La Reunión Anual más Importante, Parte 1

By Raul Rivera

El primer servicio del año nuevo acababa de finalizar y el Pastor Gary se sentía ¡genial! El se sentía animado por la predica – la primera de una nueva serie que el Señor había puesto en su corazón hace algunos meses atrás – se sintió renovado durante la alabanza de esa mañana, la cual había sido de gran bendición. ¡Por primera vez desde el comienzo de la temporada navideña, el santuario había estado lleno de rostros familiares! Fue maravilloso ver a la congregación que él amaba saludándose cordialmente y alabar muy cariñosamente al Señor. El Pastor Gary incluso notó algunos nuevos rostros entre los congregantes. Antes de reunirse con su familia para almorzar, el Pastor Gary caminó alrededor del santuario agradeciendo al Señor por todo lo que sentía en su corazón. De pronto se sintió abrumado por una sensación de alegría y emoción. Él sabía desde lo profundo de su corazón que el año que comenzaba iba a ser un año de avance para la iglesia. El pudo visualizar matrimonios rotos reparándose, las relaciones entre padres e hijos restauradas, y vidas cambiadas eternamente. El podía imaginarse las sonrisas en el rostro de las personas a quienes se les serviría a través de la despensa de alimentos que estaban planeando comenzar. Además, él se sentía seguro de que el favor del Señor estaba sobre la iglesia. Gary caminaba por los pasillos del santuario y su mente continuaba deleitándose en las oportunidades que el ministerio tenia por delante ... y luego hizo una pausa. Algo no estaba bien “¿Qué es lo que me preocupa?" Se preguntó Gary. Algo que le resonaba en su mente, no lograba sacarse esa sensación de que no todo estaba en orden. Rápidamente empezó a elaborar una lista de todo lo que la iglesia haría en el primer trimestre, fue entonces que se dio cuenta de que la reunión anual de la junta directiva aún no había sido programada. ¿Cuál es el problema? Tal vez usted se este preguntando cuál es el gran problema. Yo pienso que ante todo, el Pastor Gary recordó que la reunión anual de la junta directiva tenía que ser programada. Pero desafortunadamente, hay muchos pastores y líderes de iglesias que sencillamente ignoran el requisito de programar una reunión anual de la Junta Directiva. En resumen, las leyes de los 50 estados claramente exigen que por lo menos una vez por año se lleve a cabo una reunión de la junta directiva. Esta reunión anual es referida a menudo como “la reunión general anual de la junta directiva”. Durante esta reunión, generalmente se discute el presupuesto para el próximo año, los salarios, los subsidios de vivienda, seguros, políticas y procedimientos, y cualquier otro tema pertinente. Además, es necesario que las actas de la junta directiva sean elaboradas para documentar las decisiones tomadas durante la reunión. De hecho, es necesario que las actas de la junta directiva sean elaboradas en todas las reuniones de la junta y se mantenga un archivo de esas actas. Frecuencia de las reuniones de la directiva Una de las pregunta que recibimos a menudo es: “¿Con qué frecuencia debemos programar reuniones de la junta directiva?” Bueno, a parte de la reunión anual de su junta directiva, que normalmente se lleva a cabo dentro de las primeras semanas de cada año nuevo, le recomendamos que usted y su junta se reúnan al menos una vez por trimestre. Si lo hacen tendrán un total de cuatro reuniones de la junta directiva por año. Sin embargo, ustedes pueden optar por reunirse tan a menudo como sea necesario. En general, estas reuniones pueden ser conocidas como “reuniones extraordinarias de la junta directiva”, ya que los asuntos que se discuten son por lo general, demasiado importantes para esperar a la próxima reunión anual de la junta. Los temas discutidos en estas reuniones incluyen, pero no se limitan a lo siguiente:

• Reparaciones /renovaciones del edificio de la iglesia
• La contratación de un nuevo empleado
• Renuncias o despidos
• Grandes compras (bienes raíces, automóviles, etc.)
• Aumentos de sueldo
• Enmiendas a los documentos organizativos como los estatutos
• Adopción e implementación de nuevas políticas y procedimientos
• Agregar y/o quitar un miembro(s) de la junta directiva
• Disputas entre miembros y/o disciplina de un miembro de la iglesia

Qué hacer antes de la reunión de la junta directiva Hasta ahora, hemos discutido sobre el requisito anual de una reunión de la junta directiva, así como la frecuencia con la que deben programarse las reuniones de la junta y los asuntos que requieren reuniones especiales por parte de la junta. Pero antes de que se programe una reunión con la junta, usted debe hacer dos cosas: 1) dar una notificación adecuada, y 2) establecer una agenda para la reunión. Echemos un vistazo a cada uno de estos dos puntos. 1. Dar una notificación adecuada Cada estado requiere que a los miembros de la junta directiva se les notifique adecuadamente de alguna forma, antes de la reunión oficial de la junta. Aunque el plazo mínimo de la notificación que se les debe dar a los miembros de la junta puede varíar de un estado a otro, nosotros en StartCHURCH recomendamos que usted dé aviso a sus miembros de la junta por lo menos 10 días hábiles antes de la reunión. En resumen, la notificación informa a los miembros de la junta de que una reunión de miembros directivos se llevará a cabo en una determinada fecha y hora. Además, es vital que usted tenga una manera de demostrar que todos los miembros de la junta recibieron tal aviso. Una manera de enviar la notificación es por correo electrónico; asegúrese de que cada miembro de la junta le responda si él/ella estará presente. Aunque la ley no lo requiere, cuando usted envíe la notificación, usted también querrá enviar una agenda de la próxima junta directiva, de esto hablaremos a continuación. 2. Establecer una agenda para la reunión Una agenda que indique los puntos que serán discutidos y elegidos en la próxima reunión de la junta directiva, debe ser enviada a todos los miembros directivos a la misma vez en que usted envía la notificación para la reunión. Esto asegura que los miembros de la junta tengan suficiente tiempo para estudiar la agenda, y estar preparados para discutir y/o elegir ciertos asuntos en el momento en que se desarrolle la reunión de la junta. En resumen, su agenda debe ser una simple lista de temas, no necesita entrar en mucho detalle. La agenda simplemente describe los pasos de una reunión de junta directiva. Cuando usted presida la reunión de la junta, asegúrese de no salirse del tema. No discuta y vote sobre algún tema que no esté en la agenda. Esto hace que las reuniones de la junta sean enfocadas y precisas, ademas ayuda a prevenir posibles dolores de cabeza cuando las reuniones de la junta son demasiado largas. A continuación se muestra un ejemplo del tipo de información que puede contener una agenda de la junta directiva:

• Convocatoria
• Actas de la reunión anterior de la junta
• Asuntos pendientes
• Nuevos temas a discutir
• Informes
• Puntos varios
• Clausura

Conclusión Quizás usted después de haber leído este articulo, se de cuenta por primera vez que al igual que el Pastor Gary, usted aún tiene que programar su reunión anual de la junta directiva. O tal vez usted mientras lee este articulo, se dio cuenta que su iglesia nunca ha programado una reunión de la junta y ni siquiera están seguros de cómo realizar una reunión. No se preocupe; no es demasiado tarde. En la Parte 2 de esta serie, examinaremos el desarrollo de una reunión de la junta directiva, un par de cosas sobre la votación durante las reuniones de la junta y lo que debe hacer en los días posteriores a la reunión de la junta directiva. Mientras tanto, le animo a que llame a nuestra oficina, al 844-687-1575, y pida hablar con uno de nuestros asesores, quienes le pueden contestar sus preguntas y le harán saber cómo podemos servirle a usted y a su iglesia. Nuestro objetivo no es abrumarle con tareas o información adicional para que la agregue a su basta lista de “cosas por hacer”. Más bien, nuestra meta es capacitarle a usted y a su iglesia con el conocimiento que necesita para navegar el panorama legal de hoy en día.

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