4 Pasos Hacia el Cumplimiento con la Nómina

By Raul Rivera

El Pastor Jenkins siempre ha sido del tipo de personas que hacen las cosas "al pie de la letra". Al crecer en una familia de militares, era natural que su familia fuera estricta y ordenada, pero también estaba llena de amor. Sus padres eran devotos seguidores de Cristo, y fue durante su adolescencia que él aprendió a amar al Señor, así también como a su país. Tras graduarse de la escuela secundaria, decidió pasar cuatro años en la Marina de los Estados Unidos para mantener la tradición que su padre y su abuelo habían establecido. Fue durante este tiempo que sintió por primera vez que el Señor lo llamaba al ministerio. Una vez que hubo completado su servicio en la Marina, el Pastor Jenkins supo que su llamado era ser un pastor, pero antes decidió obtener un título en negocios. Su razón para obtener su título antes de lanzarse de lleno en el ministerio, era sencillo: 1) aprovechar la educación gratuita pagada por el gobierno por su servicio en la Marina; y 2) porque pensó que tener un título en negocios lo ayudaría a iniciar y operar una iglesia en un sentido administrativo. Más de lo que se ve a simple vista Luego de obtener su título y de recibir la bendición de su pastor para iniciar una iglesia, el Pastor Jenkins y su esposa se mudaron a Charlottesville, Virginia, para establecer la iglesia que Dios había puesto en su corazón por primera vez 6 años antes. Si bien sabía que establecer una iglesia tendría sus desafíos, él confiaba en las habilidades administrativas que tendría la oportunidad de utilizar. Luego de 12 años, todo parecía ir bien en la iglesia; tanto espiritual como administrativamente. La iglesia recibía un promedio de 500 – 600 miembros cada domingo, contaban con un exitoso programa de niños y jóvenes, e incluso tenían un ministerio de compromiso con la comunidad que ayudaba a alimentar a aproximadamente 400 familias necesitadas por mes. A nivel administrativo había abundante superávit en la cuenta corriente de la iglesia, tenían una cuenta de ahorro “saludable”, y la iglesia contaba con un total de 6 empleados de tiempo completo y 2 empleados de medio tiempo. Todo parecía funcionar como debía ser. Sin embargo, luego de asistir a una de nuestras conferencias, el Pastor Jenkins se dio cuenta de que algunos de los aspectos administrativos que le enseñaron en la universidad no funcionaban exactamente de la misma manera en la iglesia. La forma en la que la iglesia había establecido su nómina era incorrecta, y él sabía que debía realizar un cambio. Nómina de la Iglesia Cuando una iglesia contrata a un trabajador, una de las decisiones iniciales que deben tomarse es si tratar al trabajador como un trabajador contratado o como un empleado. Esta decisión puede parecer insignificante, pero tiene grandes implicaciones cuando de nómina se trata. Muchas iglesias ignoran que la sección 3121(b)(8)(A) le prohibe a la iglesia retener impuestos de Seguridad Social y de Seguro Médico del sueldo ganado por un ministro. Es responsabilidad del ministro pagar el impuesto de empleo autónomo del 15.3% sobre su sueldo y subvención por vivienda a menos que él/ella haya solicitado la exención de impuesto de empleo autónomo. Asimismo, los ministros están exentos de retenciones de impuestos sobre los ingresos. Es importante tener en cuenta que esto no significa que los ministros están exentos de tener que pagar el impuesto sobre los ingresos; sino que la iglesia no tiene que retener el impuesto sobre los ingresos de su pago. Sin embargo, según la Publicación 517 del Servicio de Recaudación de Impuestos (IRS), un ministro “puede firmar un acuerdo voluntario de retenciones con la iglesia para cubrir cualquier impuesto sobre los ingresos y de empleo autónomo que estuviera por vencer”. Esta es quizá el área en particular que puede causarle a una iglesia la mayor cantidad de traspiés cuando de nómina de la iglesia se trata. Para ayudarlo a entender mejor, veamos la situación única de los ministros. La situación única de los ministros A fin de comprender la situación única de los ministros, primero debe entender de qué manera el Servicio de Recaudación de Impuestos (IRS) clasifica a un empleado vs un individuo autónomo (trabajador por contrato). Una vez que haya entendido eso, podrá comprender la situación dual de los ministros respecto de los impuestos. Empleado vs trabajado por contrato A menudo, cuando una iglesia contrata a un trabajador, una de las decisiones iniciales más importantes que la iglesia debe tomar es si tratar al trabajador como un empleado o como un trabajador por contrato. Muchas iglesias creen erróneamente que está decisión queda a criterio de ellos, cuando en realidad el gobierno federal utiliza reglas del derecho consuetudinario para determinar si un trabajador es un empleado o un trabajador por contrato. La Publicación 15-A del Servicio de Recaudación de Impuestos (IRS) manifiesta, “Bajo las reglas del derecho consuetudinario, cualquiera que lleve a cabo servicios para usted es generalmente su empleado si usted tiene el derecho de controlar qué se hará y cómo se hará. Esto es así incluso cuando le otorga al empleado libertad de acción. Lo que importa es que usted tiene el derecho de controlar los detalles de cómo se desempeñan los servicios.” Las reglas del derecho consuetudinario se componen de tres factores: control de comportamiento, control financiero, y la relación de las partes. A continuación se repasa brevemente cada uno de ellos.

• Control de comportamiento: ¿Tiene la iglesia la habilidad para dictar cómo y cuándo la persona desempeña sus funciones? Si esto es así, el individuo es un empleado.
• Control financiero: ¿Controla la iglesia los aspectos comerciales del trabajo de la persona? ¿Puede el individuo buscar otras oportunidades laborales? Si al/a la trabajador/a no se le permite buscar otras oportunidades laborales entonces él/ella es un empleado/a de la iglesia.
• Relación de las partes: ¿Brinda el individuo funciones/servicios que son vitales para la existencia de la iglesia? Si esto es así, él/ella es un empleado/a.

La situación impositiva dual de los ministros Según la Publicación 517 del Servicio de Recaudación de Impuestos (IRS), la mayoría de los ministros tiene una situación impositiva dual. Lo que esto significa es que un ministro es un empleado de la iglesia para los fines del impuesto federal a los ingresos y empleado autónomo para los fines de Seguridad Social. A menudo, las iglesias tratan a sus pastores como personas autónomas y asumen que pueden entregarles a los pastores un Formulario 1099-MISC. En realidad, dado que un ministro es generalmente considerado un empleado bajo las reglas del derecho consuetudinario, el ministro debería ser tratado como un empleado para los fines del impuesto a los ingresos y debería recibir el Formulario W-2 e indicar el salario que la iglesia le paga. Cuando de impuestos de Seguridad Social se trata, el ministro es considerado trabajador autónomo y debe pagar el 100% de esos impuestos. A diferencia del resto de la población que paga impuestos, cuando un ministro completa su declaración de ingresos, él/ella es el/la responsable de pagar impuestos federales a los ingresos e impuestos de trabajador autónomo. Por ejemplo, cuando una persona hace un trabajo secular, el empleador retiene el impuesto federal a los ingresos y el impuesto de Seguridad Social. Ese simplemente no es el caso de un ministro debido a su situación impositiva dual. Por lo tanto, un ministro empleado por su iglesia debería recibir un Formulario W-2 e indicar en él el sueldo obtenido de la iglesia, y no un Formulario 1099-MISC. Ahora que usted comprende cómo el Servicio de Recaudación de Impuestos (IRS) clasifica a un empleado utilizando reglas del derecho consuetudinario, y que los ministros tienen una situación impositiva dual, permítame darle algunas recomendaciones pertinentes a la nómina de la iglesia. Recomendaciones pertinentes a la nómina de la iglesia

• Decida quién manejará la nómina: Ya sea que usted decida llevar el registro de su propia nómina o contratar temporariamente a un profesional, cuanto antes usted pueda hacer esto mejor. Si usted decide que la nómina sea una responsabilidad interna, es entonces importante que la iglesia calcule cuidadosamente cuánto impuesto federal al ingreso retener y quién necesitará o no que le retengan impuesto para la Seguridad Social y para el Seguro Médico. Si contrata a una empresa que le lleve la nómina asegúrese de que entiendan la diferencia entre ministros y empleados normales.
• Haga que cada empleado complete el Formulario W-4: Este formulario se utiliza para reunir la información necesaria para retener el monto adecuado de impuestos. El Servicio de Recaudación de Impuestos (IRS) requiere que el empleador conserve este formulario en el historial del empleado en todo momento. Ya sea que usted tenga un ministro (especialmente si él o ella ha firmado un acuerdo voluntario de retención) o un empleado normal, este es un paso importante y necesario para asegurarse de que se deduzca el monto adecuado de impuestos. Este formulario no será enviado al Servicio de Recaudación de Impuestos (IRS).
• Elija una frecuencia de nómina: Dado que cada iglesia es única y varía en preferencias, es importante que su iglesia elija si ejecutará la nómina de manera semanal, quincenal, o mensual. Hemos descubierto que la mayoría de las iglesias que manejan sus propias nóminas prefiere una agenda de pagos semanal, y aquellas que contratan temporalmente a un profesional prefieren una nómina quincenal y a veces mensual.
• Sepa qué declaraciones informativas utilizar: En relación a la nómina, se requiere que la iglesia presente el Formulario 941 cada trimestre. Aquellos que estén clasificados como empleados recibirán el Formulario W-2 por parte de la iglesia, y los trabajadores contratados que reciban más de $600 en ingresos anuales por parte de la iglesia recibirán el Formulario 1099-MISC. Es necesario que los trabajadores contratados le entreguen a usted el Formulario W-9. La iglesia luego tendrá que presentar ante el Servicio de Recaudación de Impuestos (IRS) copias de todas las declaraciones W-2 con el Formulario W-3, y copias de todas las declaraciones 1099-MISC con el Formulario 1096.

Sanciones por no retener impuestos de nómina Dado que el Servicio de Recaudación de Impuestos (IRS) pasa una cantidad considerable de tiempo asegurándose de que las declaraciones informativas se presenten en tiempo y forma, las obligaciones de impuestos de nómina pueden llegar a ser las más pesadas con las que se enfrentan las iglesias. Las sanciones por no cumplimiento pueden ser duras. Por ejemplo, las secciones 6721 y 6722 prevén sanciones si la iglesia no presenta estos formularios en tiempo y forma. Las sanciones van desde los $30.00 por cada declaración hasta los $100.00 por cada declaración, y si el Servicio de Recaudación de Impuestos (IRS) dice que no se presentaron las declaraciones deliberadamente, la sanción puede ser de hasta $250,000.00. Asimismo, si se encuentra que una organización está en incumplimiento en relación con la retención de impuestos de nómina, de conformidad con la sección 6502, el Servicio de Recaudación de Impuestos (IRS) puede revisar 10 años previos de presentaciones de nómina para asegurarse de que fueron presentadas correctamente. Conclusión Estoy convencido de que si dedica tiempo a trabajar EN su ministerio en lugar de simplemente DENTRO DE su ministerio, usted puede crear una infraestructura sólida en la cual operar la nómina y otras responsabilidades administrativas de la iglesia. Dicho esto, me gustaría alentarlo a considerar utilizar nuestros recursos y servicios. Si quiere más información en relación con la nómina, considere inscribirse en nuestro curso en línea de cumplimiento con la iglesia, StartCHURCH University. Disponemos de una unidad completa que consiste de cuatro capítulos dedicados a este tema. O quizá, quiera usted aprender a presentar correctamente los formularios W-2 y 1099 para su iglesia. En ese caso, la applet W-2 y 1099 en nuestro Despacho de Gerencia le dará instrucciones paso a paso de cómo presentar electrónicamente las declaraciones informativas para su iglesia. Y, por último, usted siempre es bienvenido a pasar un día en una de nuestras Conferencias Primordiales de Estructuras para Iglesias.

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