Cómo un Presupuesto puede Proteger a su Iglesia
By Kevin Camon
Recientemente, el Pastor Michael asistió a la junta del primer cuatrimestre de la mesa directiva de su Iglesia para revisar el presupuesto del año anterior. Un silencio embargó a todos cuando empezaron a revisar los números del 2020. La Secretaria de la Junta Directiva, con una mirada preocupada, explicó que “si no se ajusta el presupuesto de este nuevo año, desafortunadamente la iglesia perecerá.”
Al escuchar esto, el Pastor Michael se sintió abrumado y confundido. Nunca esperó estar en esa posición: tener que decidir entre poder cubrir los gastos de operación de su Iglesia o hacer crecer el Ministerio. En ese momento, todos en la junta directiva se dieron cuenta de que debían realizar cambios rápidamente.
Para conocer más detalles sobre éste caso y sobre otros desafíos financieros continúe con la lectura de este blog.
¿Cómo Encontrar una Solución?
Lo primero que identificó el Pastor Michael y comunicó a su Iglesia fue que era necesario contar con un experto que los ayudara, reconoció que las finanzas eran un area que no conocía y que sin ayuda, no podrían corregir la situación. En ese momento el equipo decidió buscar la ayuda de un contador, pero no la de cualquier contador. Ellos necesitaban de alguien con experiencia especializada en las finanzas de las iglesias y ministerios.
¿Alguna vez ha estado en la misma posición que el Pastor Michael? Tal vez ahora, con el inicio de un nuevo año, se encuentre revisando las finanzas de su ministerio, preguntándose cómo puede hacer para llevar a cabo todo lo que Dios tiene planeado para Usted este año. Con la ayuda de un contador enfocado en el ministerio, usted podrá reemplazar las noches de insomnio y angustia pensando si tendrá que cerrar las puertas de su iglesia por un descanso pleno al saber que está administrando sus finanzas adecuadamente.
Antes de compartir las herramientas que están a su alcance, queremos que sepa que StartCHURCH tiene la solución para usted. Nuestros contadores especializados en el ministerio le ayudarán a solidificar sus finanzas este nuevo año. Llámenos para conocer más sobre este invaluable servicio al 877-494-4655 o visite el siguiente enlace para concertar una cita.
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Las siguientes herramientas fueron implementadas por el Pastor Michael y su equipo para transformar su situación financiera y así continuar con su misión y proteger su Iglesia.
Presupuesto para el Crecimiento
La forma en la que utilizamos nuestros recursos financieros es importante para Dios. Ya sea en sus finanzas personales o las de su ministerio; Dios contempla la forma en la que administramos los recursos que Él nos ha proveído.
El éxito de su ministerio de hacer realidad su visión, está directamente relacionado con la forma en la que administra las finanzas de su Iglesia.
Al crear un presupuesto y al seguirlo, usted estará utilizando sus finanzas estratégicamente para ayudarle con el crecimiento de su Ministerio. Así como también le ayudará a cumplir sus metas financieras antes de lo que se imagina.
“¿Porqué Necesito un Presupuesto?"
A. El Presupuesto es su Guía Financiera.
Establecer un presupuesto le permite conocer cómo se encuentra su Ministerio y en qué dirección se dirige. El presupuesto nos dice cuánto dinero ingresa al Ministerio y cuánto dinero se gasta. Con un presupuesto, used podrá saber si sus finanzas están siendo utilizadas correctamente de acuerdo a la misión y los objetivos de su Ministerio.
Imaginemos que usted desea rentar un local más amplio para su Iglesia. Usted necesitará de recursos para pagar el depósito, el nuevo mobiliario y equipo, etc. Al contar con un presupuesto, usted podrá estimar con precisión cuánto tiempo necesitará ahorrar para poder rentar ese nuevo lugar.
B: Es la Protección de su Mesa Directiva.
Un presupuesto protege a su Mesa Directiva. Éste muestra que los Directores están operando con el interés de la Organización en mente. Las iglesias y otras organizaciones sin fines de lucro están exentas de impuestos debido a que trabajan para el beneficio público. No lo hacen para el beneficio individual. Tener un presupuesto es una prueba de que la Mesa Directiva no están utilizando el ingreso del Ministerio con fines personales sino para el beneficio de otros.
Supongamos que el ingreso anual de una Iglesia es de $500,000 y que el salario que el Pastor recibe es de $100,000. Usted se preguntará si la Iglesia puede ofrecer esa compensación salarial. También, esta Iglesia cuenta con un presupuesto bien planeado y establecido y la mayoría de los recursos se dirigen a las instalaciones, el ministerio juvenil y a la comunidad. Ahora cobra sentido que se pague ese salario al Pastor.
C. Expone las Áreas Débiles de la Administración Financiera.
Hacer un presupuesto ayuda a su personal a identificar las áreas que no han cumplido con la administración de las finanzas del ministerio. Estas áreas van desde el manejo incorrecto de las fondos de la caja chica hasta compras fuera del presupuesto que no han sido aprobadas por la Mesa Directiva.
También, los miembros de su equipo quienes tienen acceso a los fondos de su organización deben de proveer los documentos de soporte de de las compras que han realizado y las razones de las compras. Está práctica debería ser una política estándar para todas las compras en las que se utiliza la cuenta bancaria de la Iglesia. Al adoptar esta política, usted y su equipo mantienen la responsabilidad y se aseguran que todos sigan el presupuesto planeado.
Estas son algunas de las formas en las que puede maximizar la planeación del presupuesto anual.
1. Revise el Presupuesto del Año Anterior
Si realizó su tarea el año anterior y creo un presupuesto para el 2020, puede utilizarlo como guía para su planeación en este 2021. Revise cómo asignó las categorías en su presupuesto y compárelas con los gastos reales que se tuvieron para que identifique lo que se hizo bien y lo que no se cumplió.
A esa información puede agregar los nuevos gastos, remover los gastos anteriores, revisar su flujo de efectivo actual y las proyecciones para el nuevo año e ir modificando el presupuesto para que le sea más efectivo que el del año anterior.
2. Enfóquese en Crear un Fondo de Emergencia
Construir un fondo para emergencias debe de ser una prioridad para las Iglesias y Ministerios, especialmente para las nuevas organizaciones. Sin embargo, esta sección del presupuesto pasa desapercibida con frecuencia. Éste fondo le ayudará a solventar las temporadas en que las donaciones son escasas o le ayudarán a que pueda cubrir costos emergentes en lugar de solicitar un préstamo.
3. Revise su Presupuesto Mensualmente
Los presupuestos nunca son documentos fijos. Si usted espera hasta que termina el año para comparar su presupuesto y sus gastos, se encuentra en desventaja. Al revisar periódicamente el presupuesto usted estará al tanto de hacía donde va el dinero, donde necesita hacer ajustes y donde puede gastar un poco más para hacer crecer su ministerio.
4. Disminuya sus Costos Fijos
Usted puede predecir escenarios de casos extremos o gastos inesperados, es necesario enfocarse en lo que sí puede controlar (usualmente los costos fijos). Por ejemplo, usted podrá encontrar un proveedor de internet más económico con un nuevo contrato. Dedíquese a crear un plan que le permita operar y mantener su ministerio con un costo fijo que incluya servicios, internet, mobiliario, mantenimiento, papelería y todos los pequeños gastos que forman parte de su presupuesto.
Analice los gastos del año anterior e identifique aquellos gastos innecesarios para que maximice sus finanzas disponibles cada mes. Por ejemplo, suponga que identifica que las juntas directivas de su ministerio se realizan en varios restaurantes cada mes. En este caso, considere cambiar el lugar de las juntas a un espacio dentro de su iglesia y provea alimento ahí para ahorrar el monto de los restaurantes.
5. Elabore un Plan para la Administración de las Compras de su Oficina.
Asegúrese de que su equipo utiliza las formas necesarias para llevar un registro de lo que se gasta, quién lo gasta, cuánto se gasta y con que objetivo. Esto crea un proceso de justificación de los fondos de su ministerio. También es una buena idea hacer un plan de contingencia para los gastos de emergencia que no están dentro del presupuesto. Verifique que cada departamento conozca este protocolo.
¡Está Listo y Preparado para hacer su Presupuesto!
Cuando usted se toma el tiempo necesario para elaborar su presupuesto, usted verá un crecimiento en sus finanzas. Éste es el primer paso para manejar efectivamente sus finanzas. Aunque a simple vista parezca restrictivo, preparar un presupuesto y mantenerlo le brindará libertad.
Ya sea que usted tenga una Iglesia, un Ministerio o alguna otra Organización Sin Fines de Lucro, necesita de un presupuesto ya que es esencial para su adecuado funcionamiento y crecimiento, y el contar con el equipo correcto con usted, hará la diferencia.
Para conocer más sobre cómo StartCHURCH puede ayudarle a maximizar su presupuesto y proteger de su organización, puede llamarnos al 877-494-4655 o visite el siguiente enlace para programar una cita con un especialista.
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