Los Registros de la Iglesia Dejan a Pastor con el Agua Hasta el Cuello

By Raul Rivera

Consternado, el Pastor Chris llamó a nuestra oficina una tarde, con temor de perder su iglesia. Pasó a relatar los eventos de la semana anterior, que lo habían llevado a realizar la llamada frenética. Un abogado había aparecido en la iglesia una mañana y exigía ver los registros financieros y administrativos al tiempo que amenazaba con iniciar acciones legales si no se le brindaban los registros. El Pastor Chris sólo había sido el pastor principal por un año, y el aspecto administrativo de dirigir una iglesia era algo que era completamente nuevo para él. Todavía no tenía personal, sólo voluntarios que lo ayudaban a dar seguimiento a las finanzas, registros de miembros, y actas de las reuniones de la junta, los cuales eran ciertamente escasos y no contaban con gran organización. Sin preguntas, el joven pastor brindó toda la información requerida; lo último que quería era ser demandado o meterse en problemas legales. Lo que el Pastor Chris no sabía era que el abogado tenía la intención de causar problemas entre los congregantes dentro de la iglesia. El abogado tomó la información delicada y la compartió con muchos miembros de la iglesia, causando división y discusión entre ellos. Hacia el final de la semana, el Pastor Chris había recibido varias llamadas telefónicas de miembros preocupados. Además, otro grupo de personas en la iglesia estaba convocando una reunión de toda la iglesia para enfrentar al pastor y a su equipo de liderazgo. El Pastor Chris se sintió atacado por la espalda por estos acontecimientos, y supo que necesitaba remediar la situación entre sus congregantes. Sin embargo, no estaba totalmente seguro por dónde o cómo comenzar. La responsabilidad de la iglesia y los derechos de los miembros Desafortunadamente, el caso del Pastor Chris es muy común. Al igual que el joven pastor, muchos ministros no entienden totalmente su responsabilidad de mantener los registros, y tampoco entienden cómo proteger los derechos de los miembros de la iglesia. Sin saberlo, la mayoría de los ministros no sólo pone en riesgo la confianza de sus congregantes sino que también se ponen a ellos mismos en riesgo de una demanda judicial. De acuerdo a la Ley Sarbanes-Oxley de 2002, las iglesias y otras organizaciones sin fines de lucro tienen la responsabilidad de mantener registros adecuados concernientes a sus operaciones. Estos documentos pueden incluir, entre otros, registros financieros, contratos significativos, bienes raíces y otras transacciones importantes, y archivos de empleo. El período de tiempo durante el cual una organización debe guardar estos registros depende de la índole de la información. Personas que no son miembros y agencias externas no tienen derecho a ver los registros de la iglesia a menos que hayan podido obtener una citación emitida por un tribunal. Incluso el Servicio de Rentas Internas (IRS) debe proveer a la iglesia una notificación escrita de investigación, según se describe en la sección 7611 del Código Tributario, antes de poder comenzar una auditoría de los registros y actividades financieros de la iglesia. Esta notificación simplemente le da a la iglesia tiempo para prepararse para la auditoría. Además, los miembros de la iglesia generalmente no tienen derecho a revisar los registros de la iglesia a menos que la ley estatal de corporaciones sin fines de lucro o la constitución de la iglesia y los estatutos indiquen lo contrario. Aún si la ley estatal no requiere registros abiertos, algunas iglesias pueden permitir a los miembros revisar sus registros para asegurarse la confianza de los mismos y para asegurarse también de que se está atendiendo un interés público. Disposiciones en la constitución y en los estatutos Los estatutos de cada iglesia deberían contener una cláusula que describa las reglas generales para cuando los miembros solicitan ver las finanzas de la iglesia (las cuales pueden revelar registros de ofrendas personales o revelar cierta información sensible). Es importante tener una cláusula que limite lo que un miembro puede ver o solicitar. Cuando se trata de cómo se pueden obtener los registros de la iglesia, recomendamos que la constitución y los estatutos de una iglesia incluyan lo siguiente:

• Una disposición que controle el método por medio del cual un miembro puede revisar los registros de la iglesia.
• Un requisito que el solicitante enumere exactamente lo que él/ella desea ver y que él/ella manifieste un motivo para la solicitud. Recomendamos que el solicitante también firme una declaración manifestando que la información se mantendrá en la más estricta confidencialidad.
• Una cláusula que otorgue a la iglesia el derecho para decidir si la solicitud es frívola o si se cree que la persona que lo solicita lo hace con el fin de crear división dentro de la iglesia.

Sacar el mejor provecho de una situación desordenada El Pastor Chris se alivió cuando le conté que hay disposiciones legales que lo protegen de este tipo de situaciones. Con un poco de ayuda y guía, el Pastor Chris logró actualizar la constitución & estatutos de su iglesia con el lenguaje necesario como para proteger la privacidad de sus miembros. Hacia el final de nuestra conversación aquel día, me di cuenta de que el Pastor Chris entendió que no necesita revelar los registros corporativos a nadie fuera de la iglesia sin una citación o notificación escrita de investigación del Servicio de Rentas Internas (IRS), y que tiene un procedimiento que está documentado para cuando los miembros solicitan los registros. El Pastor Chris convocó una reunión de la congregación, y con gran alivio por parte de los miembros de la iglesia, él resumió las nuevas reglas generales establecidas para proteger su privacidad. Conclusión Es nuestra pasión aquí en StartCHURCH fortalecer a los pastores con conocimiento integral para proteger sus iglesias y ministerios. Una de las formas en que hacemos esto es a través de nuestro Programa PlanteFIRME donde trabajamos con usted para crear documentos oficiales fuertes y sólidos. Por último, me gustaría alentarlo a que nos acompañe en una de nuestras Conferencias de Estructura Primordial para Iglesias en donde le enseñaremos cómo proteger y fortalecer el sueño que Dios le ha dado.

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