Por qué las Iglesias no pueden poseer sus registros

By Raul Rivera

Cada pastor, en algún momento, ha experimentado la casi imposible tarea de intentar hacer malabares con todas (o prácticamente todas) las responsabilidades administrativas y espirituales de la iglesia.

Puede ser una carga muy pesada para una persona y sé que muchos de ustedes por ahí pueden identificarse con lo que estoy diciendo. Decir que es un gran alivio cuando encuentra una persona digna de confianza capaz de ayudarle con las responsabilidades de la contabilidad de la iglesia, ya sea un voluntario o un contador público certificado, es quedarse corto.

Es una cosa menos de su larga lista y es un alivio que usted acepta con alegría.

Sin embargo, la cuestión que muchas iglesias terminan preguntándose es, "¿Quien posee los registros de contabilidad de la iglesia?" Si no lo ha hecho todavía, esta es una pregunta que usted y su iglesia deben tomar tiempo para considerar seriamente, y esta es la pregunta a cual quiero dirigirme en este artículo.

Por lo tanto, le animo, tanto si está empezando en este viaje o si es un experto en el ministerio: tome el tiempo para leer este artículo, ya que creo que recibirá información muy valiosa.

Requisitos de contabilidad para iglesias

Cada organización debe administrar sabiamente sus finanzas. Para esto, se adoptan e implementan prácticas y métodos de contabilidad por cada tipo de organización.

De hecho, las leyes de corporación sin fines de lucro que muchas iglesias se incorporan bajo ellas, requieren que dichas corporaciones conserven y mantengan varios tipos de registros. Esto incluye los registros de contabilidad.

Por ejemplo, la ley de Modelo de Corporación sin Fines de Lucro que ha sido adoptada por la mayoría de los estados, estipula que “una corporación deberá mantener registros de contabilidad apropiados”.

Puesto que las iglesias tienen requerido esencialmente “mantener adecuados registros de contabilidad”, se asume frecuentemente que esos registros pertenecen a la iglesia. Pero, como vamos a ver y tal vez como algunos de ustedes pueden haber experimentado, esto no siempre es la presunción general.

A continuación veamos cómo usando ya sea un contador público certificado o un voluntario para ayudarte con los requisitos de contabilidad de la iglesia pueden llevar a preguntas sobre quién realmente posee los registros de contabilidad de la iglesia.

Entonces... ¿quién realmente posee los registros de contabilidad?

Cuando la iglesia es capaz de utilizar los servicios de un contador público certificado o cuando un miembro confiable de la iglesia se ofrece a atender las responsabilidades de contabilidad en la iglesia, esta ayuda tan necesaria es bienvenida con los brazos abiertos.

Como se dijo anteriormente, es probablemente seguro asumir que casi todas las iglesias creen que los registros de contabilidad de la Iglesia pertenecen a la iglesia.

Cuando lo piensa por un momento, los registros de contabilidad son información electrónica y propiedad intelectual. Esto significa que todo aquel que los haya creado, sea este un contador pagado o voluntario, puede tener un derecho legítimo sobre ellos.

Veamos cómo, si no se ha establecido inicialmente, la propiedad de los registros de contabilidad de la iglesia, puede llegar fácilmente a estar en cuestión.

Cuando se utilizan los servicios de un contador público certificado

Cuando una iglesia subcontrata su contabilidad o requisitos de teneduría de libros a un contador público certificado, el contador público generalmente realiza el trabajo en su oficina en su tiempo.

En general, esto significa que los datos generados son sus propios. A menos que la iglesia celebre un acuerdo con el contador para hacer específicamente los datos de la iglesia propiedad intelectual de esta, el contador podría poner un reclamo sobre los datos como si fueran sus propios. En 1989, la Corte Suprema sostuvo que una obra creada por un contratista no está sujeta a las disposiciones de “trabajo por contrato” de la sección 101 de la ley de derechos de autor de 1976 y solo puede ser un “trabajo por contrato” si ambas partes acuerdan por escrito con antelación. Solo porque pague por el servicio, no significa que los datos son suyos. Tiene que ser específicamente mencionado en el acuerdo del trabajo realizado por el contador público que es un “trabajo por contrato”. Voy a hablar de este acuerdo en un momento.

Cuando se utilizan los servicios de un personal voluntario

Más aún, el trabajo realizado por un contador voluntario no está sujeto necesariamente a “trabajo por contrato” bajo la sección 101 de la ley de derechos de autor de 1976 porque la iglesia no está pagando por el trabajo. La ley de derechos de autor de 1976, deja en claro que un trabajo es protegido por derechos de autor desde el momento en que se crea y es la propiedad del autor que creó el trabajo. Por otra parte, ninguna de las leyes de Corporación del estado aborda adecuadamente la propiedad de los datos creados.

¿Qué sucedería si el contador de la iglesia se pone en descontento y decide abandonar? Él podría dejar y decidir conservar los registros electrónicos y la iglesia podría encontrarse en una posición indeseable.

Cómo lidiar con cuestiones de propiedad

Como la mayoría de las transacciones, la persona que está pagando por un servicio tiene el mayor poder de negociación antes de que el trato sea efectuado. Antes de celebrar un contrato por el servicio de contabilidad, asegúrese de lo siguiente:

1. Nunca externalizar su contabilidad sin un acuerdo escrito.
2. Asegúrese de que el acuerdo firmado entre la iglesia y el contador paga que los registros y al archivo electrónico digan que es un trabajo por contrato.
3. Si utiliza a un contador voluntario, asegúrese de que él o ella firman una declaración de que todo el trabajo generado, los archivos y datos electrónicos son propiedad de la iglesia. También sería ventajoso para todos si los trabajos de contabilidad se realizan en una computadora (laptop) de la iglesia en lugar de una computadora personal.

Hacer un acuerdo

Antes de tener un contador público certificado o un voluntario para ayudar a su iglesia con las responsabilidades de contabilidad, tiene que crear un acuerdo de propiedad intelectual que pertenece a los registros de contabilidad de la iglesia.

A continuación es una muestra del texto que usted puede considerar incluir en el acuerdo:

“Todo el trabajo realizado por (insertar el nombre del contador público certificado o el nombre de voluntario) constituye un trabajo por contrato según se define bajo el título 17 del código de los Estados Unidos y las demás leyes de derechos de autor pertinentes. Al máximo permitido por ley, (insertar el nombre de la iglesia) debe poseer todos los derechos de autor por tal trabajo. En la medida en que cualquiera de los trabajos realizados por (insertar el nombre del contador público certificado o el nombre de voluntario) no sea considerado un “trabajo por contrato”, el (insertar el nombre del contador público certificado o el nombre de voluntario) irrevocablemente asigna, transfiere y transmite a (insertar el nombre de la iglesia) y sus sucesores y asigna todos los derechos, título e interés en y por el trabajo, incluyendo todos los derechos de autor, patentes, secretos comerciales y otros derechos de propiedad intelectual en él”. 

Si es implementado, este simple pero potente acuerdo entre la iglesia y el contador público certificado o el voluntario que le ayudó con las responsabilidades de contabilidad de la iglesia, pueden ayudar a prevenir preocupación o estrés no deseados.

Lo que usted no sabe

Mis años de experiencia trabajando con miles de iglesias y pastores han revelado que existe una gran cantidad de información que las iglesias no saben, pero necesitan desesperadamente. Tal vez está sentado allí pensando, “nunca pensé en esto”.  Si es asi, por favor llamenos al 877-494-4655, sera un placer servirle!

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