blog, deseo abordar el Formulario 990 desde un ángulo diferente, abordando específicamente cómo opera su ministerio durante todo el año y por qué es importante.
Por ejemplo, la Parte VI del Formulario 990 se refiere al gobierno y la administración de su ministerio. Y su capacidad o incapacidad para responder adecuadamente estas preguntas puede tener grandes implicaciones en el estado exento de impuestos de su ministerio.
Como resultado, quiero abordar cuatro áreas de gobernanza y gestión que cada ministerio debe consolidar.
4 áreas de gobierno y gestión, su ministerio debería consolidarse
Las instrucciones del Formulario 990 establecen que, aunque la legislación fiscal federal en general no exige estructuras de gestión, políticas operativas o prácticas administrativas particulares, todas las organizaciones que deben presentar el Formulario 990 deben responder todas las preguntas de la Parte VI.
Después de leer y examinar las preguntas formuladas en la Parte VI del Formulario 990, he determinado que hay cuatro áreas principales de gobernanza y gestión sin fines de lucro que cada ministerio debe consolidar.
Discutiré esas cuatro áreas a continuación.
1. La junta directiva de su ministerio
La Sección A de la Parte VI del Formulario 990 hace específicamente preguntas relacionadas con los miembros con derecho a voto del cuerpo directivo de su ministerio. En otras palabras, le está preguntando sobre su junta directiva.
La junta directiva es el grupo de personas responsables de tomar y llevar acabo las decisiones de su ministerio.
Ellos son los responsables de la gestión de actividades, asuntos, finanzas y activos del ministerio.
Dado que la junta directiva ejerce influencia sobre el ministerio, el IRS ha establecido algunas pautas sobre la composición de su junta.
La Publicación 4221-PC del IRS dice: "Para protegerse contra las transacciones internas que podrían dar lugar al uso indebido de activos caritativos, la junta directiva debería incluir miembros independientes y no debería estar dominada por empleados u otras personas que no sean independientes por negocios o relaciones familiares".
Esto no significa que los miembros de la familia no puedan formar parte de la junta directiva de su ministerio, sino que la mayoría de su junta no debe estar compuesta por miembros de la familia ni por aquellos que reciben compensación de su ministerio.
La pregunta 2 de la Sección A de la Parte VI del Formulario 990 pregunta específicamente sobre la composición de su junta directiva. Si tiene alguna pregunta sobre su junta directiva, llámenos al (855) 206-4511 y estaremos encantados de ayudarle.
2. Las minutas de la reunión de la junta de su ministerio
En la Sección A de la Parte VI del Formulario 990, la pregunta 8 hace la siguiente pregunta:
En resumen, esta pregunta es si su ministerio tiene actas de reunión de la junta.
Puede pensar en los minutas de la reunión de la junta como un recibo. Sin un recibo, tiene poca o ninguna prueba de compra, y sin las actas de la reunión de la junta, tiene poca o ninguna prueba de que las decisiones se aprueben adecuadamente en su ministerio.
Las actas de la reunión de la Junta, por lo tanto, se deben tomar en cada reunión de la junta y deben oraganizarce adecuadamente.
Además, las minutas de la reunión de la junta deben ser leídos por cada miembro de la junta y aprobados por votación de la junta como las actas de la reunión oficial de la junta.
Lo digo en casi todas nuestras conferencias y lo diré aquí: "Una reunión de la junta sin las actas de las reuniones de la junta es solamente comunión".
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PRESIONE AQUÍ3. Mantenimiento de registros financieros de su ministerio
En general, el Formulario 990 le hará preguntas detalladas sobre las finanzas y activos de su ministerio.
La razón predominante para hacerlo es asegurar que su ministerio esté utilizando adecuadamente los fondos donados que recibe.
Esto requiere que su ministerio mantenga registros financieros precisos, y para hacerlo, su ministerio debe tener un plan de contabilidad sólido en su lugar.
El hecho es que una buena contabilidad requiere una atención constante y semanal. Si bien es fácil comenzar inicialmente fuerte, mantenerse diligente en el mantenimiento de registros financieros precisos puede volverse tedioso.
Para garantizar que los registros financieros de su ministerio se mantengan bien a lo largo del tiempo, debe hacer lo siguiente:
- Comprométase a estudiar qué sistema de contabilidad funcionará mejor durante su ministerio y su crecimiento, y
- Considere externalizar este aspecto vital de su ministerio a fin de tener más tiempo para concentrarse en llevar a cabo el propósito de su ministerio.
De hecho, una de las razones por las que comenzamos el servicio de teneduría de libros de StartCHURCH fue para dar a los líderes del ministerio la confianza de que los libros financieros de su ministerio se mantienen en excelentes condiciones.
Si tiene alguna pregunta o desea saber más acerca de nuestro Servicio de teneduría de libros, llámenos al (678) 830 2600
4. Las políticas y procedimientos de su ministerio
Las instrucciones del Formulario 990 establecen que, aunque la información sobre políticas y procedimientos solicitada en la Sección B de la Parte VI generalmente no es obligatoria según el código tributario, el IRS considera que dichas políticas y procedimientos generalmente mejoran el cumplimiento tributario.
El hecho es que la ausencia de políticas y procedimientos apropiados puede conducir a acciones que son inconsistentes con el propósito exento de impuestos de su ministerio y por lo tanto, resultar en sanciones costosas o lo que es peor, la revocación del estado exento de impuestos de su ministerio.
Lo importante a tener en cuenta acerca de la adopción de políticas y procedimientos es asegurarse de que se ajusten al tamaño, tipo y cultura de su ministerio, y que las políticas que adopte lo ayuden a garantizar operaciones sólidas y el cumplimiento de la legislación tributaria.
Cada ministerio que pasa por nuestro programa PlanteFIRME recibe políticas básicas y complementarias que son esenciales para establecer una base legal sólida. Además, nuestro conjunto de políticas es un recurso en línea repleto de una variedad de políticas para cada tipo de ministerio.
La ayuda está más cerca de lo que piensas
La capacidad de operar un ministerio exitoso no es para los débiles de corazón. Se requiere mucho tiempo, energía y esfuerzo para ver la misión del ministerio llevada a cabo.
Y ni siquiera me estoy refiriendo al requisito administrativo de liderar un ministerio exitoso.
Con la asistencia de nuestro personal altamente capacitado, podemos ayudar a asegurar que su ministerio se establezca sobre una base legal sólida, e incluso podemos ayudar a su ministerio a presentar un Formulario 990 preciso y oportuno.
Para obtener más información sobre cómo podemos ayudarlo a usted y a su ministerio, llámenos al (678) 830 2600