Nuevas Tarifas de Reembolso de Millas para el 2022
By Mariel Villarreal
¿Sabe usted que debe registrar el millaje recorrido en su vehículo personal cuando lo utiliza para fines ministeriales? ¿Sabe que estas millas, así como los gastos de mantenimiento y de reparación, pueden ser reembolsables? Ahora que entramos en el año 2022, queremos asegurarnos de que tiene las actualizaciones y cambios más recientes del IRS sobre las tarifas estándar de reembolso de millas. En este blog le explicaremos cómo calcular los costos deducibles por utilizar su vehículo con fines comerciales, benéficos, médicos o del ministerio.
Actualizaciones de las Tarifas por Millaje del IRS
El IRS ha anunciado las tarifas estándar por millaje para el uso comercial, médico y de otro tipo de un automóvil. Es esencial que las iglesias y los ministerios sepan de las actualizaciones de dichas tarifas, pues éstas cambian año con año.
La tarifa estándar por millaje para fines comerciales es:
- 58.5 centavos por milla recorrida en uso comercial; 2.5 centavos más que en el 2021,
- 18 centavos por milla recorrida en uso médico o con propósitos de mudanza para miembros activos de las Fuerzas Armadas; 2 centavos más que la tarifa del 2021 y
- 14 centavos por milla recorrida para el servicio de organizaciones benéficas; la tarifa se establece por ley y permanece sin cambios desde el 2021.
Ahora que conocemos las tarifas actuales, revisemos cómo utilizar esta información.
Gestionar correctamente el reembolso de millas
El reembolso por millaje no aplica en todos los casos; sino que es algo más complejo. Un ejemplo sería cuando una iglesia llena el tanque de gasolina del automóvil de un empleado o voluntario. ¿sabía usted que la cantidad pagada por llenar el tanque se convierte ahora en ingreso gravable para dicha persona? Muchos podrían argumentar que esto no tiene sentido y que no debería ser así; pero así es y aquí explicamos por qué:
Este gasto no es reembolsable debido a que el acto de llenar el tanque de gasolina técnicamente se lleva a cabo en respuesta a un servicio que se prestó a la iglesia o ministerio (como conducir a algún lugar para la iglesia). Este es un error común entre las iglesias y los ministerios. Pero estamos aquí para mostrarle cómo gestionar correctamente el reembolso de millas para cualquiera que lo necesite en su organización.
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Calculando los reembolsos por millaje
Para reembolsarle a un empleado o voluntario el millaje que ha utilizado en su vehículo con fines de la iglesia, pueden utilizarse dos métodos generales. El método de gastos actuales y el método de tarifa estándar por millaje.
Revisemos más de cerca estos dos métodos para saber cuál es mejor tomando en cuenta los tipos de reembolso que necesitamos.
1. Método de gastos actuales
Este método suele ser el que más trabajo requiere a la hora de realizar el seguimiento de su reembolso. Como lo indica el nombre de este método, una persona puede deducir los gastos actuales o reales en los que incurre al utilizar su vehículo para fines benéficos o del ministerio, más la depreciación del vehículo.
Cuando se utiliza este método hay que tener cuidado en llevar un seguimiento y registrar la información correcta. A pesar de que este método puede ser tedioso, también puede derivar en una significativa deducción para la persona.
Si usted escoge reembolsar a los empleados o voluntarios de su iglesia utilizando el método de gastos actuales, entonces ellos deberán registrar todos los gastos vehiculares en los que incurrieron cada vez que utilizaron su vehículo para fines de la iglesia o el ministerio.
La lista de gastos a registrar incluye, pero no se limita a:
- Gasolina
- Mantenimiento
- Reparaciones
- Comidas de conferencias
- Depreciación del vehículo y de las mejoras hechas al mismo
- Seguro
- Cargos por remolque
- Lavado del carro
A continuación, un ejemplo de cómo funciona el método de gastos actuales:
Sarah es una líder del ministerio de jóvenes de la iglesia que conduce su auto por 20,000 millas en el transcurso de un año. Ella además desembolsa $7,000 dólares en gastos de automóvil durante el año. Del total de millas conducidas, 6,000 se atribuyeron a su trabajo como líder del ministerio de jóvenes para la iglesia: recoger a jóvenes para llevarlos a la iglesia, trabajo voluntario con los estudiantes, servir a las personas sin hogar y ministrar a los que están en hogares de grupo. Sarah puede reclamar como un gasto comercial el 30% (6,000 ÷ 20,000) del costo de utilizar su automóvil debido a su trabajo como líder del ministerio de jóvenes. De los $7,000 de gastos vehiculares, $2,100 pueden ser deducibles a través del reembolso por millaje.
2. Método de tarifa estándar por millaje
El método más común y el más sencillo para dar seguimiento al reembolso de millas es el método de tarifa estándar por millaje. Las reglas y los requerimientos para este método son menos estrictos. Muchas iglesias que han utilizado nuestro Servicio PlanteFIRME han encontrado que este método es más sencillo, tanto para la iglesia como para la persona que busca el reembolso de las millas.
Este método de tarifa estándar por millaje requiere que el conductor registre la cantidad de millas que maneja para propósitos de la iglesia o del ministerio y no los gastos reales del vehículo, como lo hace el método anterior. Además del millaje, la persona debe registrar la siguiente información:
- La fecha en que condujo dichas millas,
- El destino hacia donde la persona condujo, y
- El propósito por el que la persona condujo dichas millas.
Utilicemos el ejemplo anterior: Sarah registró 6,000 millas en su vehículo personal con fines ministeriales. Por lo tanto, puede deducir $3,510 (.585 x 6000) por reembolso de millaje. A simple vista usted puede ver la razón por la que este método es el preferido por muchas iglesias y ministerios.
Proteja su visión
Asegurarse de que su iglesia o ministerio está al día con los requisitos del IRS puede parecer intimidante y confuso. Sin embargo, con la información correcta y, lo que es más importante, con los colaboradores adecuados, usted puede sentirse seguro al gestionar estos y otros requisitos y problemas de administración que puedan surgir en la iglesia.
Estamos aquí para apoyar su visión. Si necesita ayuda con las responsabilidades contables de su iglesia, llámenos. Nuestro servicio de contabilidad fue diseñado para responder a las necesidades de pastores y líderes de la iglesia, como usted. Aún más, nuestros contables son especialistas en el ministerio; usted puede confiar en que las decisiones financieras de su iglesia se cumplen.
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