5 Mejores Prácticas para su Iglesia y Ministerio
By Allyssa Klingberg
Como líderes de su iglesia o ministerio, utilizar las mejores prácticas puede ahorrarle tiempo y dinero. Le ayudará a asegurarse de que trabaja de acuerdo al propósito de la organización y a cumplir con los requisitos de su estatus de exención de impuestos. Además, su junta directiva podrá lograr los objetivos de sustentabilidad a largo plazo y conservará la confianza de sus miembros, donadores y seguidores.
¿Sigue usted estas 5 mejores prácticas para iglesias y ministerios? Continue leyendo para averiguarlo.
¿Qué es una Mejor Práctica?
Una mejor práctica es el método de hacer algo que es mayormente aceptado o es el más efectivo. Un punto a considerar es que la mayoría de las personas pueden o no seguir ese método.
Tampoco es necesariamente lo mismo que una práctica común. Las mejores prácticas son cómo hacer las cosas de la manera correcta, aún cuando esto signifique que invertirá más tiempo y pasos para llevarlas a cabo.
Cuando lleva la contabilidad de su organización sin fines de lucro en orden al implementar algunas de las mejores prácticas, seguramente tendrá menos problemas con sus finanzas.
Sobre este tema, veamos algunas de las mejores prácticas referentes a la contabilidad de organizaciones sin fines de lucro que le podrían beneficiar.
1. Elija el Banco Correcto
Una vez que ha abierto su cuenta bancaria, no será simple cambiar de bancos, por lo que tiene que tomar la decisión correcta la primera vez. Debe asegurarse de que la misión y las metas de su organización están alineadas con las de su banco. También deberá escoger un banco que le brinde un excelente servicio y que le ofrezca beneficios como usuario.
Consejos Importantes para Ayudarle a Elegir el Banco Correcto:
- Muchos bancos tienen altos estándares referentes a la responsabilidad social. Si su organización tiene un enfoque social, probablemente preferirá trabajar con un banco cuyos intereses se complementen con los suyos. Usualmente, lo mejor es que pregunte a su banco por el código de ética de la institución o pregunte si tiene una declaración sobre la responsabilidad social. Éstos le darán una idea de los estándares del banco y le darán a conocer la forma en la que se posiciona en la comunidad.
- Trabajar con un banco o una unión de crédito pequeña puede ser una buena opción para las organizaciones sin fines de lucro que quieren estar en contacto cercano con su comunidad local. Los bancos regionales con sucursales locales están más al pendiente de sus usuarios que los bancos grandes. Tener una cuenta con ellos le asistirá para crear una red y para identificar problemas locales que su organización puede atender.
- No todos los bancos tienen una vasta experiencia en servicios para las organizaciones sin fines de lucro. Cuando seleccione su banco, la mejor opción será aquella que tenga la mayor clientela de organizaciones sin fines de lucro. Idealmente, tendrá un porcentaje considerable de estos clientes.
- Muchos bancos, aunque no todos, ofrecen recursos y servicios únicos para las organizaciones sin fines de lucro. Estos servicios pueden incluir préstamos directos, oportunidades de formar redes, entrenamiento para que su organización asegure y administre su dinero con mayor eficiencia. Si contratar a un tesorero de tiempo completo no es una opción viable para usted, algunos bancos le ofrecen ese servicio con una tarifa.
2. Ayuda Experta
Es esencial que tenga sus libros contables organizados desde el inicio, especialmente para una organización pequeña que está iniciando. Hacerlo usted mismo puede ser útil para llevar un registro de pequeñas reparaciones y similares, sin embargo es más difícil cuando se trata de la contabilidad de los libros de las organizaciones sin fines de lucro.
Si decide tener a un voluntario que le ayude con esta tarea para ahorrar dinero al inicio, asegúrese de que todo está organizado correctamente. Puede hacerlo contratando por algunas horas a un Contador que revise la configuración o utilizando un servicio de contabilidad de medio tiempo para ayudarle con la configuración y con sus necesidades contables mensuales.
En este punto es donde un contable experto puede hacer la diferencia para su ministerio. Nuestro servicio de Teneduría Financiera le ayudará a tener sus finanzas en orden para que usted no tenga que preocuparse por su administración financiera. Si le gustaría registrarse para nuestro servicio de teneduría, llámenos al 877-494-4655 o visite el enlace siguiente para conocer más.
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Ahora, sin importar quién haya configurado su contabilidad, usted es el responsable ante el estado y el IRS. Usted puede ser requerido de presentar reportes y números para ciertas declaraciones y lo último que debe preocuparle es si están correctos o no.
3. Políticas Escritas
Las políticas son las reglas que guían su organización y lo mantienen consistente en la forma en la que la administra.
Desarrolle las políticas que necesita sobre los temas financieros y de otras áreas y escriba cada política para que todos en su organización estén al tanto, le facilite el entrenamiento de su nuevo personal y le provea las indicaciones de que la organización va por buen camino.
Usted puede ser proactivo y documentar sus políticas ahora, o puede esperar a que haya un problema y eso lo force a definir y documentar las políticas. Si espera, corre el riesgo de haber creado hábitos inadecuados que tendrá que superar. Además, tendrá un desorden que atender.
Lo mejor sería tener políticas que incluyan:
- ¿Quién tiene permitido accesar la información financiera?
- Asegurar su efectivo.
- El manejo de efectivo en los eventos.
- Depósito de cheques rápido.
Tómese el tiempo en documentar sus políticas y procedimientos ahora y ahórrese los dolores de cabeza después.
Si necesita ayuda para crear sus políticas, llámenos para conocer cómo le podemos ayudar 877-494-4655
4. Procedimientos Escritos
Si las políticas son las reglas que guían a su organización, los procedimientos son los pasos que debe de seguir para completar las tareas dentro de cada una de esas reglas.
Los procedimientos le ayudan a asegurar que todo se realice consistentemente, lo cual es muy importante cuando se tienen a varias personas involucradas en el proceso.
Si su organización sin fin de lucro es muy pequeña sigue siendo importante establecer procedimientos para que pueda recordar la forma en la que se hacen las cosas y para poder entrenar al nuevo personal que se una a su organización.
5. Regular Reportes Financieros
Cada organización sin fines de lucro, sin importar su tamaño, debe de monitorear de cerca las finanzas. Después de todo, sólo se puede administrar aquello que se puede medir, y eso es especialmente cierto para el dinero.
La Junta de Directores de la Organización debe de realizar una revisión mensual de los reportes financieros para que se verifique lo que ingresó, lo que se gastó y cómo ambos números se compran con el presupuesto.
Verifique:
- Los gastos e ingresos actuales de este mes comparados con el presupuesto.
- Los gastos e ingresos actuales del año acumulados hasta la fecha comparados con el presupuesto.
- Los gastos e ingresos de ese mes comparado al mismo mes del año anterior.
El revisar estos números le ayudará a mantener un registro certero de cómo le va financieramente. Y es una de las principales responsabilidades de su junta de directores asegurarse que la organización está financieramente solvente.
Es común para las juntas directivas de organizaciones nuevas o pequeñas pensar que “no hay mucho por administrar” y lo pospongan. Pero recuerde, la forma en la que empieza es usualmente la forma en la que continúa. Si no lo toma con seriedad ahora, es probable que no lo tome con seriedad en el futuro. Por lo cual, es mejor establecer un procedimiento de revision de reportes financieros desde un principio.
En Conclusión
En StartCHURCH entendemos que su tiempo es invaluable. Afirmamos con usted que Dios le ha llamado a dirigir una organización sin fines de lucro y no necesariamente a manejar la documentación constantemente. En StartCHURCH, nuestros Especialistas en Plantación de Iglesias y nuestros Contables le pueden ayudar a llevar su documentación y su contabilidad para que usted pueda enfocarse en llevar su ministerio a las personas que Dios lo ha llamado a impactar.
Llámenos hoy al 877-494-4655 o visite el siguiente enlace para programar una llamada con uno de nuestros especialistas y conocer más sobre nuestros servicios.
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