¿Qué tan Seguros Son Los Registros de las Donaciones de Su Iglesia?

By Raul Rivera

En enero de este año, recibí una llamada telefónica de un pastor en el área de Charlotte. Estaba un poco asustado porque mientras se preparaban para imprimir los recibos de las donaciones para sus feligreses, la computadora de la iglesia se descompuso. Me dijo que estaban usando un programa que registraba los diezmos y ofrendas que su iglesia recibía semanalmente. El problema era que había instalado el programa en la computadora de la iglesia, que tenía casi 5 años, y no tenían una copia de seguridad en ningún otro lugar. Le preocupaba que la iglesia ya no pudiera darles a sus miembros los recibos de sus donaciones, y se preguntaba si existía la posibilidad de que su iglesia enfrentará alguna consecuencia fiscal por haber perdido los registros de sus donaciones. En la actualidad la iglesia no puede funcionar de la manera como lo hacía hace 50 años, mucho menos como hace 10 años. Dado que las leyes fiscales actuales están llenas de peligros potenciales, las responsabilidades administrativas de la iglesia han aumentado progresivamente. Muchas de las leyes fiscales actuales afectan a la manera en la que las iglesias, ministerios y otras organizaciones sin fines de lucro manejan el dinero. Todos los días nuestra oficina recibe cientos de llamadas telefónicas de pastores y de los administradores de las iglesias, como usted, con preguntas sobre estas mismísimas leyes. Tal vez las dos áreas más comunes sobre las que recibimos preguntas, en relación con las leyes fiscales y cómo deben de manejar las iglesias el dinero, son cómo manejar adecuadamente los diezmos y ofrendas, y los recibos de las donaciones que las iglesias deben de dar a sus donantes. Quiero utilizar este artículo para abordar ambas áreas, y luego voy a explicar cómo pudimos ayudar al pastor en Charlotte esa tarde. Cómo manejar adecuadamente los diezmos y las ofrendas El dinero es uno esos temas sensibles dentro de la iglesia actualmente. Todos hemos escuchado historias sobre iglesias que manejan mal los fondos, o de pastores que escapan con cientos de miles del dinero de la iglesia, dejando a la iglesia en la estacada. Aunque historias como estas rompen mi corazón, sí creo que es posible, y necesario, que la iglesia implemente las medidas necesarias para ayudarse a prevenir que sucedan situaciones como estas. Revisemos 2 maneras mediante las cuales todas las iglesias pueden hacerlo. 1. Implementar las políticas y procedimientos necesarios Si su iglesia todavía no lo hace, debe de implementar políticas y procedimientos que describan el método con el que reciben y cuentan los diezmos, ofrendas, y otras donaciones. Las iglesias deben de poner en marcha una serie de pesos y contrapesos para proteger a las personas involucradas en el manejo de los diezmos y ofrendas, para que ninguna persona pueda ser acusada falsamente de, o de hecho cometer, malversación de fondos. Se debe de establecer una política que debe de ser firmada por todo el personal y voluntarios que formen parte del proceso. A continuación enlistamos las pautas que debe seguir para crear un sistema seguro para contabilizar los diezmos y ofrendas: • Tener varios contadores de dinero confiables. • Tener a más de una persona contando a la vez. • Asegurarse de tener un cuarto seguro cerrado con llave para contabilizar las donaciones, y que haya alguien vigilando la puerta. • Exigir que los contadores llenen un formato para registrar los diezmos y ofrendas recibidos. • Asegurarse de que todas las donaciones sean contadas el mismo día en que son recibidas, no después. Una vez que el dinero sea contado, las personas involucradas en el proceso deben de firmar un recibo de depósito y depositar los fondos en la caja fuerte de la iglesia, bajo la supervisión del tesorero. Entonces el tesorero debe de darles a los contadores un recibo de depósito confirmando la cantidad depositada. Tener una política por escrito y establecer un procedimiento que garantice la consistencia y rendición de cuentas en el proceso. 2. Establecer métodos inteligentes para recibir los diezmos y ofrendas Con el fin de crear evidencia de las contribuciones recibidas, le recomendamos, y le exhortamos a que lo haga, implementar el uso de sobres o de donaciones electrónicas para los diezmos y ofrendas. Los sobres deben de incluir la siguiente información: • Nombre de la iglesia • Espacio para que el donante incluya su información de contacto • Espacio para pagar con tarjeta de crédito • Espacio para los fondos designados • Espacio para anotar el total de los fondos designados (Para mayor información sobre donaciones designadas, por favor haga clic aquí) • Un aviso legal que indique que el donante cede el control de los fondos con el fin de recibir una deducción de caridad. Le recomendamos que su aviso legal tenga el siguiente tenor: Esta es una organización calificada 501(c)(3). Todos los diezmos, ofrendas o donaciones de cualquier tipo están bajo la sección 170(c)(2) del Código de Rentas Internas (IRC, por sus siglas en inglés). El uso de este sobre constituye su aceptación de ceder el control de acuerdo con la regulación del IRS.” Honestamente, creo que cuando usted implementa las precauciones necesarias, especialmente cuando se trata de dinero, está protegiendo su iglesia contra lo que podría suceder. A continuación, revisaremos como debe de manejar su iglesia los recibos de las donaciones. La responsabilidad de la iglesia para con sus donantes Cuando un donante solicita la deducción fiscal de sus contribuciones caritativas a organizaciones sin fines de lucro, la carga de probar que la organización es en efecto una organización caritativa calificada recae en el donante. Es por este motivo que exhortamos a todas las iglesias que soliciten el reconocimiento de exención de impuestos 501(c)(3) para que puedan recibir una carta de determinación favorable (FDL, por sus siglas en inglés) de parte del IRS como prueba de conformidad ante sus donantes. Al hacerlo, no solo protegen a los donantes y a sus contribuciones caritativas, sino que también les permite donar a la iglesia con confianza. Además, la Ley de Protección de Pensiones (PPA, por sus siglas en inglés) de 2006, aumentó los requisitos para que cada donante justifique su donación cuando solicita una deducción caritativa en su declaración de impuestos sobre la renta. La sección 1217 de la PPA modificó la sección 170(f)(17) del IRC, para que diga: “No se permitirá ninguna deducción bajo el enciso (a) para ninguna contribución en efectivo, cheque o regalo monetario a menos que el donante mantenga como registro de dicha contribución, un registro bancario o un comunicado por escrito del donatario mostrando el nombre de la organización donataria, la fecha de la contribución y el monto de la contribución.” Por lo tanto, para que uno de sus feligreses reciba legalmente una deducción fiscal por su donación, este deberá de ser capaz de mostrar sus registros bancarios (copias de cheques, estados de cuenta bancarios, estados de cuenta de tarjeta de crédito) o una declaración por escrito de la organización a la cual hizo la donación con el fin de solicitar una deducción caritativa. Requisitos de los recibos de la donación Cuando su iglesia decide darles a sus feligreses una declaración sobre la contribución/recibo de la donación, hay más que el solo hecho de darles una carta de parte de la iglesia diciendo cuánto donaron el año anterior. Hay varias “reglas”, así como “cosas que debe de hacer y cosas que no”, que su iglesia debe de tener en cuenta. Aunque no podemos discutir todas estas reglas, mencionaré algunas de ellas a continuación. Regla #1: Recibo No Solicitado Esto puede tomarle por sorpresa, pero ninguna parte de la ley o de los reglamentos obliga a una iglesia u organización sin fines de lucro a emitir recibos o declaraciones de contribuciones. Sin embargo, si usted decide no dar declaraciones de contribuciones, muchos de sus donantes optarán por dejar de dar diezmos y ofrendas. Cuando emita un recibo o una declaración de contribuciones, resulta vital que lo haga correctamente. Cuando emite declaraciones de contribuciones que tienen información incorrecta sobre su deducibilidad fiscal, corre el riesgo de que tanto su ministerio como su donante tengan problemas legales y fiscales; por lo tanto, es importante que lo haga bien. Regla #2: La Regla de los $250.00 Esta regla exige que cualquier donación de $250.00 o más que reciba su ministerio sea tratada de manera diferente si el donante recibió algo a cambio. Para que el donante obtenga una deducción fiscal, debe de obtener un recibo por escrito por separado indicando cuánto donó y que: “no recibió ningún bien o servicio diferente a los listados, a excepción de servicios religiosos intangibles.” Sin embargo, si el donante no recibió nada a cambio, usted puede desglosarlo en la declaración anual con todas las demás donaciones, siempre y cuando incluya que “no se proporcionó ningún bien o servicio, con excepción de servicios religiosos intangibles.” Repito, estas son sólo 2 de las 7 reglas que su iglesia debe de tener en cuenta, por lo que lo exhorto a leer los blogs mencionados anteriormente. Otra cosa en su lista “Por Hacer” Sé lo que debe de estar pensando: “Genial. ¡Otra cosa que debo agregar a mi plato! Créame cuando le digo que sé lo lleno y abrumador que su plato puede ser como pastor. Y es por eso que parte de nuestra visión en StartCHURCH es facilitarles la vida como pastores. Ese día en enero, yo no podía ayudarle al pastor en Charlotte a recuperar la información que había perdido su iglesia; sin embargo, le sugerí que llevara su computadora con alguien especializado en recuperar información de computadoras que se descomponían. Afortunadamente, un especialista de esa naturaleza pudo ayudarle a recuperar lo que necesitaba. Sin embargo, ese día compartí con él la manera en la que StartCHURCH podía ayudarle a que nunca volviera a pasarle algo por el estilo a él y a su ministerio a través de Kingdom Steward. Kingdom Steward es nuestro software basado en línea que le permite llevar un registro fácilmente de los diezmos, ofrendas y asistencia sin volver a preocuparse por perder dicha información. Debido a que Kingdom Steward está basado en línea, usted podrá tener acceso a la información desde cualquier teléfono inteligente, tableta, o computadora, siempre y cuando tenga una conexión a internet. Además, podrá generar los recibos de las donaciones y emitírselos a sus feligreses vía correo electrónico el mismo día que ingrese la información. Debido a que creo en facilitarle la vida como pastor, estamos ofreciendo una prueba gratuita de 30 días de Kingdom Steward. Comuniquese con nuestra oficina para obtener acceso a este programa informático. Permítanos ayudarle a aliviar sus cargas administrativas para que usted pueda concentrarse más en la construcción del Reino de Dios.

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