5 Pasos Para Evitar El Uso Indebido De Fondos Financieros

By Kristen Alexander

En situaciones como la pandemia mundial a la que nos enfrentamos actualmente, muchos se preguntan qué pueden hacer y cómo ayudar. La forma más práctica para que las personas ayudan es donando artículos en efectivo y no en efectivo a organizaciones que brindan asistencia práctica y benevolencia a los necesitados.

La intención y el corazón del donante siempre son apreciados; sin embargo, las iglesias y los ministerios deben considerar el aspecto de cumplimiento de recibir estas donaciones. Si bien estas ofrendas son una bendición para los programas de divulgación y les ayudan a funcionar en comunidades de todo el mundo, es difícil saber cómo manejarlas si aún no existen procedimientos para los fondos designados.

Por ejemplo, si un individuo dona una suma de dinero a su organización e indica que es específicamente para esfuerzos de ayuda, ¿ese dinero es deducible de impuestos para el donante? ¿Debería contabilizarse por separado de las ofrendas regulares ofrecidas por otras personas? ¿Y hay algún detalle involucrado en el rastreo de este regalo?

Para responder estas preguntas, revisemos cinco pasos para manejar las donaciones designadas correctamente. La implementación de estos pasos lo ayudará a evitar la apropiación indebida de fondos.

¿Qué Significa La Apropiación Indebida?

La definición legal de apropiación indebida es "el uso intencional e ilegal de la propiedad o los fondos de otra persona para su uso u otros fines no autorizados, particularmente por parte de un funcionario público, un administrador de un fideicomiso, un albacea o administrador del patrimonio de una persona, o por cualquier persona con la responsabilidad de cuidar y proteger los bienes de otra persona ".

La apropiación indebida puede ocurrir cuando se solicitan donaciones por un motivo o proyecto específico y luego se utilizan para algo completamente diferente sin informar a los donantes.

Cuando los donantes responden a la solicitud de la iglesia para proyectos y propósitos específicos, están limitando esos fondos a ese propósito. Los donantes pueden afirmar que sus donaciones fueron malversadas si la iglesia luego usa esas donaciones para otros fines que los que inicialmente se les presentaron.

Aquí es donde muchas iglesias y ministerios pueden encontrarse en una situación desordenada. La clave aquí es que usted tenga una comprensión clara de cómo manejar las donaciones que recibe su iglesia.

Cómo Evitar La Apropiación Indebida De Fondos

1. Entender La Diferencia En Fondos Designados, Restringidos Y Solicitados.

• Donación Designada: cuando un donante dona, señalando la intención deseada para su contribución. Estas son donaciones dadas con un uso sugerido por el donante. Las donaciones designadas pueden ser reclamadas como donaciones deducibles de impuestos por el donante.
• Donación Restringida: cuando un donante dona con la intención requerida para su donación. En otras palabras, un donante requiere que su contribución se use para un propósito específico y solo para ese propósito específico. Las donaciones restringidas no son deducibles de impuestos para el donante porque la organización sin fines de lucro no tiene control sobre el uso de los fondos.
• Fondos Solicitados: fondos otorgados a solicitud de una organización, para un propósito específico. Los donantes de un fondo solicitado aún pueden recibir una deducción de impuestos por este regalo porque la organización sin fines de lucro está eligiendo restringir cómo se utilizará ese fondo, no el donante.

La mejor manera de manejar las donaciones depende de cómo solicite donaciones y de la intención de los donantes cuando realizan donaciones.

2. Comprenda Lo Que Pretende Su Donante.

La clave para comprender si una donación se considera designada o restringida y, por lo tanto, deducible de impuestos o no deducible de impuestos, es determinar la intención del donante. Lo siguiente es un extracto del IRS PLR-200250029:

"La organización debe tener control y discreción sobre la contribución, sin restricciones por un compromiso o comprensión de que la contribución beneficiaría a un individuo designado ... La intención del donante debe ser beneficiar a la organización y no al receptor individual".

En esencia, esto significa que para que un donante reclame una deducción de impuestos sobre una donación dada a su iglesia, debe renunciar al control, dando así a su iglesia la capacidad de usar la donación a su discreción.

3. Informe A Sus Donantes De La Necesidad De Renunciar Al Control De Sus Donaciones Para Reclamar Una Deducción De Impuestos.

Puede informar a sus donantes agregando un lenguaje específico a sus sobres de oferta o a su sitio web para cuando los donantes donan en línea o en quioscos. Esta redacción puede ser tan simple como la siguiente:

“Esta iglesia es una organización calificada 501 (c) (3). Todos los diezmos, ofrendas o donaciones de cualquier tipo son deducibles bajo la sección 170 (c) (2) del IRC. A menos que se indique lo contrario y de conformidad con la regulación del IRS, usted acepta ceder el control de los fondos donados a la discreción de esta iglesia".

También es una buena práctica informar a cualquier donante que restringe sus donaciones a un uso específico que su donación se considera una donación restringida y no una contribución deducible de impuestos.

4. Indique Si Un Fondo Solicitado Puede O No Ser Utilizado Para Otro Propósito.

Un error que pueden cometer las iglesias es no informar a los donantes de que, cuando sea necesario, los fondos pueden destinarse a otras necesidades del ministerio. Cuando sus donantes están completamente informados y conscientes de cómo se pueden usar sus donaciones, se crea un cierto vínculo y confianza entre su iglesia y sus donantes. Este es un atributo invaluable para las iglesias.

5. Notifique Al Donante Si Las Donaciones Para Un Fondo Solicitado Ya No Son Necesarias O Si El Proyecto Está Cerrado.

Puede llegar un momento en que su iglesia reciba una donación para un proyecto que se haya completado o finalizado. ¿Qué deberías hacer en este caso?

En una situación como esta, su iglesia tiene la responsabilidad de informar al donante que el fondo ya no existe y luego ofrecerle al donante una de dos opciones.

1. Ofrezca Redirigir La Donación: lo primero que debe hacer su iglesia es informar al donante que ya no hay necesidad de ese fondo o propósito específico. Luego, debe preguntar al donante si desea redirigir su donación al fondo general u otro programa ministerial.

 2. Ofrezca Reembolsar La Donación: si el donante no desea redirigir los fondos, la iglesia tiene la obligación legal de ofrecer un reembolso. Debido a que es un programa que la iglesia estableció y pidió a las personas que apoyaran, los fondos recibidos están restringidos y solo pueden usarse para el propósito previsto.

Si el donante desea un reembolso por la donación, la iglesia debe enviar el reembolso con una carta explicando que si el contribuyente reclamó una deducción de impuestos en su declaración de impuestos, es posible que deba modificar la declaración de impuestos utilizando el Formulario 1040X.

Proteja Su Ministerio

Al implementar lo que aprendió de los cinco pasos mencionados anteriormente, mantendrá a su iglesia en un alto nivel de integridad financiera y mayordomía que solo puede beneficiar a su iglesia y a sus donantes de manera positiva. Además, la implementación de estas lecciones puede ayudar a evitar que sus donantes sientan que su intención se está dejando de lado por una causa diferente.

En StartCHURCH, uno de nuestros objetivos es proporcionar a los pastores y líderes de la iglesia, al igual que usted, las herramientas y los recursos necesarios para liderar sus iglesias en el mundo del cumplimiento de la iglesia de hoy. Nuestro software de diezmos y ofertas, Kingdom Steward (Mayordomía del Reino), le permitirá mantener y rastrear todas las formas de donaciones y campañas de donación dentro de su ministerio.

Llámenos hoy al 877-494-4655 para obtener los informes de datos que necesita para rastrear estas donaciones y más.

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