5 Errores Comunes al Usar las Tarjetas de Crédito de la Iglesia
By Kristen Alexander
La información de este blog sobre las tarjetas de crédito de la iglesia también se aplica a las tarjetas de débito de la iglesia.
Las tarjetas de crédito y débito son una manera fácil para que las iglesias permitan a sus líderes realizar compras rápidamente sin necesidad de escribir un cheque o esperar a que se les reembolse cada gasto.
Sin embargo, la mayoría de las personas no conocen las reglas que rodean cómo se pueden usar y terminan enredando los costos personales con los gastos organizacionales, causando dolores de cabeza a la administración y a los contables al final del año.
¡No tiene por qué ser así!
Veamos los 5 errores más comunes relacionados con el uso de tarjetas de crédito y débito emitidas por la iglesia.
5 Errores Comunes
Algunos pastores creen que las tarjetas de crédito son más complicadas de lo que valen, mientras que a otros les encanta la comodidad que brindan. Las tarjetas de crédito pueden funcionar bien, especialmente para organizaciones con muchos departamentos, pero cualquier persona que tenga acceso a ellas debe seguir ciertas reglas y procedimientos.
Entonces, ¿cuáles son las trampas que deben evitarse?
Aquí están cinco de las áreas problemáticas más comunes:
- Pagar comidas personales
- Llenar el tanque de gasolina en un vehículo personal
- Uso de millas aéreas para viajes personales
- Boletos de avión para miembros de la familia
- Compras de ropa
Puede administrar el uso adecuado de las tarjetas de crédito con procedimientos y políticas, y utilizando los formularios adecuados para garantizar un reembolso responsable. La Regulación del Impuesto sobre la Renta 1.501 establece que una iglesia debe ser administrada de una manera que no permita a los individuos asociados con la iglesia ningún beneficio privado. Esta es una ofensa grave que puede incurrir en fuertes multas y hacer que su ministerio tenga su estado exento de impuestos revocado en caso de una auditoría.
Pero, ¿cómo puede saber qué gastos están cubiertos y cuáles deben reembolsarse? Consideremos llenar el tanque rápido como ejemplo.
Reembolsos de Millas
Un pastor visita la prisión local todos los fines de semana y se detiene en una gasolinera para llenar su auto. Paga la gasolina con la tarjeta de crédito de la iglesia y, en cuestión de minutos, está en camino para continuar el viaje que es su llamado. Es posible que se sorprenda al escuchar que el uso de la tarjeta de crédito de la iglesia para pagar la gasolina de su automóvil se considera un ingreso imponible para él según los estándares del IRS.
La gasolina que se bombea a su vehículo personal es un ingreso imponible porque no hay forma de diferenciar lo que se usó para fines ministeriales y lo que se pudo haber usado para uso personal.
El IRS permite que la iglesia cubra el costo de su misión mediante el uso de un sistema de reembolso de millas. Al hacerlo, paga la gasolina que entra en su vehículo y luego envía un registro de las millas utilizadas para ese propósito a la iglesia. Luego, la iglesia puede reembolsarle las millas recorridas según la tasa de reembolso aprobada por el IRS, no el costo real en el recibo.
Esta tasa de reembolso se basa no solo en el gasto de gasolina sino también en el desgaste del vehículo. La tasa de reembolso de millas del IRS de 2019 para empleados es de 58 centavos por milla, lo que representa los 54.5 centavos por milla de 2018. (Las tarifas difieren para los voluntarios).
Cada año, el IRS se toma el tiempo para evaluar los costos deducibles para cualquier persona que use su vehículo personal con fines comerciales, benéficos, médicos o de mudanza. La iglesia puede reembolsarles el costo y tener un registro de la información si es necesario en el futuro.
Para ello, se debe determinar qué compras fueron personales y cuáles fueron para el ministerio.
¿Negocios o Placer?
Como especialista de contabilidad en StartCHURCH, registro transacciones y compilo informes financieros. Con demasiada frecuencia, veo compras realizadas por un titular de tarjeta que paga por artículos personales. Esto puede parecer como comprar medicamentos en una farmacia después de visitar a su médico, comprar ropa en los grandes almacenes locales para una conferencia a la que asistirán el próximo mes o pagar por el peinado y el maquillaje antes de aparecer en un ministerio de televisión.
Todos estos son considerados compras personales por el IRS y serán ingresos imponibles al final del año.
Estos gastos están sujetos a impuestos porque la obligación tributaria federal sobre la renta no está cubierta, mientras que el individuo solo puede disfrutar de los beneficios de sus ganancias (.08 Revenue Ruling 69-266, 1969-1 C.B.151). Ninguna de las cosas enumeradas anteriormente son elementos que se guardan en la organización para que los utilicen otros miembros del personal y líderes y, por lo tanto, se consideran gastos personales.
Los artículos que todo el personal podría usar para las actividades de la iglesia se consideran gastos relacionados con el negocio. Estos pueden incluir:
- Bolsas para laptop,
- Maletas de viaje,
- Túnicas / uniformes usados por los líderes y más.
El propósito es el principio en estas situaciones. La diferencia es quién puede usarlos y cómo.
Con el servicio de contabilidad de StartCHURCH, nos ocuparemos de las finanzas de su iglesia. Ahorrará más tiempo para poder hacer lo que Dios le ha llamado a hacer y experimentará menos estrés al saber que sus libros financieros están bien cuidados. ¡Llámenos hoy para hablar con un especialista en contabilidad al 678-830-2600 o haga clic en el enlace a continuación para obtener más información sobre la contabilidad de StartCHURCH!
Reembolsos y Cómo Funcionan
Los reembolsos se utilizan para pagarle a alguien que utilizó su propio dinero para comprar algo para una organización. Generalmente, los reembolsos necesitan la aprobación del personal antes de realizar una compra. Un formulario de solicitud de gastos ayuda a rastrear qué compras se realizaron y por qué. Estos formularios deben incluir:
- El nombre de la persona que solicita el reembolso.
- Fecha de compra del artículo,
- El motivo por el que se solicita el reembolso
- El departamento o descripción de los artículos (es decir, Ministerio de Niños o Celebración de Pascua)
- La firma del miembro del personal que aprueba
- Un lugar para adjuntar el recibo si el formulario es un documento en papel o una forma de escanear y vincular el registro si es una copia digital.
¿Y los Accidentes?
Los accidentes ocurren todos los días, pero lo que importa es cómo maneja la situación.
Por ejemplo, si eligió la tarjeta incorrecta cuando estaba en la fila para pagar en la tienda, ¡está bien! Haga que el cajero cancele la transacción si se dio cuenta antes de que se completara. Si se lo perdió y la compra se realizó antes de que pudiera detenerla, o si llegó a casa y se dio cuenta de que el recibo tenía un número de tarjeta incorrecto, utilice las mejores prácticas.
Escriba una carta explicando lo sucedido e incluya un cheque por el monto que fue para uso personal. Los registros de esto ayudarán a la iglesia a realizar un seguimiento y evitarán que aparezca en los ingresos sujetos a impuestos que reciba durante el año.
¡Ahora ya conoce toda esta información!
Las tarjetas de crédito y débito son una herramienta muy útil para las organizaciones de todo el mundo. Son útiles para informar y presupuestar si cada jefe de departamento recibe uno y realiza un seguimiento de los gastos. Los límites de gasto son factores comunes de empresas como PEX y Dash y ayudan a aquellos que están siguiendo un presupuesto.
¡Termine con el estrés y los dolores de cabeza asociados con el uso de tarjetas y siga adelante, sabiendo que está informado sobre la mejor manera de usarlas!
Como especialista en contabilidad, me resulta útil ver tarjetas especializadas al preparar informes financieros, ya que limita las preguntas que puedo tener sobre las transacciones. Por lo tanto, si decide usarlos, asegúrese de conocer e implementar las mejores prácticas que lo ayudarán a mantenerse alegre y enfocado en su llamado.
Los especialista en contabilidad de StartCHURCH se centran en organizaciones religiosas sin fines de lucro, iglesias y ministerios, y brindan años de experiencia para que los ministros y pastores confíen en situaciones como estas. ¡Llámenos hoy al 678-830-2600 o programe una llamada a continuación para averiguar cómo agregar a uno de nuestros especialistas en contabilidad a su equipo!