La Reunión Anual más Importante, Parte 2

By Raul Rivera

En la Parte 1 de esta serie, les presentamos la historia del Pastor Gary. Mientras él se deleitaba en las oportunidades de su ministerio que le esperaban a la iglesia para el año nuevo, el Pastor Gary se dio cuenta de que no todo en la iglesia estaba “en orden” así como él lo había imaginado. Se dio cuenta de que ellos aún no habían programado la reunión anual de la junta directiva. Agradecido por haberse recordado, el Pastor Gary pudo programar adecuadamente la reunión anual de la junta directiva y continuar avanzando sin tener que pensar realmente en ello. Los muchos años de experiencia en el ministerio han permitido que el Pastor Gary se sienta cómodo dirigiendo las reuniones de la junta directiva. ¿Como se siente usted? Me imagino que hay muchos de ustedes que están leyendo este artículo y no se sienten cómodos dirigiendo las reuniones de la junta directiva. Predicar, enseñar y ministrar son cosas que usted puede hacer probablemente con los ojos cerrados y con ambas manos atadas. Pero cuando se trata de dirigir las reuniones de la junta directiva, ¿Se podría decir que usted siente que nadie se ha tomado realmente el tiempo para enseñarle? Quiero ayudarle. Quiero usar esta publicación para enseñarle cómo debería desarrollarse una reunión ordinaria de la junta directiva, algunas cosas acerca de la votación durante las reuniones de la junta directiva y lo que debería llevarse a cabo en los días posteriores a una reunión de la junta. Primero, un breve resumen Sólo para resumir un poco, nos dimos cuenta por medio de la Parte 1 de esta serie que su iglesia necesita llevar a cabo por lo menos una reunión de junta directiva cada año, lo que comúnmente se conoce como la reunión anual de la junta directiva o “la reunión general de la junta directiva” del año. Además, también sabemos que la frecuencia de las reuniones de la junta a partir de ahí, depende de su discreción. Usted también puede recordar, en la publicación anterior, que antes de una reunión de la junta directiva, debe hacer dos cosas: 1) dar una notificación adecuada, y 2) establecer una agenda para la reunión. ¿Y ahora qué? ¿Qué proceso es necesario después del inicio de la reunión de la junta? Para simplificar, usted va a seguir la agenda que le envió a los miembros de la junta directiva antes de la reunión. Echemos un vistazo más de cerca al desarrollo de una reunión de junta directiva. Desarrollo de la reunión de junta directiva 1. Registrarse Asegúrese de que todos firmen una hoja de asistencia. Esta hoja tendrá que ser retenida con las actas de la reunión de junta directiva. 2. Exoneración de la notificación Las leyes de los 50 estados permiten que la iglesia use una exoneración de la notificación. Una exoneración de la notificación es un documento legal que asegura que todos los miembros de la junta renuncian a su derecho de una notificación apropiada y que no intentarán anular una reunión de la junta alegando que no recibieron una notificación adecuada. Este documento le ayuda a evitar complicaciones en el camino. Cuando yo era pastor, traté de asegurarme que en cada reunión de la junta todos los miembros directivos firmasen una. 3. Asistencia El secretario debe tener una hoja de asistencia para anotar a todos los miembros de la junta que asistieron y todos los que estaban ausentes. La hoja de asistencia se utiliza para determinar si se ha cumplido con el quórum. A continuación vea el siguiente paso. 4. Quórum El presidente de la junta utiliza la hoja de asistencia para determinar si hay quórum. El quórum es el número mínimo de miembros de la directiva que deben estar presentes para que una reunión de la junta sea legal. Los estatutos de la iglesia deben tener un artículo que establezca la definición de la iglesia de lo que constituye un quórum. Muchos pastores que pasan por nuestro Programa Plante-Firme usualmente eligen que el quórum de su iglesia sea una mayoría de dos tercios. 5. Dar por iniciada la reunión Una vez que el presidente haya determinado que hay quórum, debe de dar por iniciada la reunión declarando que hay quórum y debe anotar la hora en que se da por iniciada la reunión. Después, lo mejor sería tener un tiempo de oración. 6. Actas anteriores de la reunión de la junta directiva En este momento, cada miembro de la junta directiva debe revisar las actas de la reunión anterior para verificar su exactitud. La mejor práctica es enviar a cada miembro de la directiva una copia de las actas previas de la reunión de la junta y en el momento en que se envía la agenda. Esto permitirá que cada miembro de la junta disponga de tiempo suficiente para revisar las actas anteriores. Si todos están de acuerdo, entonces las actas anteriores deben someterse a votación para su aprobación y firma. 7. Asuntos pendientes En este momento, cualquier moción que fue presentada en una reunión anterior de la junta debería retomarse para su discusión y posible votación. 8. Nuevo temas Ahora, usted está listo para seguir adelante con nuevos temas. Usted puede discutir y votar sobre los puntos del orden del día. 9. Informes Si alguno de los miembros de la junta tiene informes, los presenta en esta sección. Por ejemplo, el tesorero puede compartir los informes financieros de la iglesia. El secretario puede compartir los informes anuales presentados al Secretario de Estado y presentar cualquier otra información pertinente al cargo. Y finalmente, el presidente puede dar el “resumen de cada cargo” en relación a la directiva. 10. Piso Abierto El piso abierto debe ser limitado a 10 o 15 minutos. En esta sección, los miembros de la junta directiva pueden discutir cualquier tema para la próxima reunión de la junta. En raras ocasiones, un tema puede ser presentado y sometido a votación ante la junta directiva. Como presidente, usted debe estar seguro de que no pierde el control de la reunión de la junta directiva. 11. Clausura El presidente cierra la reunión y en este momento declara el tiempo específico en que la reunión se clausura. 12. El Secretario de la acta hace una revisión final El redactor de las actas, generalmente es el secretario de la junta, en este momento se asegura que todos han firmado una exoneración de la notificación. El se encarga de recoger la notificación, así como la hoja de asistencia y las notas de la reunión. Un par de cosas sobre la votación Ahora que estamos familiarizados con el progreso de una reunión de junta directiva, quiero mencionar algunas cosas sobre la votación durante la reunión de la junta directiva. Sólo los miembros directivos de la junta pueden votar en las reuniones de la directiva, y sólo los miembros que están presentes pueden votar. Cada miembro de la junta tiene sólo un voto, incluso si ese individuo tiene diferentes cargos. Además, hay dos cosas a tener en cuenta cuando se trata de votar: igualdad del poder de voto y de abstención o impugnación. Igualdad de poder de voto: Cada miembro de la junta directiva debe tener el mismo poder de voto. Esto significa que cada miembro de la junta suma un voto. Debido a este requisito, es mejor tener siempre un número irregular o impar de miembros en la junta directiva para evitar votación cerrada o empates. Impugnación o abstención: Hay algunas cuestiones en las que ciertas personas no pueden votar. En lo que se refiere a las reuniones de la junta directiva de la iglesia, una abstención o impugnación es el acto en el que un miembro de la directiva no puede votar sobre un determinado asunto debido a un conflicto de intereses. Una situación común en la que debe hacerse uso de la abstención es cuando una persona esta en el proceso de votación sobre el salario de un familiar. Si un miembro de la Junta directiva es seleccionado para recibir un salario por el trabajo realizado para la iglesia, entonces ninguna persona que es su familiar puede votar sobre ese salario. Este concepto se aplica a cualquier persona familiar de un miembro de la junta que reciba un salario. Los días posteriores a una reunión de junta directiva Ahora que su reunión ha terminado, es importante que registre las decisiones que se tomaron durante la reunión de la junta directiva, transcribalas en las actas de la junta. Las actas de las reuniones de la junta directiva son sin duda, los documentos más importantes que su organización debe guardar. Las actas sirven para documentar los decretos corporativos de su organización. Sin las actas de la reunión de la junta, su organización no puede demostrar su organización aprobó correctamente decisiones tales como la incorporación/destitución de los miembros de la junta, la adopción de los estatutos, las políticas, salarios, etc. Aún cuando usted tenga documentos muy bien redactados, o haya discutido los temas en profundidad y hayan llegado a conclusiones entre los miembros de la junta directiva; a menos que tenga las actas de la reunión de la junta para respaldar esas cosas, no tienen ningún valor legal en absoluto. Una reunión de la junta sin las actas de la reunión se llama simplemente platica entre compañeros. No está solo Quizás después de haber leído esta serie de publicaciones sobre las reuniones de la junta, se sienta un poco abrumado. Quiero que usted sepa que todo estará bien. Una vez yo estuve donde usted esta ahora mismo, tratando de averiguar todo con frecuencia diaria. Pero realmente creo que con un poco de esfuerzo y trabajo duro, usted se sentirá cómodo dirigiendo las reuniones de la junta directiva. Si necesita ayuda con información sobre las reuniones de la junta directiva y las actas de la junta, nosotros estamos aquí para ayudarle a usted y a su iglesia a elaborar y mantener correctamente los documentos de su organización. Le animo a que llame a nuestra oficina, al 844-687-1575, y pida hablar con uno de nuestros asesores, quienes le pueden contestar sus preguntas y le harán saber cómo podemos servirle a usted y a su iglesia.

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