La reunión importante que su iglesia no debe pasar por alto

By Raul Rivera

Cuando el pastor Marco comenzó su iglesia hace 2 años, sabía que había medidas legales que debía adoptar; sin embargo, no estaba muy seguro de todo lo que se requería o de lo todo lo que debía hacerse. Por su experiencia como propietario de un pequeño negocio, sabía que necesitaba obtener un número de identificación patronal federal (FEIN, por sus siglas en inglés) e incorporar la iglesia con el estado. Estas dos acciones le permitirían abrir una cuenta bancaria para la iglesia, pero aparte de eso, estaba perdido. Al igual que muchos otros pastores, lo que el pastor Marco no sabía es que abrir una cuenta bancaria es una decisión que debe tomar la junta directiva. El pastor Marco y su junta no solo no estaban conscientes de que la decisión de abrir una cuenta bancaria debía de ser tomada durante una reunión de la junta, sino que tampoco sabían que la decisión debía tomarse durante la reunión inicial de la junta directiva de la iglesia. Al igual que el pastor Marco, muchos pastores e iglesias no están familiarizados con la necesidad de realizar una reunión de la junta de la organización. Incluso hay quienes no son conscientes de que las reuniones de la junta, en general son fundamentales. Por dicha razón, quiero dedicar algo de tiempo a explicarle la importancia de la reunión de la junta de su organización (y de las reuniones de la junta en general), qué debe tratarse en la reunión de la junta de su organización, y cómo puede “hacerla bien” si nunca ha celebrado una reunión de la junta de su organización. La importancia de las reuniones de la junta y las minutas de la reunión de la junta Las leyes de los 50 estados requieren claramente que al menos se celebre una reunión de la junta al año y que se tomen minutas de la reunión de la junta para documentar las decisiones tomadas. Comprender la importancia y necesidad de celebrar las reuniones de la junta es absolutamente crucial para operar correctamente su iglesia y ministerio. Durante estas reuniones el cuerpo gobernante de su iglesia (junta directiva) discute y determina decisiones operativas importantes para la iglesia. Sin embargo, para que estas reuniones tengan algún significado legal, se debe de registrar en las minutas de la reunión de la junta lo que se discutió. Posiblemente las minutas de la reunión de la junta sean los documentos más importantes que su iglesia/ministerio debe de conservar. Sirven como documentación de los actos corporativos de su organización. Sin las minutas de la reunión de la junta, su organización no puede justificar que aprobó adecuadamente cosas como los miembros de la junta, documentos de su constitución y estatutos, políticas, salarios, etc. Incluso si preparó muy bien sus documentos, o discutió los temas durante mucho tiempo y llegó a conclusiones entre los miembros de la junta, a menos que tenga las minutas de la reunión de la junta para respaldar esas cosas, no tendrán ningún valor jurídico. Una reunión de la junta sin minutas simplemente fue una reunión entre compañeros. Puntos que deben tratarse en la reunión de la junta de su organización Los siguientes puntos le permitirán comprender lo básico de la celebración de una reunión de la junta y deben de darle la confianza de estas se realizarán y registrarán correctamente. Aunque los puntos pueden variar, algunas de las cosas esenciales que se pueden discutir en la reunión de la junta son: 1 Nombramiento oficial de la junta directiva. Su junta directiva no se hace oficial hasta que está anotada en las minutas de la reunión de la junta. Dependiendo de los requisitos de su estado, su junta directiva inicial servirá durante el término que por defecto ordene el estado. 2 Resolución para abrir una cuenta bancaria. Aunque usted no lo crea, por mandato de la ley estatal se requiere que esta resolución sea aprobada antes de abrir una cuenta de cheques. 3 Aprobación de todos los documentos corporativos. Documentos como los artículos de incorporación, constitución y estatutos, así como las políticas corporativas aprobados de su iglesia, deben de ser ratificados y aprobados durante la reunión de la junta de su organización. Si estos documentos organizacionales y regentes nunca son aprobados oficialmente por su junta ni se registran en las minutas de la reunión de la junta, entonces estos documentos no son los documentos regentes oficiales de su iglesia. Si este fuese el caso en la instancia de un litigio, su iglesia estaría sujeta a la ley del estado en lugar de la de su constitución y estatutos, por eso es imperativo que su iglesia, al incorporarse, escriba sus estatutos y haga que se ratifiquen en la reunión de la junta de su organización. 4 Ordenación. Si planea ordenarse a través de la misma iglesia que está comenzando, entonces también tendrá que incluirlo en esta reunión de la junta. ¿Qué pasa si mi iglesia no ha llevado a cabo una reunión de la junta? Si en el pasado su iglesia descuidó las reuniones de la junta y las minutas de la reunión de la junta, puede ser necesaria una reunión para aprobar actos previos. Si bien la situación ideal para cualquier organización es tener registros perfectos de todas las reuniones y de todas las decisiones tomadas desde el principio, no siempre es así. Aunque no hay manera de tomar minutas para una reunión de la junta que sucedió en el pasado, hay una manera de aprobar las decisiones que se tomaron en el pasado. Cuando se celebra una reunión de la junta con el fin de aprobar actos anteriores, resulta pertinente recabar toda la información posible relacionada con dichos actos. Cuanta más información pueda obtener, como fechas y nombres de los miembros de la junta que estuvieron presentes en el momento, mejor. Durante la reunión de la junta, esta debe discutir cuándo sucedieron las decisiones pasadas de la junta y votar para aprobar dichos actos retroactivamente. Use sus mejores estimados de buena fe de las horas y fechas si no se conocen con precisión. Recuerde, las decisiones que se toman en las reuniones de la junta deben de ser anotadas en las minutas de la reunión para que se consideren decisiones oficiales de la iglesia. Conclusión Sé que la idea de celebrar las reuniones de la junta puede parecer abrumadora, especialmente si tenemos en cuenta su importancia en la búsqueda del cumplimiento legal permanente. Sin embargo, hay una curva de aprendizaje cuando comienza a celebrar las reuniones de la junta que hará que eventualmente esto se vuelva una segunda naturaleza para usted y su junta directiva. Si necesita ayuda con las minutas de la reunión de la junta, nuestra Suite de Secretaria puede ser una herramienta poderosa para ayudarle a usted y a su iglesia a tomar y conservar minutas precisas de la reunión de la junta.

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