Actualizaciones sobre el Reembolso por Viáticos en el 2021
By Valerie West
¿Sabe usted que debería llevar un registro de los viáticos (en millas) de su vehículo personal cuando lo utiliza con el propósito de su ministerio, o que éste, así como también los gastos de mantenimiento y reparación del vehículo pueden ser reembolsables? Al iniciar este 2021, nos queremos asegurar que usted cuenta con las actualizaciones y cambios mas recientes del IRS sobre las tarifas de reembolso de millas. Este blog lo guiará sobre cómo calcular los costos deducibles al utilizar su vehículo con fines de negocios, caritativos, médicos o del ministerio.
Es de vital importancia que las iglesias y ministerios se mantengan al día de las tarifas actuales, ya que cambian año con año. Este conocimiento es beneficioso ya que le provee la habilidad de educar a sus empleados y sus voluntarios.
Actualizaciones del IRS y Tarifas de Viáticos
El IRS ha anunciado para este 2021 las tarifas estándar para negocios, médicos y otros usos del automóvil; la tarifa estándar de viáticos por negocios es:
- 56 centavos por milla; una reducción de 1.5 centavos de la tarifa del 2020 de 57.5 centavos.
- 16 centavos por milla cuando el automóvil es utilizado para obtener atención médica (código del IRS § 213). Esto es una reducción de 1 centavo de la tarifa en efecto en 2020 de 17 centavos por milla.
- 14 centavos por milla por uso caritativo, la misma tarifa que el año anterior.
Ahora que conocemos las tarifas actuales, ¿Cómo podemos manejar esta información? Nos encantaría explicarle a continuación.
Manejo del Reembolso de Viáticos
El reembolso de viáticos no solamente aplica a alguien que utiliza su vehículo con el propósito de su ministerio y que utiliza la tarjeta de crédito de la Iglesia para llenar el tanque de gasolina. Es un poco más complejo. Por ejemplo, si la iglesia llenó el tanque de gasolina de un empleado o voluntario; ¿Sabe usted que la cantidad que se pagó por el tanque de gasolina se convierte en un ingreso gravable para ese individuo? Para muchos, esto no tiene mucho sentido y no debería de ser así. Sin embargo, es así y existe una forma adecuada para manejar la situación.
Si usted llena el tanque de gasolina de un empleado o de un voluntario, se convertirá en ingreso gravable para esa persona ya que la acción de pagar por el tanque de gasolina es técnicamente el reflejo de un servicio que proveyeron a la iglesia o ministerio. (Por ejemplo, manejar a algún lado para la iglesia). Este es un error común, pero estamos aquí para mostrarles cómo manejar adecuadamente los reembolsos de viáticos para todos aquellos que lo requieran en su organización.
¿Requiere de ayuda para llevar el registro de las finanzas de su ministerio? Nuestro equipo de contadores enfocados en el ministerio estarán encantados de ayudarle a tener confianza en sus finanzas. Para aprender más, llámenos al 877-494-4655 o presione el siguiente enlace para mayor información.
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Cálculo de los Reembolsos por Viáticos
Pueden utilizarse dos métodos generales para reembolsar a un empleado o voluntario por el kilometraje (en millas) que él o ella recorren para propósitos de la iglesia: El Método del Gasto Actual y el Método de la Tarifa Estándar por Milla.
Veamos a detalle ambos métodos para conocer cuál será el mejor de acuerdo a los tipos de reembolso que usted necesita.
1. Método del Gasto Actual
Este método típicamente es el que requiere de un mayor trabajo para llevar el récord de los reembolsos. Como su nombre lo indica, un individuo puede deducir el costo actual por utilizar su vehículo con el propósito del ministerio o de caridad, más la depreciación del vehículo.
Cuando utiliza este método, debe tener cuidado de registrar y rastrear la información correcta. Aún que este método puede ser pesado, podría resultar en una gran deducción para el individuo.
Si usted decide reembolsar a los empleados o voluntarios de su iglesia utilizando este método, ellos tienen que registrar todos los costos incurridos por su vehículo cada vez que lo utilicen con fines de su iglesia o ministerio.
La lista de conceptos que un individuo debe llevar registro incluye, pero no se limita a lo siguiente:
- Gasolina
- Reparaciones y Mantenimiento
- Cuidados
- Almuerzos de conferencias
- Depreciación del vehículo y sus mejoras
- Seguro
- Gastos de servicios de grúa
- Lavado del vehículo
Este es un ejemplo de como funciona el método del gasto actual:
Jessica es la líder del ministerio juvenil de una iglesia quién ha utilizado su vehículo 20,000 millas este año. Ella gastó $7,000 en gastos para el vehículo durante el año. Del total de millas del año, 6,000 millas se atribuyen al trabajo que realiza como líder juvenil para la iglesia: recogiendo a los estudiantes para llevarlos a la iglesia, trabajo voluntario con los estudiantes, servicio a los indigentes y ofreciendo labores ministeriales a quienes viven en hogares grupales. Jessica puede reclamar el 30% (6,000 ÷ 20,000) del costo de operación de su vehículo como gasto del negocio por su trabajo como líder del ministerio juvenil. De los $7,000 en gastos del vehículo, $2,100 podrán ser deducidos por reembolso de viáticos.
2. Método de la Tarifa Estándar por Milla
Como se dice normalmente, el método más común es también el más fácil, es el caso del Método de la Tarifa Estándar por Milla para llevar el registro de los reembolsos por viáticos. Las reglas y requerimientos para este método son menos estrictas y muchas iglesias que han utilizado nuestro Servicio PlanteFIRME han descubierto que éste método tiene un proceso más sencillo tanto para la iglesia como para el individuo que necesitan de reembolsos por viáticos.
El método de la tarifa estándar por milla requiere que el conductor lleve un registro de cuántas millas conduce para cumplir con el propósito de la iglesia o ministerio, no de los gastos del vehículo como en el método anterior. Además de llevar un registro de las millas, el individuo también debe llevar un registro de lo siguiente:
- La fecha en la que las millas se condujeron,
- El destino al que el individuo se dirigió,
- El propósito de para qué fueron conducidas esas millas.
Utilizando el ejemplo anterior: Jessica registró 6,000 millas en su vehículo personal para propósitos ministeriales, entonces $3,360 (.56 x 6000) pueden ser deducidos por reembolso de viáticos. Usted puede ver a simple vista la razón por la que esté es el método preferible de muchas iglesias y ministerios.
Próximos Pasos
Asegurarse de que su iglesia o ministerio está al día con los requerimientos del IRS puede ser una tarea intimidante y confusa. Sin embargo, con la información adecuada, y aún más importante, con la ayuda adecuada, usted puede sentirse seguro al manejar estos y otros requisitos y situaciones para la administración ministerial.
StartCHURCH esta aquí para asegurar y dar apoyo a su visión, si necesita ayuda con las responsabilidades contables de su iglesia, llámenos; nuestro servicio de contabilidad está específicamente diseñado para cubrir las necesidades de los pastores y líderes ministeriales como usted. Además, nuestros contadores están enfocados en el ministerio, y usted puede confiar en que las decisiones financieras de su iglesia estén en cumplimiento.
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