La Reunión Más Importante No Es la del Domingo por la Mañana

By Raul Rivera

Cada semana recibimos cientos de llamadas telefónicas por parte de pastores y ministros alrededor del país. Aunque las preguntas y comentarios que recibimos varían, uno de los temas más comunes está relacionado con los “cómo” de las reuniones de junta directiva. Discutimos este tema más detalladamente en nuestras Conferencia de Estructura Primordial para Iglesias y Ministerios ya que es en realidad la reunión más importante de su iglesia. Esto sucede especialmente a principio de año cuando muchas iglesias y ministerios se están preparando para llevar a cabo su reunión anual de junta directiva durante la cual se aprueban los salarios, el presupuesto anual, las políticas y más. Las universidades bíblicas y seminarios a menudo sobresalen en el área de enseñanza a pastores sobre las bases esenciales sobre el pastoreo y el cuidado de las almas; sin embargo, se quedan cortos en cuanto a la preparación de pastores en los aspectos administrativos y legales en la administración de una iglesia en el siglo 21. Sin las herramientas y conocimiento necesarios sobre cómo llevar a cabo reuniones de junta directiva, estas reuniones pueden convertirse en una fuente de estrés innecesario, lo que podría traer como consecuencia que las iglesias elijan operar fuera de los requerimientos legales y civiles frente a organizaciones sin fines de lucro. Debido a que muchas iglesias no son capaces de producir registros que comprueben que se encuentran operando como una corporación, muchos abogados demandantes han logrado demandar a pastores y directores en un nivel personal. Simplemente estar incorporados no es suficiente prueba de que usted está operando como una corporación; un paso importante al momento de proteger su vida personal contra demandas son las reuniones de junta directiva adecuadas. Más adelante le mostraremos cómo llevar a cabo una reunión de junta directiva.

Discusiones requeridas en las reuniones de junta directiva

Las leyes de los 50 estados claramente requieren que por lo menos se lleve a cabo una reunión de junta directiva al año y que se tomen las minutas de la reunión de junta directiva para documentar las decisiones aprobadas. Esta reunión es referida comúnmente como la reunión anual de junta directiva. En esta reunión se discute el presupuesto del año siguiente, salarios, subsidios de vivienda, seguros, programas de retiro, políticas y procedimientos y cualquier otro tema relacionado. Generalmente esta será “la reunión de junta directiva más importante” del año. En StartCHURCH, le recomendamos que usted y su junta directiva se reúna como mínimo una vez cada trimestre para un gran total de cuatro reuniones de junta directiva por año. Sin embargo, usted puede elegir reunirse las veces que sean necesarias. Estas reuniones se conocen comúnmente como reuniones especiales de junta directiva y se llevan a cabo para discutir asuntos que son demasiado importantes como para esperar hasta la reunión de junta directiva anual. Dichos temas pueden incluir:

• Reparaciones/renovaciones en edificios
• Contratación de un empleado
• Renuncias
• Compras mayores (propiedades, automóviles, etc.)
• Aumentos de salario
• Préstamos
• Conflicto de un miembro y/o disciplina de un miembro de la iglesia
• Enmiendas a bases legales (artículos de incorporación, estatutos, programa de ordenación, etc.)
• Adopción de nuevas políticas y/o procedimientos
• Agregar y/o destituir a un miembro de la junta directiva

Cómo llevar a cabo una reunión de junta directiva

Llevar a cabo una reunión de junta directiva puede parecer como una tarea abrumadora y ardua, especialmente debido a la carga que lleva en relación al mantenimiento del cumplimiento legal. Aunque las reuniones de junta directiva pueden tomar cierto tiempo para acostumbrarse, media vez usted desarrolla un ritmo, rápidamente se convierten en algo natural. Si usted se compromete a seguir los 3 pasos enumerados a continuación, usted podrá comenzar a ver que sus reuniones de junta directiva operan como “una máquina bien aceitada”.

1. Notificación en forma adecuada: Cada estado requiere que se les entregue alguna medida de aviso adecuado a los miembros de la junta previo a llevarse a cabo la reunión de junta directiva. Aunque el tiempo mínimo de aviso que se requiere para informar a los miembros de su junta directiva varía de estado en estado, en StartCHURCH recomendamos que dé a sus miembros como mínimo un aviso de 10 días completos previo a la reunión. En esencia, el aviso informa a los miembros de junta que una reunión de la junta directiva se llevará a cabo en tal y tal fecha a tal y tal hora. Además, es vital que tenga una forma de comprobar que todos los miembros de la junta recibieron dicho aviso. Una forma de enviar el aviso es por correo electrónico; asegúrese de que cada miembro de la junta responda si él/ella asistirá o no asistirá. Aunque la ley no lo requiere, cuando usted envía el aviso, asegúrese de enviar también a cada miembro de la junta una agenda (como se describe en el paso dos a continuación) y una copia de las minutas de la reunión anterior (como se describe en el paso tres a continuación).
2. Agenda: Una agenda de puntos de discusión y temas a votar debe ser enviada a todos los miembros de la junta directiva al momento de enviar el aviso correspondiente. Esto asegura que los miembros de la junta tendrán el tiempo suficiente para estudiar la agenda y para estar preparados para discutir y/o votar para el momento en que se lleve a cabo la reunión. En resumen, su agenda debe ser una simple lista de temas; no debe entrar en tanto detalle. Cuando lleve a cabo la reunión de junta directiva, asegúrese de evitar salirse del tema. No discuta ni vote sobre ningún tema que no se encuentre en la agenda. Esto logra que las reuniones de junta directiva se mantengan enfocadas y precisas. Recuerde, la mayoría de los miembros de la junta directiva de la iglesia son voluntarios; es importante que las reuniones de junta directiva sean amenas y no consuman tanto tiempo. Cuando su período llegue a su fin, queremos que se puedan renovar. A continuación, encontramos un ejemplo de una agenda. Entraremos en más detalle sobre cada tema más adelante.

• Inicio de la reunión
• Minutas de las reuniones anteriores
• Asuntos antiguos
• Asuntos nuevos
• Reportes
• Planta abierta
• Clausura

• Secuencia de una reunión de junta directiva: La secuencia de una reunión de junta directiva debe seguir los puntos establecidos en la agenda.
• Registro: Asegúrese de que todos se registren en una hoja de asistencia. Esta hoja debe llevarse con las minutas de la reunión de junta directiva.
• Exención de Notificación: Las leyes de los 50 estados permiten a la iglesia a utilizar exenciones de notificación. Una exención de notificación es un documento legal que asegura que todos los miembros de la junta renuncian al derecho de una notificación apropiada y no intentaran invalidar una reunión de la junta directiva declarando no haber recibido la notificación correcta. Este documento le ayuda a evitar dolores de cabeza más adelante. Yo nunca llevo a cabo una reunión de la junta directiva sin que todos los miembros de la misma firmen uno de éstos.
• Asistencia: Quien toma las minutas debe tener una hoja de asistencia para documentar a cualquiera que asista y todos aquellos que estén ausentes. La hoja de asistencia es utilizada para determinar si se ha cumplido con un quórum. Vea el siguiente paso a continuación.
• Quórum: El presidente de la junta directiva utiliza la hoja de asistencia para determinar si hay un quórum presente. Un quórum es el número mínimo de miembros que deben estar presentes para que una reunión de la junta directiva sea legal. Los estatutos de la iglesia deben tener un artículo que declare la definición de la iglesia en cuanto al número que constituye un quórum. En StartCHURCH, siempre recomendamos que un quórum sea siempre dos tercios de la mayoría, incluyendo al pastor o fundador.
• Inicio de la reunión: Una vez que el presidente ha determinado si se encuentra un quórum presente, él o ella inicia la reunión declarando que se encuentra un quórum presente y que la reunión inicia de forma oficial a tal y tal hora, y después de esto, él o ella toma un momento para la oración.
• Minutas de la reunión anterior: Como mencionamos anteriormente, todos los miembros de la junta directiva deben haber recibido una copia de las minutas de la reunión anterior para revisar su precisión. Si todos están de acuerdo con las minutas anteriores, su aprobación debe someterse a votación y deben ser firmadas.
• Asuntos antiguos: En este momento, cualquier moción que haya sido traída a la mesa en alguna reunión de junta directiva anterior debe ser traída de vuelta para discusión y su posible votación.
• Asuntos nuevos: Ahora ya puede seguir adelante con los asuntos nuevos. Los puntos en la agenda ahora pueden ser discutidos y sometidos a votación.
• Reportes: Si algún oficial tiene algún reporte, pueden presentarlos en esta sección. Por ejemplo, el tesorero puede compartir los reportes financieros de la iglesia, o la secretaria puede compartir los reportes anuales realizados con el secretario de estado y presentar cualquier otra información pertinente a su posición, y finalmente, el presidente puede abordar el “reporte presidencial” con la junta directiva, etc.
• Puerta abierta: Se debiera limitar la puerta abierta a cualquier tema a 10 o 15 minutos. En esta sección, los miembros de la junta directiva pueden discutir cualquier tema para la siguiente reunión de la junta directiva. En raras ocasiones se presentan temas a la junta directiva y se someten a votación. Como presidente, usted debe asegurarse de no perder el control de la reunión.
• Clausura: En este momento, el presidente termina la reunión y la declara aplazada para tal y tal fecha.
• El tomador de minutas realiza una última revisión: Quien toma las minutas debe asegurarse en este momento que todos hayan firmado la exención de notificación, después recolectar las notificaciones junto con la hoja de asistencia y sus notas sobre la reunión. Si está utilizando nuestro Kit de Cumplimiento_ô, debería encontrar un bosquejo de las minutas disponible allí mismo, y se puede enviar por correo electrónico una copia a cada miembro de la junta directiva.

Un par de cosas sobre las votaciones

Solamente los miembros de la junta directiva oficial pueden votar en reuniones de la junta directiva, y solamente los miembros que hayan asistido pueden votar. Cada miembro de la junta directiva tiene un solo voto, aunque el individuo tenga múltiples cargos. Además, hay dos términos clave que se deben mantener en mente al momento de votar: quórum y recusación. Poder de voto por igual: Cada miembro de la junta directiva debe tener poder de voto por igual a los demás. Esto significa que cada miembro de la junta directiva recibe un voto. Debido a este requisito, siempre es mejor tener un número impar de miembros de junta directiva, para evitar cualquier empate. Recusaciones: Existen algunos puntos en los que ciertos individuos no puedo votar. Una recusación, en definición, es el acto en el que un juez o fiscal (en nuestro caso, un miembro de la junta directiva) es removido o sale de forma voluntaria de un caso legal debido a un conflicto de intereses o alguna otra buena razón. Una situación común en la que se debe llevar a cabo una recusación es cuando una persona debe votar por el salario de un familiar. Si un miembro de la junta directiva va a recibir un salario por trabajo realizado para la iglesia, entonces ninguna persona relacionada al mismo puede votar sobre dicho salario. Este concepto aplica a cualquier persona relacionada a un miembro de junta de iglesia que recibirá un salario.

Los días después de la reunión de la junta directiva

Ahora que su reunión ya terminó, es esencial que registre las decisiones que fueron hechas. Las minutas de la reunión de la junta directiva son, sin duda, los documentos más importantes que su organización debe llevar. Estos sirven como la documentación de los actos corporativos de su organización. Sin minutas de reuniones de la junta directiva, su organización no puede probar que la misma está aprobando cosas de forma apropiada, tales como miembros de junta directiva, un documento de constitución y estatutos, políticas, salarios, etc. Incluso aunque haya preparado sus documentos de una forma perfecta, o hayan discutido puntos con tiempo y hayan llegado a conclusiones entre los miembros de junta directiva, a menos que tenga las minutas de las reuniones para apoyar dichas cosas, nada tiene un valor legal. Una reunión de la junta directiva sin minutas es conocida simplemente como compañerismo o hermandad.

Si nunca ha llevado a cabo una reunión de la junta directiva… no se preocupe

Si después de leer este blog se ha dado cuenta de que su iglesia o ministerio ha estado operando sin llevar a cabo si quiera una sola reunión de la junta directiva, entonces no se preocupe. Me gustaría alentarlo a hacer aunque sea 1 de 2 cosas:

1. Llame a nuestras oficinas al (844) 687-1575 y pida hablar con alguno de nuestros asesores especializados, los cuales pueden darle más información sobre nuestro programa FreshSTART.
2. Acompáñenos en una de nuestras Conferencias de Estructura Primordial para Iglesias y Ministerios en donde se le dará información estratégica para poner a su iglesia en el camino correcto.

Nuestra meta en StartCHURCH no es agobiarlo con una “lista de cosas que hacer”, sino que nuestra meta en sí, es alentarlo y darle las herramientas necesarias a usted y a sus ministerios para navegar a través del panorama legal de hoy.

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