Reembolsos: La Manera Correcta y la Manera Incorrecta, Parte 1

By Raul Rivera

Los reembolsos pueden evitarle a su organización una situación difícil al permitir que el personal tenga la libertad de hacer las compras necesarias para las operaciones del ministerio cuando no se tiene disponible una tarjeta de débito/crédito o una chequera. Sin embargo, los reembolsos también pueden meterlo en un sin fin de problemas si no los maneja adecuadamente. Cuando se hace bien, la posibilidad de recibir reembolsos puede ser muy conveniente para una organización. Con una política de reembolso bien establecida, su personal sabe cuándo son reembolsables los gastos y cuando no lo son. Este plan también evita que la junta cometa errores costosos que puedan poner en peligro el estado de exención fiscal de la organización sin fines de lucro. El plan de reembolso responsable El IRS define los reembolsos como “un sistema o plan que usa un empleador para pagar, fundamentar, y recuperar los gastos, anticipos, reembolsos, y montos cargados al empleador por los gastos por los gastos comerciales de los empleados.” En pocas palabras, los reembolsos son un medio para que los miembros del personal puedan recuperar los gastos personales que hacen en nombre del negocio de su empleador. La clave aquí radica en que cualquier gasto de un empleado que sea reembolsado debe de estar sustentado, es decir, debe de haber una prueba de que el gasto fue un gasto comercial necesario. Documentar el “cuándo, dónde y por qué” de un gasto hace que el empleado o miembro del personal sea responsable del reembolso que él o ella está solicitando. Esta documentación es la prueba de que los fondos del empleado realmente fueron utilizados para realizar un gasto comercial necesario para mantener en marcha a su organización. El hecho de que el gasto del empleado a nombre de la empresa fue “justificado” hace que el reembolso esté libre de impuestos. ¿Qué puede reembolsarse? Su organización puede reembolsar los gastos comerciales legítimos necesarios para operar su empresa. Debe de haber una razón comercial relacionada para que el gasto sea reembolsable. Incluso comprendiendo esto, determinar en dónde fijar un límite con los reembolsos puede ser difuso. Algunas veces su ministerio podría no tener los fondos para reembolsar todos los gastos. Si usted tiene un presupuesto establecido, esto hace que la administración de reembolsos sea mucho más fácil. Quienes tienen acceso a las cuentas de gastos deben de conocer los tipos de compras que tienen autorizado hacer. Comunicarle claramente al personal que solamente los gastos que se realicen de acuerdo con el presupuesto de la iglesia serán reembolsables ayuda a asegurar que todos estén en la misma página. ¿Qué no se puede reembolsar? Los gastos comerciales que son reclamados como una deducción personal en una declaración de impuestos no pueden ser reembolsados por el empleador. Por ejemplo, sin un pastor paga la renta de su nueva iglesia y correctamente lo reclama como un gasto comercial no reembolsado en su declaración de impuestos, ese pastor no podrá recibir un reembolso de su iglesia. Ya usó una declaración de impuestos para recuperar el gasto de la renta que pagó a nombre de su ministerio. Además, recuerde que todos los gastos reembolsados deben de estar fundamentados. Usualmente, la justificación se demuestra con recibos; sin embargo, los recibos deben de estar acompañados por un registro que detalle dónde se gastó todo el dinero para que el gasto se considere justificado. Si se hace un gasto, pero no se conserva un recibo y no se lleva un registro, entonces no hay manera de validar el gasto y, por lo tanto, no puede considerarse justificado. Además, los reembolsos deben solicitarse dentro de los 60 días siguientes en que incurrió el gasto de acuerdo con la Publicación 463 del IRS. Después de este período de tiempo, la organización no tiene permitido ofrecer un reembolso. Cuando los fondos reembolsados no se devuelven Si un empleado recibe un reembolso en exceso, o si él o ella recibe un reembolso por anticipado y no usa toda la cantidad, los fondos sin usar deben de ser devueltos a la iglesia/ministerio. Cualquier fondo sin devolver debe de ser contado como un ingreso gravable para la persona que lo recibió porque no hay justificación para probar que los fondos fueron usados para los fines de la iglesia. Cualquier reembolso por anticipado que no sea utilizado también debe de ser devuelto en tiempo y forma. El IRS dice en la Publicación 463 mencionada anteriormente que usted tiene 120 días para regresar los fondos. Después de ese período de tiempo el reembolso debe de considerarse como ingreso gravable y listarse en el W” del empleado o en el 1099 en el caso de un contratista independiente. ¿Cuáles son los reembolsos no justificados? Muchas iglesias y ministerios son culpables de permitir reembolsos no justificados. Aquí está un ejemplo. Una iglesia le da al pastor un subsidio de gasolina de $200.00 al mes. La junta de la iglesia lo hace para cubrir la gasolina que el pastor usa en su auto personal para hacer el ministerio de la iglesia. Cada mes, la iglesia le emite un cheque por $200.00 y escribe “subsidio de gasolina” en la nota, asumiendo que se le está reembolsando su gasolina. Aunque esto puede ser cierto, el IRS considera que es un reembolso no justificado porque no hay un registro oficial de las millas reales que se le están reembolsando. Bajo la regulación actual, los reembolsos no justificados deben de ser tratados como ingreso bruto y deben reportarse en la declaración de impuestos del beneficiario como salario. ¡Y hay más! Cuando se trata de comprender los reembolsos, hay más que solo entender qué es justificado y qué no lo es. Si bien es importante comprender las diferencias entre los dos, también es bueno conocer los diferentes métodos para administrar los reembolsos y la forma de aplicarlos a su ministerio. Es información adicional se tratará en la parte 2 de este blog. Si está interesado en saber más sobre cómo gestionar efectivamente las finanzas de su organización, considere asistir a una de nuestras conferencias o regístrese en nuestro programa de certificación en línea (en inglés). ¡Tenemos una gran cantidad de recursos disponibles para ayudar a que su ministerio tenga éxito!

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