Es Hora de la Reunión de la Junta Más Importante
By Angie Joya
A medida que nos encontramos en el umbral de un nuevo año, nos invita a reflexionar sobre los capítulos del año pasado. Este momento contemplativo nos anima, tanto como personal como ministerialmente, a examinar los momentos destacados y las dificultades, las lecciones aprendidas y el crecimiento experimentado.
Al igual que las personas establecen metas personales y elaboran planes para el próximo año, los ministerios no están exentos de este proceso reflexivo.
Entonces, reflexionando sobre el año pasado, ¿cómo asegurarse que comienza el 2024 con el pie derecho?
Minutas de la Reunión de la Junta
La importancia de las minutas de las reuniones de la junta es extraordinaria para las organizaciones sin fines de lucro. El destino de la iglesia o ministerio puede depender de la documentación meticulosa dentro de estas minutas. En caso de una auditoría del IRS, el contenido, o la ausencia, de las minutas registradas podría ser el factor decisivo en su destino.
Es imperativo que usted y los miembros de la junta celebren reuniones regulares de la junta, registrando diligentemente las minutas o actas, especialmente abordando los siguientes temas clave:
- Salarios y cualquier tipo de compensación para pastores, personal y miembros de la junta.
- Aprobación de ofrendas de amor recogidas para el pastor.
- La ordenación de cualquier ministro de la iglesia.
- Informes financieros de los ingresos y gastos de la iglesia. Debe mostrar que los directores han revisado los informes de ingresos. Y debe haber evidencia de su aprobación a través de un proceso de votación según lo establecido en los estatutos de la iglesia.
- Aprobación de políticas y procedimientos. Por ejemplo, ¿La iglesia tiene una política de reembolso responsable que se alinee con la sección 62 del Código de Rentas Internas?
Si esta es la primera vez que aborda estos temas en una reunión de la junta, o si aún necesita poner al día estas discusiones, ¡no hay necesidad de preocuparse! Exploremos algunos pasos que puede tomar a medida que avanza.
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Realice una Reunión Especial de la Junta
Si su iglesia ha pasado por alto la importancia de llevar a cabo reuniones de la junta y documentar las minutas de las reuniones, considere organizar una reunión especial para aprobar acciones pasadas de manera retrospectiva. Este paso proactivo es crucial para garantizar que la iglesia o ministerio se mantenga alineado con los requisitos legales.
Idealmente, las organizaciones sin fines de lucro deberían mantener registros completos y bien organizados de todas las reuniones y decisiones desde el inicio de sus operaciones legales. Sin embargo, este escenario ideal no siempre se ajusta a la realidad de las prácticas organizativas.
En esta reunión especial de la junta, se implementará el principio de ratificación retrospectiva de actos anteriores. Esto implica convocar a la junta para aprobar decisiones tomadas retrospectivamente en el año anterior.
Si bien no es posible registrar las minutas de una reunión de la junta que ocurrió en el pasado, la opción de aprobar decisiones tomadas durante ese tiempo permanece abierta.
Cómo Ratificar Actos Anteriores en una Reunión de la Junta
1. Realice una Investigación
Cuando lleva a cabo una reunión de la junta para aprobar actos anteriores, la investigación exhaustiva de todas las acciones anteriores es crucial. Recopilar información completa, incluyendo fechas y los nombres de los miembros de la junta presentes durante esos eventos, mejora el proceso.
Para prepararse para esta reunión específica de la junta, considere las siguientes preguntas:
¿Cuándo se llevaron a cabo las reuniones?
¿Dónde tuvieron lugar?
¿Quiénes estuvieron presentes?
¿Qué se discutió?
¿Sobre qué se votó?
¿Qué decisiones se tomaron?
Además, debe revisar calendarios, correos electrónicos anteriores y notificaciones al pastor y a la junta. Esto le ayudará a identificar actos de reuniones anteriores de la junta que deberían haber sido registrados en las minutas de la reunión. Tenga en cuenta que si no se conocen las fechas y horas precisas, puede utilizar una estimación de buena fe para tales casos.
2. Revise las últimas discusiones y decisiones
Durante esta reunión de la junta, su junta debería discutir cuándo se tomaron decisiones en el pasado. No se limite solo a la investigación. Asegúese de volver a discutir los temas. El objetivo es brindar a todos los miembros de la junta presentes el tiempo necesario para recordar sus decisiones, tanto cómo como por qué votaron de la manera en que lo hicieron.
3. Realice una votación
Puede parecer obvio, pero asegúrese de que durante esta reunión, vote para aprobar esos actos de manera retroactiva. Recuerde, proporciona un precedente legal para sus decisiones en una reunión de la junta. No hay mejor manera de hacer esto que a través de una votación de la junta directiva. Utilice el procedimiento de votación estándar de su iglesia. Toma nota de quiénes estaban presentes, sobre qué se votó y cómo votó cada persona.
Programe la Reunión Especial de la Junta Ahora
Navegar por el cumplimiento legal para una iglesia o ministerio es un desafío complicado. Llevar a cabo y documentar meticulosamente las reuniones de la junta son pasos cruciales en este proceso. Si ha perdido el rumbo o ha descuidado la documentación adecuada, no hay tiempo que perder. Utilice el concepto de ratificación de actos anteriores para realinear la iglesia o ministerio.
Si esta orientación le resulta abrumadora o si tiene dudas sobre por dónde empezar, no dude en comunicarse con nosotros al 678-830-2600. Nuestro equipo de expertos está listo para ayudarle a navegar por los pasos necesarios para establecer el rumbo adecuado para un comienzo exitoso en 2024.
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