La manera correcta de contratar a alguien en su iglesia - Primera parte

By Raul Rivera

*Esta es la primera de dos partes de este artículo. Lea la segunda parte aquí. Hace no mucho tiempo, estaba en Charlotte, Carolina del Norte, dando una conferencia. En un recreo matutino de nuestra conferencia, un pastor me contó acerca del crecimiento que su iglesia estaba experimentando. Él dijo que iban a contratar oficialmente a su primer conjunto de personal en enero, pero confesó que no tenían idea de cómo hacerlo. Iban a darle a él (el pastor) un salario, contratar a una secretaria, y contratar a un líder de adoración. Yo no pude responder a su pregunta ese día acerca de cómo contratar correctamente porque la respuesta habría llevado mucho tiempo. Por lo tanto, al asombroso pastor en Charlotte: aquí esta su respuesta.

Antes de hacer una contratación

Antes de contratar a alguien en su iglesia/ministerio, usted debe confirmar determinadas cuestiones relacionadas a la elegibilidad de esa persona para trabajar en los Estados Unidos. Aunque el permiso de un individuo para trabajar en este país pueda resultarle obvio, las regulaciones federales requieren que se tomen ciertas medidas de diligencia debida antes del primer día de trabajo de una persona. A continuación hay una lista de los requerimientos.  

1. Defina quién es un empleado y quién un trabajador independiente: La definición de empleado no debe quedar librada a nuestra propia interpretación. A menudo charlo con administradores de iglesias que me dicen, “Le pagamos a nuestro pastor como trabajador independiente.” También escucho, “Le pagamos a todos nuestros empleados como trabajadores independientes”. Solo por que usted les pague como trabajadores independientes, no los hace trabajadores independientes. Hay tres factores mínimos que usted debe considerar cuando contrata a alguien en su iglesia/ministerio. Si alguno de los puntos a continuación se aplica, entonces la persona es un empleado.
   1. Comportamiento: ¿Tiene la iglesia la habilidad de controlar lo que la persona hace o cómo lo hace? Si la iglesia puede dictar cómo o cuándo y con qué frecuencia el trabajador desempeña sus funciones, entonces la persona es un empleado.
   2. Financiero: ¿Controla la iglesia los aspectos de negocios del trabajo del empleado? ¿Cómo se le paga al trabajador? ¿Es el trabajador libre de buscar otros trabajos o es este el único? Si no lo es, el/ella es un empleado. Un trabajador independiente por lo general es libre de buscar otras oportunidades de negocios en el mismo campo. Si no lo es, entonces el/ella es un empleado.
   3. Relación: ¿El trabajador desempeña una tarea que es considerada un componente clave del ministerio? Por ejemplo, el trabajo de un pastor es un componente clave de la existencia de una iglesia. Por lo tanto, un pastor es siempre un empleado. Muchas iglesias intentan contratarlo incorrectamente como trabajador independiente.
2. Cada empleado debe completar el formulario I-9: La ley federal requiere que la iglesia verifique la elegibilidad de una persona para trabajar en los Estados Unidos. Para ello, el empleado prospecto, incluyendo al pastor, debe completar el formulario I-9. Este es un formulario requerido por el Departamento de Seguridad Nacional, y el Servicio Estadounidense de Ciudadanía e Inmigración. El formulario consta de tres secciones: una para el potencial empleado, y las otras dos para el empleador. La sección 2 es de especial importancia. Requiere que el empleador verifique ciertos documentos para establecer adecuadamente la “evidencia de identidad.” Estos documentos incluyen un pasaporte, una licencia de conducir, una tarjeta de seguro social, y muchos otros. Se requiere que una persona autorizada de la iglesia, bajo pena de perjurio, examine dichos documentos presentados y certifique que parecen ser genuinos. Una vez que el potencial empleado y la persona adecuada de la iglesia han firmado el formulario, se requiere que el documento sea guardado en los archivos de la iglesia.
3. Utilice E-Verify: Algunos estados requieren que todos los empleadores utilicen E-Verify, mientras que otros estados requieren su uso en determinadas circunstancias. E-Verify es una base de datos federal que ayuda a los empleadores a determinar la elegibilidad de los empleados y la validez de los números de seguro social. Es importante saber si su estado requiere el uso de E-Verify.
4. Utilización del registro estatal del Servicio Federal Localizador de Padres: Existe una ley federal poco conocida en el Título 42, Sub-sección 663 que requiere que todos los empleadores informen nuevas contrataciones a una agencia del estado, el Servicio Federal de Localizador de Padres. Esta ley fue aprobada para facilitar el localizar a los padres que deben la manutención al informar cuándo fueron contratados.
5. Formulario W-4: Se requiere que todos los empleadores soliciten que sus empleados entreguen el formulario W-4 a fin de determinar el monto correcto de impuesto federal al ingreso que han de retener. Si el empleado es el ministro, tenga en cuenta que si bien se requiere que él/ella complete el formulario, él/ella está exento/a de retenciones y, por lo tanto, solo deberá completar las líneas 1, 2, 3, 4 y 7, y firmarlo. Otros empleados no-ministeriales deberán completar el formulario en su totalidad y entregarlo a la iglesia. Se requiere que la iglesia utilice el formulario para determinar qué cantidad de impuesto federal al ingreso retener y guardar el formulario junto a sus documentos internos. Este formulario no se envía al Servicio de Impuestos Interno (IRS).

¿Qué ocurre luego de que usted formaliza la contratación?

Luego de que usted contrata a un empleado, se le solicitará que realice depósitos mensuales así también como que presente informes trimestrales y luego los formularios W-2 anuales. Cada estado tiene sus propios requerimientos.

Cómo planificar teniendo en cuenta los impuestos

StartCHURCH también brinda más detalles acerca de las contrataciones cuando en nuestras conferencias enseñamos sobre el subsidio de vivienda, impuestos del seguro social, y estrategias para ahorrar en impuestos. Si usted tiene pensado pagar salarios en su iglesia o contratará a nuevos empleados, por favor asista a una de nuestras conferencias. Le mostraremos cómo un pastor que gana más de $55.000,00 al año paga cero impuestos y también recibe un reembolso de más de $8.000,00.

¿Quién es un empleado? Una lista resumida

1. Pastor principal: Muchas iglesias creen que su pastor es un trabajador independiente. Sin embargo, ese no es el caso. Un pastor es un empleado porque él/ella realiza trabajo que es considerado un componente clave para la iglesia, lo que establece el componente de relación que mencioné la semana pasada.
2. Pastor adjunto: Al igual que un pastor senior, un pastor adjunto es un empleado. Debido a que él /ella debe realizar tareas bajo la guía de un pastor senior, cumple con el componente de comportamiento que mencioné la semana pasada.
3. Líder de adoración: Veo a menudo el error que cometen las iglesias al clasificar a su líder de adoración como trabajador independiente debido a que él/ella generalmente trabaja medio tiempo. El solo hecho de que él/ella trabaje medio tiempo no lo hace un trabajador independiente. Un líder de adoración es un empleado porque la iglesia controla la frecuencia, el tiempo y la forma en que el servicio es llevado a cabo, así también como la ubicación.
4. Otros músicos: Contratar a músicos para que toquen cada semana es una gran manera de construir un equipo de adoración de calidad. ¡Muchas iglesias pagan a sus músicos desde $50.00 a $100.00 por semana para tocar un instrumento junto al equipo de adoración todos los domingos! Este tipo de situación hipotética hace que ese músico sea un empleado.
5. Servicio semanal de limpieza: Esto es de suma importancia. La idea de un limpiador de la iglesia hace que uno automáticamente piense en “trabajador independiente”. Pero eso depende de la situación. Si la iglesia contrata a una agencia de limpieza entonces, sí, piense en un trabajador independiente. Sin embargo, si la iglesia contrata a un individuo, quien lo hace como servicio de medio tiempo para la iglesia y la iglesia provee los suministros de limpieza, entonces esa persona es un empleado.
6. Trabajadores semanales de guardería: A fin de brindar un servicio de guardería de calidad para niños pequeños, muchas iglesias contratan personas individuales para que cuiden de los niños. Si esta persona brinda sus servicios en forma semanal como el músico y el líder de adoración, él/ella es un empleado/a.

 

Conclusión

Imagine una iglesia con una infraestructura interna sólida que le permita estar en buenos términos con las leyes del país. La mayoría de los pastores y fundadores de iglesias no sienten que esa podría ser su iglesia. Tengo una visión de ver miles de iglesias en buenos términos con las leyes del país. Es fundamental para el discipulado de las almas y el crecimiento de la iglesia. ¿Cómo podemos enseñarles a los otros a obedecer las leyes del país cuando nosotros (fundadores de iglesias y líderes) no nos tomamos el tiempo para conocer esas leyes para que nosotros, también, las obedezcamos? Aquí en StartCHURCH estamos para servirle. Si tiene preguntas acerca de una situación especial en su iglesia, nuestros especialistas en legalidad de iglesias bilingües están a su disposición. Llame hoy mismo a nuestra oficina al (844) 687 1575 o envíe un mensaje a consultas@startchurch.com.

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