Reuniones de la Junta Directiva sin tomar minutas; un grave error

By Raul Rivera

Punto Clave: Una reunión sin minutas, no es una reunión de Junta Directiva. Hace poco tiempo, tuve una conversación con un administrador quien recientemente se había unido al personal de su iglesia. Mencionó que durante los tres meses que había estado allí, no había encontrado ningún rastro de algún registro de las reuniones de Junta Directiva de la última década. Preguntó qué pasaría si no encontraba ninguna minuta. Mi respuesta fue simple: Una reunión de junta directiva sin minutas es simplemente un tiempo de hermandad. Cuando una iglesia tiene reunión de junta directiva, DEBE ser documentada. Las minutas deben tomarse y editarse adecuadamente. Las minutas son discusiones y decisiones documentadas realizadas por la junta directiva. Dichas minutas también deben ser leídas por cada uno de los miembros de la junta y aprobadas a través de un voto de la junta directiva. Si la junta se reunió y tuvo una reunión de junta sin minutas, la junta simplemente tuvo un momento de hermandad.

¿Qué pasa si los miembros de la junta viven en diferentes ciudades o estados?

Si su iglesia comenzó con miembros de junta que vivían en diferentes estados, usted entiende las dificultades de reunirse para una reunión. La respuesta a este dilema yace en sus estatutos. Lo que sus estatutos dictan en cuanto a las minutas de las reuniones de junta puede favorecerlo o dañarlo. Cada iglesia, ministerio y cualquier otro tipo de situación sin fines de lucro debería incluir un espacio en sus estatutos que le permitan que las reuniones de la junta se lleven a cabo a través de medios electrónicos. Las leyes estatales establecen provisiones para esto, así que ¿por qué no tener cláusulas dentro de sus estatutos que permitan la asistencia a una reunión de junta a través de medios electrónicos y consentimiento unánime escrito a través del correo electrónico? Estas disposiciones permiten que los miembros de la junta que viven en otros estados participen como si se encontraran físicamente presentes en las reuniones. Diferentes tipos de reuniones de junta Las leyes de los 50 estados claramente requieren que, como mínimo, se lleve a cabo una reunión de junta y que las minutas se tomen para documentar las decisiones tomadas. Esta reunión es llamada la reunión anual de los directores. En esta reunión, se discuten salarios, políticas y procedimientos, subsidios de vivienda, programas de retiro, seguros, reportes financieros y un sinfín de otros temas. Esto se conoce comúnmente como la gran reunión anual de la junta. El otro tipo de reunión de junta directiva es conocida como la reunión especial de junta. Este tipo de reunión se lleva a cabo alrededor del año entre reuniones anuales de los directores. Se realiza para discutir planes y temas que son tan importantes que no pueden esperar para la reunión anual. A continuación se encuentran algunas cosas que pueden surgir durante el año que requieren reuniones especiales de junta directiva.

1. Reparaciones de edificios
2. Contratación de un empleado
3. Compras importantes tales como propiedades y automóviles
4. Préstamos
5. Renuncias
6. Conflictos entre miembros
7. Enmiendas a documentos legales fundamentales (estatutos, artículos de incorporación, programas de ordenanza, etc.)
8. Adopción de nuevas políticas
9. Adición o destitución de un miembro de la junta
10. Disciplina de un miembro de la iglesia

Cómo llevar minutas

A continuación se encuentra una rápida lista de cotejo sobre cómo convocar adecuadamente una reunión de junta directiva y sobre cómo mantener minutas de las reuniones. Nuestro recurso, llamado Conjunto de Registros Corporativos, le mostrará paso a paso cómo tomar minutas en reuniones de junta directiva junto con todos los demás registros corporativos, incluyendo el sello corporativo.

1. Crear una agenda y editarla adecuadamente con el orden correcto, lectura de las minutas previas, negocio nuevo, negocio antiguo, etc.
2. Enviar la notificación de una reunión de junta directiva a cada uno de los miembros de la junta, dando suficiente tiempo como se requiere de acuerdo a la ley estatal.
3. Crear una lista de asistencia y utilizarla para mantener la asistencia de los presentes y los ausentes.
4. Mantener notas detalladas sobre discusiones y decisiones utilizando un formulario basado en la agenda (StartCHURCH proporciona dicho formulario en el Conjunto de Registros Corporativos).
5. Utilizar las notas para crear las minutas reales utilizando el formato que recomendamos en nuestro Conjunto de Registros Corporativos.
6. Enviar una copia a cada miembro de la junta directiva.
7. En la próxima reunión de junta directiva, ratificar la copia de las minutas que se le envió a cada uno de los miembros de la junta directiva.

Minutas y Registros Corporativos

¿Qué de bueno tendrían las reuniones de junta directiva si las minutas no aparecieran en los registros corporativos? La Sección 16.01 (a), La corporación modelo de 1987, establece que “Una corporación debe mantener minutas de todas las reuniones como registros permanentes…” Asimismo establece que la corporación debe mantener los siguientes registros en la oficina de la iglesia o ministerio:

1. Artículos o artículos replanteados, de incorporación y todas las enmiendas a los mismos que se encuentren actualmente válidos;
2. Estatutos, o estatutos replanteados, y todas las enmiendas a los mismos que se encuentren actualmente válidos;
3. Resoluciones adoptadas por su junta directiva en relación a las características, calificaciones, derechos, limitaciones y obligaciones de los miembros, o cualquier clase o categoría de miembros;
4. Minutas de todas las reuniones de los miembros y registros de todas las acciones aprobadas por los miembros durante los últimos tres años;
5. Todas las comunicaciones escritas a los miembros, generalmente dentro de los últimos tres años, incluyendo los estados financieros de los últimos tres años;
6. Una lista de nombres y direcciones de hogares o negocios de sus directores y oficiales actuales;
7. Su reporte anual más reciente entregado al secretario de estado.

Pensamientos Finales

Una Corte federal en Washington decretó que una iglesia no tenía una junta directiva válida ya que nunca se habían tomado minutas para documentar la elección o designación de los miembros de la junta directiva actual. El no mantener minutas permite que una corte rasgue el velo corporativo. Adicionalmente, en una auditoría, la única prueba que tiene para demostrar que su ministerio opera de forma consistente con su objetivo, estatutos y la sección 501(c)(3), se documenta adecuadamente en las minutas de la reunión de junta directiva. El no llevar minutas puede causarle penas significativas.

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