¿Tienen limites los pastores en los viáticos de alimentación?
By Trey Lewis
¿Cuándo fue la última vez que usted invitó a un predicador o a otro pastor a almorzar? ¿qué sucede si invitamos a almorzar a otro miembro del equipo? ¿compró usted el almuerzo con una tarjeta de crédito de la iglesia? o, ¿compró el almuerzo y luego recibió un reembolso de parte de la iglesia?
Estos tipos de almuerzos son comunes para muchos pastores, entonces cómo debe usted manejar tales gastos, o cómo entender cuando ellos son objetos de deducción, es algo que le debe interesar. Tomemos por ejemplo al pastor Philips.
El pastor Philips suele invitar a otros predicadores y llevarlos a almorzar o a cenar después del servicio en la iglesia. Para él, simplemente es una parte de ser hospitalario. El pastor Philips siempre paga la comida de su propio bolsillo, y luego envía el recibo a la secretaria de la iglesia solicitando un reembolso.
Antes de que esto fuera una práctica común, el pastor Philips dedicó cierto tiempo en aprender y entender cómo manejar adecuadamente los gastos de representación o recepción, y los viáticos de alimentacion de una manera correcta, para que le consideraran como una persona “irreprochable”.
Utilizaré esta publicación para compartir con ustedes lo que el pastor Philips aprendió. De esta forma ustedes también podrán manejar dichos gastos de una manera correcta.
Entender cuándo son deducibles los gastos de representación
¿Qué concepto tiene usted de los gastos de representación? Según la publicación 463 del servicio de renta (IRS), “Representación incluye cualquier actividad considerada generalmente para brindar un espectáculo, diversión o recreación”.
Un par de ejemplos de cómo los ministros incurren en los gastos de representación, incluyen llevar a comer a predicadores invitados y líderes denominacionales o reunirse con miembros de la iglesia en un restaurante para fines de asesoramiento.
¿Cómo podría usted saber, cuándo los gastos de representación son deducibles en su calidad de ministro?
En resumen, los gastos de representación son deducibles si se prueban los siguientes criterios:
- Probar que están directamente relacionados, o
- Probar que están asociados.
A continuación, revisaremos lo que se necesita para cumplir con los requisitos de ambas pruebas.
Probar que están directamente relacionados
Para cumplir con esta prueba de los gastos de representación (incluyendo comidas relacionadas con la representación), usted debe demostrar que:
- El propósito principal de la representación fue el desempeño habitual o activo del negocio;
- Usted abordó o participó en alguna clase de negocio con la persona durante el período de representación; y
- Usted tenía más de una expectativa general en obtener ingresos o algún otro beneficio comercial específico para el futuro.
El servicio de rentas (IRS) establece que los gastos de representación no se consideran directamente relacionados cuando hay “distracciones sustanciales” que generalmente impiden que usted realice negocios activamente. ¿Cómo usted puede medir lo que se considera sustancial?
Afortunadamente, el IRS proporciona la orientación correspondiente en la publicación 463 - IRS, poniendo los siguientes ejemplos de situaciones en las que hay distracciones sustanciales:
- Una reunión o encuentro en un teatro o evento deportivo.
- Una reunión o conversación durante un evento social, como una fiesta.
- Una encuentro con personas quienes no son socios empresariales o de negocio, como en restaurantes, clubes sociales, clubes deportivos o centros vacacionales.
Probar que están asociados
Si sus gastos de representación no pueden probar que están directamente relacionados, podrían probar que aun están asociados. Para cumplir con esta prueba (incluyendo comidas relacionadas con la representación), debe usted demostrar que la representación es:
- Asociada con el desempeño habitual o activo de su ministerio, y
- La representación se dio exactamente antes o después de una conversación esencial del negocio.
Por lo tanto, si usted lleva a un predicador a almorzar o cenar, entonces la comida tiene que ocurrir exactamente antes o inmediatamente después de una actividad sustancial de negocios, tal como su compromiso de predicar o presentar el sermón, eso hará que la comida sea considerada un gasto de representación. (Véase la publicación 463 del IRS)
¿Qué pasa con el cónyuge del pastor?
A menudo, cuando un pastor lleva a un predicador invitado a almorzar o cenar después de un servicio religioso, el cónyuge del pastor vendrá si el cónyuge del predicador invitado también va. Esto generalmente hace que los pastores se pregunten si las comidas de ambos cónyuges también se pueden incluir como un gasto de representación.
Para ayudar a responder esto, vamos a ver un ejemplo en la publicación 463 del IRS:
“Usted recibe a un cliente. El costo esta en los gastos necesarios y regulares del negocio ademas está permitido bajo las reglas de representación. El cónyuge del cliente esta presente porque es poco común recibir a un cliente sin el cónyuge. Usted puede deducir el costo por representación del cónyuge del cliente. Ahora si su cónyuge se une al grupo porque el cónyuge del cliente está presente, entonces el costo de representación por su cónyuge también es deducible”.
En base a este ejemplo, podemos decir que el costo por la comida de usted, su cónyuge, un predicador invitado y su cónyuge pueden ser deducible como gasto de representación.
¿Hay algún límite para la deducción de los gastos de representación?
Si su iglesia es capaz de reembolsarle por los gastos de representación en los que usted ha incurrido, entonces debe hacerse bajo un plan aprobado para el reembolso de gastos.
En la publicación 463, el servicio de renta (IRS) define un reembolso o cualquier otro acuerdo de asignación de gastos como “un sistema o plan que el empleador usa para pagar, justificar y recuperar los gastos, anticipos, reembolsos y montos cobrados al empleador por los gastos comerciales del empleado”.
Las iglesias y los ministerios que hacen uso de nuestro programa PlanteFIRME reciben el documento de la política del reembolso de gastos para ser adoptada o ratificada.
¿Qué sucede si su iglesia o ministerio no tiene un plan de reembolso de gastos, o qué pasa si su iglesia o ministerio no puede reembolsarle?
En este caso, usted puede deducir de sus impuestos sobre la renta, los gastos de representación relacionados con el ministerio, pero usted solo puede deducir el 50% de esos gastos. Por lo tanto, si incurre en gastos de representación relacionados con el ministerio por un total de $ 300.00 en un año y su iglesia o ministerio no pudo reembolsarle, entonces usted sólo podrá deducir en su declaración de impuestos el monto de $ 150.00.
Usted puede deducir sus gastos no reembolsados de representación relacionados con el ministerio solamente como una deducción diferente o diversa y detallada en el Anexo A del formulario 1040. Sin embargo, usted debe poder detallar y comprobar las deducciones con el fin de reclamarlas, así que asegúrese de guardar todos los recibos.
Aquí está la trama del asunto - usted solamente puede deducir los gastos varios del negocio si esos gastos exceden al 2 por ciento de su ingreso bruto anual. Tales reglas restrictivas han dado lugar a que los ministros y los empleados de la iglesia no puedan deducir los gastos comerciales no reembolsados.
La adopción e implementación de un plan de reembolso de gastos puede ayudar a reducir el efecto de tales restricciones, esa es la razón de enseñar acerca de los reembolsos en nuestras conferencias. Si usted tiene preguntas sobre cómo hacerlo, llámenos al 678-830-2600
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¿Qué sucede con los gastos de alimentación de otros miembros del equipo?
Hemos abarcado mucha información, pero antes de concluir esta publicación, quiero abordar sobre la deducibilidad de los gastos de alimentación respecto a otros empleados de la iglesia. No es raro que los ministros y otros miembros del equipo salgan a almorzar. Esto puede suceder semanalmente con varios empleados de la iglesia.
La idea general es que dado que los asuntos de la iglesia son normalmente discutidos en una reunión, entonces, la alimentación puede ser pagada o bien por la iglesia usando una tarjeta de crédito propiedad de la iglesia, o reembolsando los gastos bajo un plan de reembolso de gastos.
Sin embargo, ¿es eso realmente así?
Para responder de una mejor manera a esta pregunta, vamos a ver cómo se ha abordado el problema. Según la jurisprudencia o sentencias del tribunal tributario, lo que parece importar es la frecuencia y el propósito de tales almuerzos o alimentación. El tribunal nunca definió específicamente lo que se considera “frecuente”.
En el caso Wells versus Commissioner Docket No. 6088-76, 1977 Ct. Memo LEXIS 22 (U.S. T.C. 7 de Diciembre de 1977), la alimentación para los abogados que se reunían a almorzar un día cada mes se consideraban demasiado frecuentes para ser gastos relacionados con el negocio.
Mientras que los almuerzos con miembros de la iglesia y otras personas que no forman parte del personal probablemente calificarán como un gasto de representación, los almuerzos con los otros miembros trabajadores no calificaran. Sin embargo, los almuerzos del personal que son “ocasionales” y se utilizan para discutir las actividades o el futuro de la iglesia (negocio de la iglesia) pueden ser considerados como un gasto necesario y ordinario de la iglesia.
Comprometiéndose con una actitud de excelencia
Los reembolsos por gastos de representación a menudo constituyen un abuso, lo que ha causado que el IRS monitoree de cerca tales deducciones. Esta es una de las razones por las que nosotros debemos comprometernos a dirigir y actuar con un espíritu de excelencia como lo hizo el pastor Philips. No siempre será fácil, pero yo les garantizo que siempre valdrá la pena.
Mi pregunta para usted es: “¿En qué área del ministerio podría usted necesitar ayuda?” El Pastor Philips identificó un área en donde necesitaba ayuda y se dedicó a buscar las respuestas que necesitaba. Sin embargo, hay momentos en que las respuestas no siempre son fáciles de encontrar, o simplemente no tenemos tiempo para buscar esas respuestas.
¡Permitanos ayudarle! ¡Es por eso que estamos aquí!
Entendemos que ser pastor o líder de un ministerio, requiere aun mas de tiempo, esfuerzo y energía de lo que ha invertido antes, y sencillamente usted no tiene tiempo para hacerlo por si mismo. Le animo para que se ponga en contacto con nosotros llamándonos al 678-830-2600 y déjenos saber que necesita.
Además, nos encantaría que participe en una de nuestras próximas conferencias sobre La Estructura Primordial Para Iglesias en donde compartirá un tiempo con nosotros para comprometerse con una actitud de excelencia.