El Formulario Que No Puede Olvidar
By Raul Rivera
Actualmente, a muchas iglesias les cuesta entender sus responsabilidades como empleadores. Como pastores, somos llamados y entrenados para enseñar y predicar la palabra de Dios, guiar a las congregaciones, recaudar fondos y resolver los asuntos ministeriales cotidianos. Además, debido a estas cuestiones eclesiásticas de todos los días, es fácil perder de vista y malinterpretar, todo lo que se le exige a una iglesia como empleador. Sin embargo, no tiene por qué ser así.
Todos los días trabajamos con pastores e iglesias en todo el país que están dispuestos a afrontar el reto de establecer su base legal. Una conversación común, de las iglesias nuevas y de las ya establecidas, se centra en qué medidas deben tomar cuando se preparan para contratar empleados.
Probablemente, usted ha oído hablar de los formularios W2 y 1099, pero un documento menos conocido e igualmente importante es el Formulario I-9.
El Formulario I-9 es un formulario obligatorio que cada empleador debe utilizar para verificar que los empleados contratados cumplen con los requisitos para ser elegibles para trabajar en los Estados Unidos. Este sencillo formulario es una necesidad para los registros de empleo de la iglesia. Ser atrapado sin él podría resultar costoso. Vamos a explorar por qué.
La importancia del formulario I-9
En 1986, se estableció la Ley de Reforma y Control de Inmigración para controlar y disuadir la inmigración ilegal a los Estados Unidos. Esta ley implementó el uso obligatorio del Formulario I-9 para verificar la elegibilidad de empleo.
Todos los empleadores tienen que usar el Formulario I-9 para verificar la identidad y la autorización de empleo de todos los nuevos empleados contratados después del 6 de noviembre de 1986.
Es importante verificar la elegibilidad de empleo. Aunque pueda parecer insignificante, llenar el formulario es una parte integral y fundamental de la responsabilidad de ser un empleador. Un juicio reciente, Estados Unidos de América vs.
Hartman Studios, Inc., muestra cuán en serio toma el gobierno este formulario.
En este caso,
Hartman Studios, Inc., fue multado con $605,250 por no presentar y obtener un Formulario I-9 para ciertos empleados y por no firmar la sección 2 de todos los formularios I-9 en el archivo, que es donde los empleadores verifican que han recibido y verificado los documentos necesarios para demostrar que el empleado es elegible para trabajar en los Estados Unidos. Hartman Studios, Inc., tampoco completó la sección 3 del formulario I-9 para ciertos empleados que, por su condición de inmigrantes, debieron de haber vuelto a verificar su autorización de empleo para asegurarse de que sus visas no habían expirado.
Si
Hartman Studios, Inc., hubiera sido diligente en el cumplimiento de este requisito básico de empleo, podría haberse librado de pagar cientos de miles de dólares en multas. A continuación, vamos a examinar el Formulario I-9.
Entendiendo el Formulario I-9
Como se ha mencionado,
todos los empleadores están obligados a verificar la elegibilidad de empleo de su personal, usando el Formulario I-9. Es un formulario sencillo con un gran impacto. Por lo tanto, vamos a analizar sus componentes para comprender mejor la responsabilidad de la iglesia con respecto a este formulario. (Para entender la siguiente parte del artículo, tal vez prefiera hacerlo junto con el Formulario I-9.
Sección 1 del Formulario I-9: Información del Empleado y Verificación
Esta sección del formulario se utiliza para obtener información de identificación del empleado y verificar que realmente es elegible para trabajar en los Estados Unidos.
Los empleados están obligados a firmar la sección 1 para dar fe del hecho de que la información que proporcionaron es verdadera y exacta.
Los empleados también deben proporcionar un documento que verifique su identidad y su autorización de empleo. Las instrucciones para el Formulario I-9 proporcionan una lista de varios documentos que cumplen con estos requisitos. Algunos documentos, como los pasaportes, las tarjetas de residente permanente y los documentos de autorización de empleo cumplen con este requisito.
Sin embargo,
si un empleado no puede proporcionar uno de esos documentos, él o ella pueden proporcionar combinaciones de prueba de identidad y de prueba de autorización de empleo. Estas combinaciones pueden ser una licencia de manejo y la credencial del seguro social, o una credencial de identificación de una escuela y el certificado de nacimiento. Aquí la principal preocupación es verificar que el empleado es quien él/ella dice ser, y para verificar que el empleado es ciudadano o residente legal de los EE.UU.
Sección 2 del Formulario I-9: Revisión y Verificación del Patrón o del Representante Autorizado
La sección 2 del Formulario I-9 es crucial. Aquí es donde el patrón da fe de que él/ella o un representante autorizado revisaron los documentos obligatorios de verificación de identidad y de empleo proporcionados por cada empleado.
La sección 2 del formulario debe completarse no más de 3 días después de que se contrató al empleado.
Es importante tener en cuenta que los empleados tienen permitido utilizar cualquiera de los documentos enumerados en las instrucciones del Formulario I-9. Por lo tanto, los empleadores no pueden exigir que los empleados utilicen solamente ciertos documentos. En algunos casos, un empleado puede presentar un recibo como prueba de que otorgó ciertos documentos. (Hay requisitos adicionales señalados en las instrucciones del Formulario I-9 referentes a dichos recibos.)
Ahora bien, el empleado es responsable de proporcionar documentos precisos, pero en última instancia, el empleador es responsable de recibir los documentos y asegurarse de que todos los empleados cumplan con los requisitos de elegibilidad.
Sección 3 del Formulario I-9: Re-verificación y Re-contrataciones
Hay algunas situaciones que requieren otro proceso de verificación de empleo. Y son las siguientes:
- Volver a contratar a un empleado. Si el empleado se va a volver a contratar dentro de los 3 años siguientes después de completar el formulario I-9, usted puede requerir un formulario I-9 nuevo, o simplemente llenar la sección 3 de su formulario I-9 actual.
- Vencimiento del permiso de empleo. Si un empleado tiene que renovar su autorización de empleo, se debe de completar la sección 3 para demostrar que el empleado renovó su situación laboral en los EE.UU., de manera oportuna y que esos documentos están actualizados en los archivos de sus registros de empleo.
Es más fácil de lo que cree
A pesar de que el Formulario I-9 es una parte muy importante de su proceso de empleo, este no tiene por qué ser difícil. Su iglesia puede añadir algunos pasos básicos a su proceso de empleo para asegurarse de que cumple con este requisito:
- Incluya preguntas de elegibilidad de empleo en el proceso de empleo.
- Solicite que los empleados recién contratados traigan los documentos de elegibilidad de empleo exigidos en el formulario I-9, tales como una licencia de manejo, credencial del seguro social, etc., en su primer día de trabajo. (En las instrucciones del Formulario I-9 se incluye una lista completa de los documentos que pueden ser utilizados). Notificar a sus empleados antes de su primer día de trabajo les da tiempo para reunir los documentos necesarios para la verificación de empleo.
- Haga que el Formulario I-9 sea parte de su paquete de nuevas contrataciones. Si su iglesia ya tiene un paquete de formularios para las nuevas contrataciones para que sean llenados el primer día, solo agregue el Formulario I-9 a los deberes laborales requeridos para "el primer día de trabajo" que usted ya tiene implementados.
- Capacite a su equipo de contratación de personal y administrativo sobre la importancia del Formulario I-9. Saber es poder. Al capacitar a equipo de contratación de personal y administrativo sobre la importancia de este formulario, usted puede estar seguro de que este acto obligatorio de las responsabilidades del empleador será atendido dentro del plazo correspondiente.
Hay más
Hay muchos otros factores a considerar cuando contrate nuevos empleados. Revise algunos de mis artículos anteriores para obtener más información sobre cómo las leyes actuales sobre las prácticas de empleo pueden afectar a su ministerio. Además, me gustaría que considere asistir a una de nuestras
Conferencias de Estructura Primordial para Iglesias para que obtenga una comprensión más profunda de cómo establecer estratégicamente sus prácticas de empleo para lograr la máxima eficacia y protección para su ministerio.
¡Gracias por informarnos!
