La Reunión Más Importante del Año

By Christine Bove

¡Las festividades se acercan rápidamente! Es por eso que ahora, más que nunca, es vital que las iglesias y los ministerios tengan todo en su lugar para comenzar el Año Nuevo con impulso.

A medida que tome los pasos correctos para terminar el año con confianza, querrá incluir un plan para celebrar su reunión más importante del año: la reunión anual de la Junta Directiva.

Durante esta reunión, usted y su junta cubrirán muchos temas esenciales y decidirán sobre varias decisiones que marcan el rumbo para el próximo año. A medida que se ocupe de esta planificación detrás de escena, preparará su ministerio para que sea aún más efectivo para el Reino de Dios en 2021.

En el blog de hoy le damos un desglose de todo lo que necesita cubrir en su reunión más importante del año, incluyendo algunos consejos sorprendentes …

Establezca las Actas de la Reunión de la Junta

¿Cómo puede un ministerio o una iglesia asegurarse de comenzar el 2021 de la mejor manera posible? Para comenzar, su junta debe reflexionar y dialogar sobre lo que sucedió el año anterior. La junta puede hacer esto revisando las actas de la reunión de la junta del año pasado.

Las organizaciones sin fines de lucro dependen en gran medida de las actas de las reuniones de la junta. No solo se consideran documentos legales de las decisiones pasadas de su iglesia o ministerio, sino que también responsabilizan a la organización.

Si su iglesia o ministerio se encuentra en una auditoría del IRS, lo que reflejen o no sus actas afectará a su iglesia y cómo responde el IRS.

Hay muchos temas que cubrir en una reunión de la junta, como:

• Salarios y cualquier compensación para pastores, personal y miembros de la junta
• Aprobación de las ofrendas de amor recibidas por el pastor.
• La ordenación de todos los ministros de la iglesia.
• Informes financieros de ingresos y gastos de la iglesia.
• Debe demostrar que los directores han revisado los informes de ingresos. Y debe haber prueba de su aprobación a través de un proceso de votación cómo se describe en los estatutos de la iglesia.
• Aprobación de políticas y procedimientos 
• Por ejemplo, ¿su iglesia tiene una política de reembolso responsable que se alinee con la sección 62 del IRC?

Para los temas enumerados anteriormente y cualquier otro tema que cubra en las reuniones de la junta, debe tener todos los detalles documentados en las actas de la reunión de la junta.

Si nunca ha tenido una reunión de la junta sobre estos temas o no se ha mantenido actualizado sobre estos temas, no tiene que preocuparse. Tenemos los recursos que necesita para ayudarlo a comenzar.

Un recurso útil para determinar el salario de un pastor es nuestro Paquete de Compensación para pastores, que incluye subsidio para vivienda y más. ¡Llámanos hoy al 877-494-4655 o haz clic en el enlace de abajo para comenzar hoy!

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Tener una Reunión de la Junta de Actos Aprobados Previamente

Idealmente, una organización sin fines de lucro tendría registros completos y bien organizados de todas las reuniones y todas las decisiones tomadas desde el inicio de las operaciones legales. Dado que este no es siempre el caso, hay formas de salvaguardar su iglesia o ministerio y hacer que se cumpla.

Además de su reunión anual de la junta, realice una reunión específicamente para aprobar actos anteriores. Por lo general, se llevará a cabo este tipo de reunión de la junta si su iglesia ha descuidado las reuniones de la junta y ha tomado las actas de la junta. En particular, esta reunión de directivos de la junta aplicará el concepto de ratificación de actos anteriores. Esto es cuando la junta se reúne con el único propósito de aprobar retroactivamente las decisiones tomadas en el año anterior.

No puede llevar actas de reuniones de la junta directiva de una reunión de la junta que tuvo lugar en el pasado. Sin embargo, puede aprobar las decisiones que se tomaron en el pasado y tener nuevas actas de reuniones de la junta.

Llevar a cabo este tipo de reuniones ayudará a su iglesia o ministerio a mantener el cumplimiento legal.

Cómo Ratificar Actos Previos en una Reunión de Directivos

1. Investigue

Al realizar una reunión de la junta para aprobar actos anteriores, es fundamental buscar tanta información sobre todas las acciones anteriores como sea posible. Cuanta más información pueda recopilar, mejor, como las fechas y los nombres de los miembros de la junta presentes en ese momento.

Las siguientes preguntas le ayudarán a prepararse:

• ¿Cuándo se reunieron?
• ¿Dónde se reunieron?
• ¿Quién estuvo presente?
• ¿Qué temas se discutieron?
• ¿Qué se decisión se llevo a votación?

Además, revise los calendarios, los correos electrónicos anteriores y las notificaciones al pastor y a la junta. Esto ayudará a reconstruir los actos de reuniones anteriores de la junta que no se registraron en las actas de la junta. Si se desconocen las fechas y horas precisas, puede utilizar la mejor estimación para tales casos.

 2. Revise las últimas discusiones y decisiones

Durante la reunión de la junta de aprobación de actos anteriores, su junta debe discutir cuándo se tomaron decisiones anteriores. Esto requerirá algo más que investigación. Asegúrese de que su junta directiva vuelva a discutir los temas. Dé el tiempo y el espacio necesarios para que todos los miembros presentes de la junta recuerden sus decisiones. Querrán pensar en la forma en que votaron y por qué votaron de la manera en que lo hicieron.

Se les anima a que tomen notas para ayudarles a recordar, discutir y que el secretario/a tome un registro de las actas de la reunión de la junta.

 3. Votación

Durante esta reunión, asegúrese de votar para aprobar esos actos de manera retroactiva. Es importante recordar que está dando prioridad legal a las decisiones que tomó en una reunión de la junta. La mejor forma de hacerlo es mediante un voto colectivo de la junta directiva. Utilice el procedimiento de votación estándar de su iglesia. Tome nota de quién estuvo presente, qué se votó y cómo votó cada persona.

Si necesita ayuda para dirigir la reunión de la junta y registrar las actas de la junta, consulte nuestro paquete de minutos. Minutes Suite lo guía paso a paso a través de la creación de actas de reuniones de la junta con el formato correcto para cumplir con las leyes estatales y federales. La creación, notificación y almacenamiento de actas de reuniones de la junta nunca ha sido tan fácil. Para obtener más información, haga clic aquí o llámenos al 877-494-4655.

Planifique su Reunión de la Junta

Ya sea que esté programando la reunión de la junta de aprobación de actos anteriores o su reunión anual de la junta, planifíquela y organícela con anticipación para asegurarse de que todos los miembros de la junta tengan tiempo para prepararse y puedan asistir.

Envíe un correo electrónico con anticipación sobre los temas que deben cubrirse y las expectativas para cualquiera de las reuniones. Si es para la reunión de aprobación de actos previos, ayuda a crear una lista de las decisiones pasadas y los temas que se cubrirán y volverán a discutir. Para la reunión anual de la junta, anime a los miembros de la junta a que vengan preparados con ideas y preguntas sobre cualquier tema futuro de la iglesia o ministerio.

Quiere aprovechar al máximo el tiempo que pasa con los miembros de su junta. Venga preparado con un plan o itinerario de temas de discusión y áreas que requerirán votación. Maximizar su tiempo con los miembros de la junta no solo honra el tiempo que dedican a la reunión, sino que también prepara a todos para el éxito de la reunión.

Comience el 2021 con Confianza

Si bien es fácil quedar atrapado en el ajetreo navideño, querrá asegurarse de establecer una base sólida para que su próximo año sea un éxito. ¡La celebración de su reunión anual de la junta lo ayudará a lograr esta tarea!

Al mismo tiempo, entendemos que el cumplimiento legal de iglesias y ministerios puede ser abrumador. ¡Es por eso que en StartCHURCH, nos sentimos honrados de brindarle las herramientas y los recursos que necesita para ayudarlo a mantener su iglesia o ministerio en cumplimiento!

Si ha perdido la pista o no ha estado manteniendo buenas actas de la reunión de la junta, le recomendamos que no se demore más. Realice su reunión anual de la junta y la reunión para ratificar actos anteriores para ayudar a su iglesia o ministerio a volver a encarrilarse.

Si necesita ayuda, ¡estamos aquí para ayudarle! Si no está seguro de sus próximos pasos, llámenos al 877-494-4655. A nuestro equipo de especialistas le encantaría ayudarle a determinar los pasos adecuados a seguir para comenzar el 2021 con confianza. Haga clic en el enlace a continuación para programar una llamada con un especialista.

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