Prácticas para el Uso de Tarjetas de Crédito de la Iglesia

By Kristen Alexander

La información en este blog para tarjetas de crédito de la iglesia también se aplica a las tarjetas de débito de la iglesia.

Con la nueva tecnología disponible para iglesias y ministerios en todas partes, surge la pregunta de si las tarjetas de crédito son útiles para la administración de una organización. Muchos pastores y líderes de ministerio se preguntan: "¿Las tarjetas de crédito realmente ayudarán a mi iglesia o ministerio a diario?"

¡La respuesta es sí! Los pastores y los líderes del ministerio en todas partes están descubriendo lo conveniente que es tener una tarjeta de crédito de la iglesia para compras relacionadas con negocios. Y también están descubriendo cómo tener una tarjeta de crédito les quita la carga de los reembolsos de sus hombros y de sus billeteras.

Sin embargo, una preocupación que surge del uso de tarjetas de crédito es que si se están utilizando correctamente o no. ¿Cuáles son las mejores prácticas con respecto a estas áreas de interés, cómo se usan y cómo impacta esto en su organización?

Áreas problemáticas comunes 

Algunos pastores creen que las tarjetas de crédito son más complicadas de lo que valen, mientras que otros disfrutan la comodidad que brindan. Las tarjetas de crédito pueden funcionar bien, especialmente para organizaciones con muchos departamentos, pero hay ciertas reglas y procedimientos que cualquier persona que tenga acceso debe seguir. Entonces, ¿cuáles son las trampas que deben evitarse? Estas son algunas de las áreas problemáticas más comunes:

• Hacer compras personales, como comidas y ropa.
• Llenar el tanque de gasolina en un vehículo personal
• Uso de millas aéreas para viajes personales

Puede administrar el uso adecuado de las tarjetas de crédito con procedimientos, políticas y mediante el uso de los formularios adecuados para garantizar un reembolso responsable. La Regulación del Impuesto sobre la Renta 1.501 establece que una iglesia debe ser administrada de una manera que no permita a las personas asociadas con la iglesia ningún tipo de aseguramiento privado. Este es un delito grave que puede incurrir en fuertes multas y hacer que se revoque su estado de exención de impuestos en el caso de una auditoría.

Pero, ¿cómo saber qué gastos están cubiertos y qué se debe reembolsar? Consideremos llenar el tanque rápido como un ejemplo.

Reembolsos por millaje

Un pastor visita la prisión local todos los fines de semana y se detiene en una estación de gas para llenar su automóvil. Paga su gasolina con la tarjeta de crédito de la iglesia, y en cuestión de minutos, está en camino para continuar el viaje que es su vocación. Es posible que se sorprenda al saber que el uso de la tarjeta de crédito de la iglesia para pagar la gasolina en su automóvil se considera un ingreso imponible para él según los estándares del IRS.

El gas bombeado a su vehículo personal es un ingreso imponible porque no hay forma de diferenciar lo que se usó para fines ministeriales y lo que se pudo haber usado para uso personal.

El IRS permite que la iglesia cubra el costo de su misión mediante el uso de un sistema de reembolso de millas. Al hacerlo, paga por el combustible que ingresa a su vehículo y luego envía un registro de las millas utilizadas para ese propósito a la iglesia. Luego, la iglesia puede reembolsarle las millas recorridas según la tasa de reembolso aprobada por el IRS, no el costo real en el recibo. Esta tasa de reembolso se basa no solo en el gasto de gasolina sino también en el desgaste del vehículo. La tasa de reembolso de millas del IRS de 2019 para los empleados es de 58 centavos por milla, que asciende a los 54.5 centavos por milla de 2018. (Las tarifas difieren para los voluntarios).

Cada año, el IRS se toma el tiempo de evaluar los costos deducibles para cualquier persona que use su vehículo personal para fines comerciales, caritativos, médicos o de mudanza. La iglesia puede reembolsarles el costo y tener un registro de la información si es necesario en el futuro. Para hacer esto, se debe determinar qué compras fueron personales y cuáles fueron para el ministerio.

¿Negocios o placer?

Como contable en StartCHURCH, registro transacciones y compilo informes financieros. Con demasiada frecuencia, veo compras realizadas por un titular de tarjeta que paga por artículos personales. Esto puede verse como comprar medicamentos en una farmacia después de visitar a su médico, comprar ropa en los grandes almacenes locales para una conferencia a la que asistirán el próximo mes o pagar el peinado y el maquillaje antes de que aparezcan en un ministerio de televisión.

Todas estas son consideradas compras personales por el IRS y serán ingresos gravables al final del año. La razón por la cual estos gastos están sujetos a impuestos es porque la responsabilidad del impuesto federal sobre la renta no está cubierta, mientras que el individuo solo puede disfrutar de los beneficios de sus ganancias (.08 Revenue Ruling 69-266, 1969-1 C.B. 151). Ninguna de las cosas enumeradas anteriormente son elementos guardados en la organización para que otros miembros del personal y líderes los utilicen, por lo que se consideran gastos personales.

Los artículos que todo el personal podría usar para las actividades de la iglesia se consideran gastos relacionados con los negocios. Estos pueden incluir:

• Bolsas para laptop,
• Maletas de viaje,
• Túnicas / uniformes usados por los líderes, y más.

El propósito es el principio en estas situaciones. La diferencia es quién puede usarlos y cómo.

Reembolsos y cómo funcionan

Los reembolsos se utilizan para reembolsar a alguien que utilizó su propio dinero para comprar algo para una organización. En general, los reembolsos necesitan la aprobación del personal antes de realizar la compra. Un formulario de solicitud de gastos ayuda a rastrear qué compras se hicieron y por qué. Estos formularios deben incluir:

• El nombre de la persona que solicita el reembolso.
• Fecha de compra del artículo,
• La razón por la cual se solicita el reembolso,
• El departamento o la descripción de los artículos (es decir, el Ministerio de Niños o la Celebración de Pascua),
• La firma del miembro aprobador del personal, y
• Un lugar para adjuntar el recibo si el formulario es un documento en papel o una forma de escanear y vincular el formulario si es una copia digital.

¿Qué hay de los accidentes?

Los accidentes ocurren todos los días, pero lo que importa es cómo manejas la situación.

Por ejemplo, si eliges la tarjeta incorrecta cuando estabas en la fila para pagar en la tienda, ¡está bien! Haga que el cajero cancele la transacción si se dio cuenta antes de que se completara. Si se lo perdió y la compra se realizó antes de que pudiera detenerlo, o llegó a su casa y se dio cuenta de que el recibo tenía el número de tarjeta incorrecto, utilice las mejores prácticas.

Escriba una carta explicando lo que sucedió e incluya un cheque por la cantidad que fue para uso personal. Los registros de esto ayudarán a la iglesia a realizar un seguimiento y evitar que se muestre en los ingresos imponibles que recibe durante todo el año.

Útil para todos los incluidos

Créame cuando le digo que las tarjetas de crédito pueden ser una herramienta muy útil para su iglesia o ministerio. Pueden limitar el uso de cheques y proporcionar una mayor facilidad de uso para el personal que compra artículos para sus departamentos todos los días. Existen compañías de tarjetas que le permiten asignar tarjetas a miembros seleccionados de su organización y establecer límites de gasto diferentes para cada una. Esto es útil para hacer un seguimiento de los presupuestos y también para mantener la responsabilidad.

Como contable, me resulta útil ver tarjetas especializadas al elaborar informes financieros, ya que limita las preguntas que pueda tener sobre las transacciones. Por lo tanto, si decide usarlos, asegúrese de estar al tanto e implementar las mejores prácticas que lo ayudarán a mantenerse alegre y concentrado en su llamado.

Los expertos financieros en StartCHURCH se centran en organizaciones religiosas sin fines de lucro, brindando experiencia para que ministros y líderes confíen en situaciones como estas. 

¡Llámenos hoy al 877-494-4655  o programe una cita a continuación para averiguar cómo agregar uno de nuestros especialistas en contabilidad a su equipo!

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