Reembolsos: La Manera Correcta y la Manera Incorrecta, Parte 2

By Raul Rivera

En Estados Unidos, pagamos impuestos. Estos pueden ser onerosos, pero el gobierno también ha establecido beneficios para reducir nuestra carga fiscal. Muchas veces no somos conscientes de los gastos reembolsables que pueden pagar dividendos cuando son aplicados correctamente. Los reembolsos son fantásticos porque les permiten a las personas que pagan impuestos recuperar gastos contraídos en nombre de su empleador. Por otro lado, los reembolsos son solo una de las tantas pequeñas áreas que pueden impedir que las iglesias permanezcan en cumplimiento. Los reembolsos son muchas veces no documentados, y no dejan rastro en papel que demuestre que fueron realizados correctamente o por qué se ofrecieron. Casi siempre, esto puede atribuirse a que el liderazgo simplemente no sabe cómo manejar los reembolsos. De hecho, muchos pastores leerán esto y pensarán, “¡Ojalá hubiera sabido esto antes!” o “¿Por qué nadie me dijo esto antes?”. Hoy, es la continuación de la 1era. Parte, revisaremos distintos tipos de reembolsos y cómo implementarlos. Hacia el final de esta publicación, usted estará fortalecido con el conocimiento y entendimiento de cómo manejar estos reembolsos. Reembolso por millaje Los reembolsos por millaje son comunes en las iglesias pero frecuentemente malinterpretados. El Servicio de Recaudación de Impuestos (IRS) les permite a los empleadores reembolsar a empleados y voluntarios por las millas que condujeron utilizando sus vehículos personales en nombre de la corporación. Un reembolso por millaje no es en realidad dinero pagado con anticipación para la gasolina. Es un reembolso que se ofrece por utilizar su vehículo personal con fines comerciales. A continuación se detallan las tarifas de reembolso para el 2016:

• 54 centavos por milla por las millas comerciales conducidas (para empleados)
• 19 centavos por milla conducida con fines médicos o de mudanza
• 14 centavos por milla conducida al servicio de organizaciones de caridad (para voluntarios)

Las millas comerciales conducidas se cuentan cuando se conduce desde la oficina comercial para cumplir tareas en nombre del empleador. Los reembolsos por millaje por cubrir millas de viaje desde el hogar a la oficina, y vice versa, se consideran ingresos tributables porque viajar al trabajo se considera uso personal. Sin embargo, los voluntarios que prestan un servicio en una organización de caridad pueden llevar un registro de las millas conducidas desde su hogar para hacer trabajo de voluntariado en una organización de caridad. Reembolso de gasto médico La sección 105(b) del Código Tributario le permite al empleado recibir un beneficio de reembolso no imponible de gastos médicos para el empleado/a, su cónyuge, o dependientes menores a 27 años, cuando el reembolso es pagado directa o indirectamente al empleado. Generalmente se refiere a estos como Arreglos de Reembolso de Salud (HRA por sus siglas en inglés). Es importante tener en cuenta que los HRA están todavía sujetos a los nuevos requerimientos para planes de salud de grupo según las reformas de mercado de la Ley del Cuidado de Salud Asequible (ACA por sus siglas en inglés). En otras palabras, un empleador todavía puede ofrecer una sección 105 HRA siempre y cuando esté en relación con un plan de salud de grupo calificado. El plan de salud grupal calificado puede ser uno ofrecido por el empleador del empleado, o puede ser parte de un plan de salud grupal calificado ofrecido por el empleador de su cónyuge. La conclusión es que estén inscriptos en un plan salud grupal calificado. Aquí se encuentran otros puntos importantes:

• Si usted le ofrece este reembolso a un empleado de tiempo completo, debe ser ofrecido a todos los empleados de tiempo completo. Además, no puede ofrecer un monto mayor de reembolso por el título o puesto de alguien. El mismo monto debe ser ofrecido a toda la junta.
• Un plan de reembolso médico solo se aplica a los montos pagados por el diagnóstico, la cura, la atenuación, el tratamiento o la prevención de la enfermedad así también como a los gastos de transporte para el cuidado médico esencial.
• Se le debe ofrecer al empleado la opción de “salirse permanentemente y de no exigir reembolsos futuros del HRA al menos anualmente” si usted decide ofrecer ese tipo de beneficio.

Recuerde, solo nos referimos a los reembolsos médicos calificados según la sección 105(b). Reembolso de educación continua Bajo la sección 127, la iglesia puede pagar los gastos educativos de pregrado y de grado de un empleado. Tampoco se requiere que la educación esté relacionada con el trabajo. Los pagos bajo este programa pueden hacerse directamente a la institución educativa o pueden ser reembolsados directamente al empleado. Se puede reembolsar hasta $5,250 anualmente. Los pagos que realice la iglesia son libres de impuestos para el empleador. Reembolso por el uso de teléfono celular En aquellos tiempos en los que los videos y los casetes eran populares, los teléfonos celulares eran escasos y caros. Pero ahora los tiempos han cambiado, y los teléfonos celulares son parte de la vida de prácticamente todos. Teniendo en cuenta el uso común de los teléfonos celulares, el Congreso aprobó la Ley de Empleos para Pequeños Negocios de 2010, que dio marcha atrás con un requerimiento originalmente pesado de corroborar cada instante de uso del teléfono celular para el reembolso. Como resultado de esa ley, el Servicio de Recaudación de Impuestos (IRS) publicó la Notificación 2011-72, que enuncia que si la iglesia provee al pastor o empleado de un teléfono celular “fundamentalmente por motivos comerciales no-compensatorios”, entonces se considera el valor de ese teléfono celular un “beneficio adicional excluido”. Esto significa que, si de vez en cuando el/la pastor/a utiliza su teléfono provisto por la iglesia para uso personal, esto no es considerado un beneficio imponible para él/ella. Además, cuando una iglesia paga por el teléfono celular del pastor, esto ya no es considerado como ingresos imponibles para el pastor. Reembolso de asistencia para la adopción En el Tema Tributario 607, el Servicio de Recaudación de Impuestos (IRS) ofrece orientación sobre los programas de asistencia para la adopción. Bajo este programa, la iglesia puede pagar directamente los gastos relacionados con la adopción de un niño. Los empleados de la iglesia pueden recibir asistencia para la adopción de hasta $13,360.00. Los beneficios recibidos por un empleado bajo este programa son libres de impuestos. Reembolso por gastos de viaje Los reembolsos que recibe un empleado que viaja por negocios fuera del área de su hogar son libres de impuestos siempre y cuando estén debidamente documentados. Los gastos de viaje que pueden ser reembolsados incluyen los siguientes:

• Los costos de viajar hacia y desde la oficina de la iglesia al destino cuando se utiliza un método que no sea su vehículo personal. Utilizar su vehículo personal se reembolsaría por medio del reembolso por millaje.
• Costos de transporte mientras se encuentra en el destino comercial.
• Hospedaje, comidas y gastos imprevistos contraídos mientras se está fuera de la ciudad con fines comerciales.
• Limpieza, lavandería y otros gastos diversos contraídos mientras se está fuera de la ciudad con fines comerciales.

A fin de que los gastos por viaje sean reembolsables, la sección 162(a)(2) enuncia que el viaje debe ser “temporal y considerablemente más largo que un día normal de trabajo, y que requiera una estadía de una noche o considerable reposo o descanso”. Analicemos un par de ejemplos. Ejemplo 1: El Pastor X viaja de Dallas, TX a New Orleans, LA para asistir a una conferencia. Pasa dos noches allí asistiendo a talleres y sesiones nocturnas. Todas sus comidas, alojamiento, limpieza y lavado (si los hay) son completamente reembolsables. Ejemplo 2: El Pastor X viaja de Dallas, TX a Fort Worth, TX a visitar a un miembro de la iglesia que tuvo una cirugía. Se fue de la oficina de la iglesia a las 9:00 a.m. y viajó 35 millas tanto de ida como de vuelta. Mientras estuvo allí, compró el almuerzo en la cafetería del hospital. Llegó a su casa a las 4:30 p.m. En este caso hipotético, sus millas son completamente reembolsables, pero su comida NO LO ES. Para que su comida pueda ser reembolsable, el tendría que haber estado afuero por un tiempo considerablemente mayor que un día normal de trabajo, y requerido una noche de estadía o descanso o reposo considerable. Puede ser que no parezca justo, pero esa es la regla. Reembolso por gastos de mudanza No es raro que los pastores se muden de un estado a otro luego de aceptar un puesto como pastor principal en una iglesia. La Sección 82 y la Sección 217 estipulan que un empleador puede reembolsar los gastos de mudanza de un/a empleado/a si él/ella cumple los siguientes requisitos.

• El individuo debe ser un empleado;
• El empleado debe realmente contraer o pagar los gastos; y
• Los gastos están relacionados estrechamente con comenzar a trabajar en una ubicación de trabajo nueva (por lo general, son calificados los gastos de mudanza que se contraen dentro de un año desde la fecha en que el empleado se presentó a trabajar en la nueva ubicación por primera vez).

Además, los gastos de mudanza deben cumplir con las pruebas de tiempo y distancia, de la siguiente forma: Prueba de tiempo: El empleado debe trabajar al menos 39 semanas por tiempo completo en el primer año luego de llegar a la nueva ubicación. Prueba de distancia: El nuevo empleo queda por los menos 50 millas más lejos de la antigua casa que el viejo empleo estaba de la antigua casa. ¿Qué sigue? Hemos revisado excelentes reembolsos que pueden enriquecer la experiencia del empleado en su iglesia. Entender estos reembolsos puede ayudarlo a evitar que su ministerio cometa errores costosos al manejar transacciones financieras con sus empleados. Simplemente saber acerca de los reembolsos no es suficiente. También deben estar apropiadamente establecidos. Cada reembolso debe ser establecido en una reunión de la junta debidamente convocada a través de la aprobación de una resolución y del establecimiento de una política para implementar el(los) reembolso(s). Además, la junta debe aprobar los reembolsos médicos y de educación como parte del acuerdo de remuneración de cada empleado que cumple los requisitos. Cuando usted crea un plan de acción para llevar registro de los reembolsos y manejarlos, usted se hace un favor a sí mismo y les hace un favor a sus empleados. Estamos aquí para ayudar Nuestra visión y misión es ayudar a las personas que establecen iglesias, a los pastores y a los líderes de ministerios a tener información de última hora que los ayude a proteger lo que Dios les ha dado para que lideren. Ya no tiene que estar ajeno a esto. StartCHURCH puede asociarse con usted y darle confianza de que usted está avanzando de manera fuerte y obediente. Si tiene alguna pregunta en relación a los reembolsos o si podemos asistirlo de cualquier manera, por favor no dude en llamarnos al 678-830-2600. Nos sentiríamos honrados de servirle.

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