¡Yo No Elegí Esto!

By Raul Rivera

Como si fuera ayer, aún recuerdo el día en que escuché el llamado del Señor al ministerio. La certeza que sentí aquel día puede compararse solamente con la certeza que sentí cuando acepté a Jesucristo como mi Señor y Salvador, y la certeza que sentí al estar parado frente al altar preparándome para casarme con mi hermosa novia. Sentimientos de alegría y esperanza colmaron mi alma. Decir que estaba entusiasmado con hacer el trabajo del Señor es subestimar. Estaba enfervorizado, listo para ganar almas perdidas para el reino y listo para impactar positivamente en nuestra comunidad de Florida Central. Aunque no tenía instrucción formal de un seminario, yo confiaba en el hecho de que es Dios el que califica a los llamados. Las realidades de un joven pastor se revelan No fue hasta algunas semanas después que comencé a darme cuenta de que había otro aspecto diferente a mi llamado que simplemente predicar y enseñar la palabra de Dios. Había decisiones administrativas de las cuales yo era responsable. Nuestra iglesia estaba ubicada en una comunidad predominantemente agrícola y no teníamos los medios para contratar a alguien que tuviera experiencia en administración de iglesias; la iglesia apenas podía pagarme un salario. Dicho eso, no solo caían sobre mis hombros las responsabilidades espirituales de la iglesia, pero también las responsabilidades administrativas, las cuales yo sabía que debía pasar tiempo aprendiendo. Creo que muchos pastores hoy en día se encuentran en la misma situación. Su pasión y fervor por servir al Señor y responder a Su llamado es evidente. Pero a menudo, cuando se enfrentan a esta nueva realidad del ministerio, muchos pastores piensan, “¡Yo no elegí esto!” Es por este motivo que quiero llevarlo de viaje (a través de una serie de artículos de 3 partes) y enseñarle algunas de las lecciones que yo aprendí. La primera lección de esta serie está relacionada con la importancia de las actas de las reuniones de la junta. La Parte 2 de esta serie tratará el tema de crear un sistema de contabilidad, y la Parte 3 cubrirá la complejidad de los sueldos. Muchas veces deseé haber obtenido en los principios de mi llamado este conocimiento que tengo hoy en día acerca de estos temas. Sin embargo, no importa en qué etapa de su llamado se encuentre, creo firmemente que es importante que todos los pastores estén al menos un poco familiarizados con estos temas. Así que, comencemos analizando las actas de las reuniones de la junta. ¿Qué son las actas de las reuniones de la junta? En realidad, una reunión de la junta sin las actas no es una reunión de la junta; es simplemente hermandad. Las actas de las reuniones de la junta son discusiones y decisiones documentadas por el consejo de administración de la organización. Las leyes estatales y federales requieren que se lleven las actas para documentar las decisiones. Por ejemplo, la sección 107 del Código Tributario requiere que se lleven actas para documentar la designación de la subvención por vivienda. Sin estas actas, no hay subvención por vivienda. Además, las leyes de los 50 estados requieren reuniones organizacionales y anuales de los directores solo a fin de que el ministerio exista como una corporación sin fines de lucro. ¿Por qué llevar las actas de las reuniones de la junta? Sin las actas de las reuniones de la junta su iglesia no tiene historia. Esto es porque las actas llevadas en cada reunión de la junta crean un historial de todas las decisiones, acciones, resoluciones, políticas y procedimientos de la iglesia. Además de llevar un historial de la iglesia, las actas de las reuniones de la junta también pueden brindar protección sobre responsabilidad legal. Cuando demandan a una iglesia, muchos abogados litigantes intentan convencer a la corte de que la iglesia no operaba como una corporación, sino como un álter ego de los directores. Esto significa que cuando una iglesia incorporada no opera y se gobierna de manera corporativa, el abogado demandante puede convencer a la corte de que no solo la iglesia es responsable, sino que los directores también. Esto se llama perforar el velo corporativo. Los hechos y circunstancias exactas que componen la perforación del velo corporativo dependen de varios factores; principalmente, seguir las formalidades corporativas. Dichas formalidades pueden incluir hacer preguntas tales como:

• ¿Siguió la iglesia un procedimiento apropiado al momento de su formación?
• ¿Llevó la iglesia actas adecuadas de las reuniones de la junta para mostrar que los directores no operaban como una extensión o álter ego para promover sus propios intereses?

Cuando usted se permite comenzar a mirar las actas de las reuniones de la junta desde esta perspectiva entonces rápidamente comienza a darse cuenta de por qué es tan importante llevar las actas de las reuniones de la junta. A continuación, examinemos cómo llevar las actas de las reuniones de la junta. 6 Pasos para llevar las actas de las reuniones de la junta Cuando se trata de reuniones de la junta, uno de los más grandes desafíos a los que se enfrentan muchos pastores es la consistencia. A menudo, nosotros los pastores solo queremos tomar decisiones y “poner manos a la obra”. Tuve que mantener mi entusiasmo con el conocimiento adecuado. Nuestro Despacho de Secretaría contiene un programa que le enseñará cómo llevar y mantener las actas de las reuniones de la junta. A continuación, se encuentra una lista de 6 pasos fáciles que lo ayudarán a asegurarse de que su próxima reunión de la junta sea convocada y documentada adecuadamente en las actas de la reunión de la junta.

• Prepare una agenda: Previo a que su reunión de la junta se lleve a cabo, usted debe crear una agenda. La agenda contiene el formato de la reunión de la junta así también como los temas a tratar y considerar. Preparar una agenda de antemano ayuda a evitar que una reunión de la junta que debería durar solo 1 hora dure 4 horas. La agenda también puede servir como resumen para sus actas de la reunión de la junta.
• Envíe un aviso de la reunión: Cada estado requiere que se les dé cierto aviso a los miembros de la junta antes de que se lleve a cabo la reunión de la junta. Este preaviso les da a los miembros de la junta tiempo suficiente para prepararse para la reunión y para hacer los planes necesarios para asistir a la reunión. Un aviso apropiado debería contener la fecha, hora y ubicación de la próxima reunión de la junta. Si bien el aviso mínimo requerido para darles a los miembros de la junta varía de estado a estado, la mayoría de las iglesias que pasan por nuestro Programa StartRIGHT elijen dar un preaviso de 10 días.
• Cree una planilla de asistencia: Debe pedirle a cada miembro de la junta presente que firme esta planilla. Si bien este paso puede parecer trivial, el tener una planilla de asistencia firmada por cada miembro de la junta adherida a las actas de la reunión de la junta puede resultar beneficioso a largo plazo. También ayuda a comprobar que un quórum estuvo presente en la reunión de la junta. (** Un quórum es la cantidad mínima de miembros de la junta, según lo definen los estatutos, que se requiere esté presente en una reunión de la junta a fin de que sea oficial**).
• Tome notas: Tomar notas es quizá la tarea más difícil de una reunión de la junta. Muchas veces los pastores y miembros de la junta se preguntan qué exactamente debería registrarse y cuánto debería documentarse. La buena noticia es que no es necesario que cada palabra que se diga durante la reunión de la junta sea documentada. Sin embargo, yo le aconsejaría a la persona encargada de llevar las actas (generalmente el/la secretario/a de la junta) que establezca un formulario para tomar notas con el cual él/ella se sienta cómodo/a. Para que sea sencillo, si sus estatutos lo permiten, le recomendaría que registre la reunión de la junta en formato de audio. Esto le permite a la persona encargada de llevar las actas retroceder y escuchar porciones de la reunión con fines de obtener precisión.
• Transforme las notas en actas: Es aquí donde las notas tomadas durante la reunión realmente importan. Si se toman correctamente, todo lo que deberá hacer es transformar las notas en un conjunto formal de actas de la reunión de la junta. Cada punto de la agenda debe tener una discusión, una propuesta debidamente realizada, seguida de quién votó si y quién votó no, y de si hubo suficientes votos para aprobar la propuesta.
• Firmas: Un aspecto confuso de las actas de las reuniones de la junta es que las actas que se llevan en la reunión de la junta del día de hoy no se aprueban hasta la próxima reunión de la junta. Esto significa que en cada reunión de la junta, la junta vota para aprobar las actas anteriores. Una vez que las actas de la reunión anterior de la junta hayan sido aprobadas, es importante que las actas aprobadas sean firmadas. Lo más común es que el/la secretario/a de la junta firme las actas de la reunión de la junta.

“Siga nadando” En la película animada de Disney “Buscando a Nemo”, el personaje Dory, un pescado tang azul de buen corazón, repite continuamente la frase “solo sigue nadando” a medida que descienden a las profundidades del oscuro abismo del océano mientras intenta ayudar a Marlin a encontrar a su hijo. A veces, estar en el ministerio puede llegar a ser tan abrumador que lo único que podemos decirnos a nosotros mismos para superar la temporada es “solo sigue nadando”. Tal vez ese sea usted. Usted sabe sin lugar a dudas que Dios lo ha llamado al ministerio, pero el peso de esa responsabilidad le está comenzando a pesar mucho sobre sus hombros. Quizá se siente que lo tomaron por sorpresa con las responsabilidades administrativas que vienen con ser el pastor de una iglesia. Quizá aún ni siquiera llevó las actas de la reunión de la junta y esté pensando, “¡Genial, una cosa más para agregar a mis tareas!” La buena noticia es que no todo está perdido. Puede convocar una reunión especial con los directores de la junta para discutir el documentar decisiones pasadas, y nosotros podemos ayudar a guiarlo a través de nuestro Programa StartRIGHT. Si eso le describe, quiero alentarlo a que nos contacte y nos llame o que nos acompañe en una de nuestras conferencias. Recuerde, “solo siga nadando”, porque nosotros servimos a un Dios fiel que nunca nos dejará ni abandonará.

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