Contando el Dinero de la Iglesia: Lo que se debe y no se debe hacer
By Raul Rivera
Cuando uno piensa en lo que significa ser llamado al ministerio, se le vienen a la mente imágenes de avivamiento, predicar a las masas e impactar comunidades a nivel local, nacional e internacional para el Reino de los Cielos. A menudo, uno imagina traer buenas noticias a los pobres, proclamar la libertad a los prisioneros, y sanar a aquellos con heridas físicas y espirituales. Uno casi nunca piensa en balances financieros, declaraciones de ganancias y pérdidas, notas financieras y declaraciones cuando se imagina lo que el “ministerio” implicará. Sin embargo, estos términos sí se convierten en una realidad cotidiana y si no se entienden correctamente, pueden causar potencialmente mucho estrés y angustia indebida.
Las necesidades de los “dolores de crecimiento”
En una anterior publicación en el blog, revelé cómo siendo un pastor joven solo unas semanas después de mi llamado, comencé a darme cuenta de que había otro aspecto totalmente diferente de mi llamado que simplemente predicar y enseñar la palabra de Dios. Había decisiones administrativas de las cuales yo era responsable. Una de esas responsabilidades era crear un sistema de contabilidad por medio del cual nuestra iglesia manejaría sus finanzas.
Yo ya estaba familiarizado con términos como hojas de balance, ganancias y pérdidas, notas financieras y declaraciones, pero sabía que para que yo pudiera ver el sueño que Dios había plantado en mi corazón florecer en una iglesia vibrante, necesitaría pasar un poco más de tiempo familiarizándome más con estos términos.
Le pido que me acompañe un momento mientras comparto con usted algo de información básica que aprendí sobre la marcha acerca de crear/establecer un sistema de contabilidad para su iglesia. Quizá su iglesia ya tenga un sistema establecido. Aún así, me gustaría alentarlo a continuar leyendo y a acompañarnos en este corto viaje mientras analizamos las bases de crear un sistema de contabilidad para su iglesia; uno nunca sabe, tal vez hasta aprenda algo nuevo.
Cuando la realidad golpea
Es importante que se aplique un método contable adecuado en su organización desde el principio. Este es un aspecto de su iglesia/ministerio que requiere de atención semanal, por no decir atención diaria. La mayoría de las iglesias comienzan con el pastor prometiendo que los libros de la iglesia siempre estarán en orden y que cada centavo será contabilizado de manera clara y concisa. Sin embargo,
la ardua tarea de mantener finanzas claras y concisas se convierte en realidad cuando ocurren todas las actividades cotidianas de la iglesia, el trabajo, las relaciones, la crianza de los hijos y el resto de la vida. Los libros financieros de la iglesia pueden rápidamente pasar a un segundo plano y quedarse a medio camino.
Es por este motivo que le recomiendo que se tome un tiempo para estudiar los diferentes métodos contables para determinar cuál será el más congruente con la estructura de su organización. Entonces, comencemos este camino analizando dónde debe comenzar.
Dónde comenzar?
Los sistemas de contabilidad generalmente se guían por el período contable o año fiscal que usted elija.
Cuando se crea una organización, ya sea con o sin fines de lucro, se debe determinar un período contable. Los impuestos se calculan y se presentan en base al año impositivo de la organización. Si bien los impuestos generalmente no se calculan para las organizaciones exentas de impuestos, el período contable sigue siendo importante. Existen dos tipos de años impositivos: un año fiscal y un año completo. Ambos funcionan bien, y la opción de elegir por cuál administrar es suya. A continuación se encuentra una breve descripción de cada uno.
Opción 1: El año completo
El año completo puede ser elegido por una organización, y es la única opción de año disponible para aquellas organizaciones que no tengan registros anteriores o libros de contabilidad, o un método previo de contabilidad, o a las que se les solicite que utilicen un año completo por una disposición del Reglamento de Impuestos sobre los Ingresos o del Código Tributario.
El año completo consta de 12 meses consecutivos, comenzando el 1 de enero y finalizando el 31 de diciembre. Por lo tanto, los ingresos y los gastos se deben declarar del 1 de enero al 31 de diciembre.
Opción 2: El año fiscal
El año fiscal y el año completo son bastante similares; la diferencia está en las fechas de inicio y final del año.
El año fiscal consta de 12 meses consecutivos, comenzando el primer día del mes elegido y finalizando el último día del mes que precede al mes de inicio. Por ejemplo, un año fiscal puede comenzar el 1 de julio de 2015 y finalizar el 30 de junio de 2016.
Una vez que haya elegido un período contable, necesita determinar y elegir el mejor método de contabilidad para su iglesia/ministerio. A continuación, revisaremos los métodos financieros que pueden acompañar a los dos años de contabilidad mencionados más arriba.
Los métodos de contabilidad más utilizados
Un método de contabilidad es un conjunto de reglas utilizado para determinar cuándo se deben declarar los ingresos y gastos. Su organización puede utilizar el método que mejor se ajuste a sus necesidades, sin embargo,
una vez que haya determinado el método de contabilidad, este debe ser utilizado consistentemente. Los métodos de contabilidad más comunes que utilizan las iglesias y ministerios son el
método a base de efectivo y el método a base de lo devengado. Aunque existen otros métodos, dado que estos son los mas utilizados entre las iglesias y ministerios, serán los únicos dos que analizaremos. Primero, examinemos el método de contabilidad a base de efectivo.
1) Contabilidad a base de efectivo
El método de contabilidad a base de efectivo es el más simple de los dos métodos.
Es simplemente un método que registra transacciones financieras basadas en el intercambio real de efectivo. Los ingresos no se consideran ingresos hasta que se haya recibido el efectivo propiamente dicho, y un gasto no es considerado un gasto hasta que el efectivo haya dejado la iglesia.
Desafortunadamente, este método no deja lugar para las cuentas por pagar o por cobrar, que son particularmente útiles si usted tiene una campaña de construcción. El método de contabilidad a base de efectivo no permite que la organización contabilice donaciones de palabra. Esas ofrendas de promesa solo cuentan cuando el dinero realmente se recibe.
Sin embargo,
debido a su simplicidad, les recomendamos a todas las iglesias y ministerios que pasan por nuestro Programa StartRIGHT que comiencen utilizando este tipo de sistema de contabilidad.
2) Contabilidad a base de lo devengado
Mientras que el método de contabilidad a base de efectivo es claro y fácil de comprender, no es el método preferido generalmente. En su lugar, el método de contabilidad a base de lo devengado es el método preferido y más comúnmente aceptado porque es más exacto en su pronóstico financiero.
Con este método usted declara los ingresos en el año fiscal en el que los ganó, sin importar cuándo se recibe el pago. Del mismo modo, usted deduce los gastos en el año impositivo en el que los contrae, sin importar cuándo hace el pago. Esto es beneficioso porque crea un informe muy útil llamado la hoja de balance. Este informe le permite ver exactamente cuál es el estado financiero real de su organización, y este método no requiere cálculos adicionales del sector administrativo.
Le puede llevar algo de tiempo acostumbrarse a este sistema, pero al final, usted tiene un método superior que crece con usted de una pequeña iglesia hasta convertirse en una gran iglesia, con un número ilimitado de miembros.
Qué hacer y qué no hacer al contar el dinero de la iglesia
Antes de concluir esta publicación, me gustaría compartir con usted algunos “qué hacer” y “qué no hacer” a tener en cuenta cuando de contar el dinero de la iglesia se trata.
Qué hacer
- Seleccione varios cajeros, sin importar el tamaño de su iglesia.
- Seleccione una sala segura donde los cajeros hagan su trabajo.
- Asegúrese de que se cuente todo el mismo día en el que se recolecten las ofrendas.
- Adopte una política para contar el diezmo y las ofrendas que todos los cajeros, ya sean empleados o voluntarios, puedan seguir.
Qué no hacer
- Nunca permite que este trabajo sea realizado por solo una persona durante cualquier servicio religioso.
- No permita que nadie interrumpa a los cajeros seleccionados mientras están contando las ofrendas.
- No coloque el dinero en una caja fuerte y utilice el efectivo según sea necesario. Siempre deposite el efectivo en la cuenta bancaria de la iglesia. Esto ayudará a que todos sean responsables.
No pare aquí
A menudo, nos enteramos de pastores que deciden desde el comienzo que no quieren tener nada que ver con las finanzas de la iglesia, para permanecer libres de cualquier cosa que pudiera afectar su habilidad para actuar como pastores y guiar espiritualmente a sus iglesias. Y aunque esto es muy admirable de su parte, puede llevar a que otros en la iglesia no sean honestos con las finanzas. Es por eso que es importante que el pastor y un equipo de individuos estén familiarizados con el método de contabilidad de la iglesia. Si bien esta ha sido una introducción muy general a los métodos contables para su iglesia/ministerio, quiero alentarlo y desafiarlo a hacer una de dos cosas. Primero, quiero alentarlo a que nos acompañe en una de nuestras Conferencias Primordiales de Estructura de Iglesias. Durante este tiempo, usted estará fortalecido por el conocimiento que reciba, y alentado por los otros pastores y líderes de iglesias que asistan con usted. En segundo lugar, quiero desafiarlo a que se inscriba en nuestro curso en línea de cumplimiento con la iglesia, StartCHURCH University. Este programa impulsará no solo su conocimiento de métodos de contabilidad, pero también el de las complejidades del regimen de la iglesia y el ministerio.
¡Gracias por informarnos!
