12 Pasos para Planificar la Conferencia de Su Iglesia

Escrito por Christine Bove el 19 Oct, 2021 sobre Ayuda Pastoral

Hoy en día, muchos Cristianos se reúnen no solo dentro de las cuatro paredes de la iglesia, sino también en otros lugares. Con las vastas capacidades de Internet y las redes sociales, llegar a una audiencia más amplia es ahora más fácil que nunca. La iglesia se puede impulsar a través de eventos como conferencias, reuniones y seminarios.

Estas reuniones, si se hacen bien, atraen a grandes multitudes, edifican a los participantes en su relación con el Señor y presentan una oportunidad para que aquellos que de otra manera no escucharían el evangelio llegarán al conocimiento salvador de Jesucristo. El evento especial de su iglesia puede ser un poderoso instrumento del amor y la gracia de Dios para salvar, fortalecer y edificar las almas de aquellos en su comunidad.

12 Pasos para Planificar Su Conferencia

Paso 1: Reúna a Su Equipo de Planificación

Su equipo de planificación es el grupo de personas que se reúnen para idear y ayudar a que su conferencia sea una realidad. Este grupo se centra en la fase previa al lanzamiento de su conferencia y luego ayuda a asegurarse de que se desarrolle sin problemas. Este grupo es uno que usted elige para que pueda estar formado por miembros del personal, voluntarios clave y miembros de la junta.

Sea selectivo a la hora de pedirle a alguien que se una a su equipo de planificación. Querrá definir las habilidades que necesitará para que esta conferencia sea un éxito. Y cuando esté buscando a sus compañeros de equipo, piense si se alinean con la visión de la conferencia que está creando.

Cómo reclutar para su equipo de planificación:

  1. Mire por todas partes y considere a todos
  2. Proyecte una visión clara y convincente
  3. Reúnase con posibles miembros 
  4. Sea claro sobre roles, responsabilidades y expectativas

Paso 2: Elija Su Tema

Ahora que ha invitado a los miembros de su equipo a unirse, ¡puede organizar su primera reunión! Utilice la reunión como un momento para que todos se conozcan. Después de esa reunión, programe un momento en el que, como equipo, puedan idear el tema de su evento de conferencia. Como equipo, consideren con espíritu de oración las ideas y tomen tiempo para procesar las ideas seleccionadas. Todas las ideas deben filtrarse a través de la meta de Dios para la conferencia y la visión que tiene para ella. ¡A partir de ahí, tendrá una dirección más precisa de hacia dónde ir para avanzar!

Paso 3: Desarrolle el Distintivo de Su Conferencia

Ahora que tiene su visión y su tema, llega el momento de establecer el distintivo de su conferencia. ¿Cuál es el aspecto general de su conferencia o seminario? Si tiene a alguien en su equipo que tenga talento para el diseño gráfico, esta sería una excelente oportunidad para que intervenga y colabore con usted en las imágenes de su conferencia o seminario.

Decida el nombre de su evento. Puede hacer esto como líder o invitar a su equipo a crear ideas para nombres para su evento. Una vez que haya decidido un nombre, puede comenzar a explorar los colores, las fuentes y el logotipo del distintivo para su evento.

¿Necesita más orientación sobre el desarrollo de un distintivo? ¡Descargue el libro electrónico sobre el distintivo de la iglesia de StartCHURCH! Si bien el lenguaje puede ser para el distintivo de la iglesia, puede usar los mismos principios para desarrollar la marca de su conferencia.

Paso 4: Establezca el Presupuesto de Su Conferencia

Ya sea que decida el presupuesto en equipo o que el presupuesto lo determine su junta directiva, querrá comenzar el proceso de creación de su presupuesto para el evento.

Puede comenzar con estimaciones de los costos. Los lugares variarán según la ubicación. Los conferencistas y expositores tendrán precios diferentes. Si va a proporcionar comida en el evento, el catering variará. La mercadotecnia y la publicidad supondrán un gran gasto, dependiendo de su estrategia de marketing. El personal en el lugar para ayudar con el evento tendrá un cargo fijo. Mientras piensa en su evento, construya su presupuesto en torno a eso a través de estimaciones. Siempre puede actualizarlo más tarde, una vez que haya solidificado los detalles.

Paso 5: Seleccione el Lugar

Uno de los aspectos más importantes de la planificación de su seminario o conferencia es dónde se ubicará. Querrá elegir una ubicación que no solo sea lo suficientemente grande para acomodar el tamaño de su conferencia, sino que también permita un buen estacionamiento.

Los hoteles son un recurso excelente para organizar conferencias, y muchos de ellos ofrecen paquetes de conferencias, incluida la comida según la cantidad de asistentes.

También puede ver si una iglesia más grande alquilará su ubicación para su conferencia o seminario.

Paso 6: Cree el Sitio de Internet y las Redes Sociales de Su Conferencia

Como parte inicial de su iniciativa de mercadotecnia para su conferencia o seminario, cree un sitio de internet para ello. Esto será fundamental para todas las personas interesadas en asistir a la conferencia, registrarse y obtener información específica sobre el evento.

Busque una plataforma de sitios de internet que resalte las características principales de su evento, un lugar para registrarse y un lugar donde pueda tener su transmisión en vivo. Algunos programas de registro se integrarán fácilmente en un sitio, así que asegúrese de que la plataforma de su sitio de internet pueda usar esa función. Hay un software para ayudar con la transmisión en vivo de su evento, así que asegúrese de que su sitio pueda albergar la transmisión en vivo.

Mientras trabaja en su sitio de internet, establezca también todas sus cuentas de redes sociales. Entonces, no solo puede hacer un esfuerzo para promover su evento, sino que también puede pagar para que se muestren anuncios para invitar a más personas a su evento.

Paso 7: Elija su Software de Registro y Transmisión en Vivo

Hay muchas opciones para usar para el registro de conferencias o eventos. Un punto a tener en cuenta es el costo de usar la plataforma e integrarla dentro de su sitio de internet. Quiere asegurarse de que el proceso de registro sea sencillo y sin complicaciones. ¡No querrá perder personas registradas debido a un proceso de registro complicado! Para la transmisión en vivo, asegúrese de tener la tecnología para emparejarse con el software. Por lo tanto, mire las reseñas, pruebe el software usted mismo y vea cuál sería la mejor opción.

Paso 8: Invite a Sus Conferencistas y Expositores

¿Cuándo es el mejor momento para invitar a oradores y profesores? Honestamente, cuanto antes, mejor. Antes de solicitar oradores, asegúrese de tener solidificados el tema y la visión de su conferencia. Desea asegurarse de que los oradores y maestros a los que está invitando se alineen con su visión y tema.

Tenga en cuenta que los conferencistas y expositores podrían solicitar honorarios. Por lo tanto, redacte un contrato una vez que su orador acepte y analice su opción de pago. Por lo general, es un formato 1099 y un contrato firmado.

Paso 9: Planifique el Itinerario

A medida que solidifica su lista de oradores, puede comenzar a crear su itinerario. Este es el programa completo de su evento. Ya sea un seminario de un día o una conferencia de varios días, querrá planificar cada día con horarios y lugares específicos.

Querrá crear dos itinerarios: el primero, el itinerario que todos sus asistentes verán y usarán. El segundo es para que usted y el personal sepan cuándo son las transiciones y cuándo y dónde deberán estar las personas.

Para el itinerario de los asistentes, enumere cada día, luego los horarios, los oradores para esos horarios y cuando son los descansos. Una vez más, los horarios y lugares específicos dentro del edificio son esenciales para ayudar a las personas a averiguar adónde ir. Por lo general, se imprime un itinerario y se puede entregar a los asistentes.

Para su propio itinerario, enumere los tiempos específicos para la introducción, las oraciones, los tiempos de conversación de los oradores, las transiciones y los cierres. Su itinerario será una versión más sólida de la que verán sus asistentes. Esto ayudará a que todo el personal de su conferencia esté en sintonía con usted y con el horario correcto.

Paso 10: Realice una Visita y Pruebe Su Plataforma en Línea

Entonces, en este punto, ya ha ideado y planeado todo lo que puede. Ahora querrá probar sus ideas y asegurarse de que se puedan implementar en el espacio que está utilizando.

Si se reúne en un lugar físico, haga un recorrido siguiendo su itinerario. ¿Fluye como pensaba? ¿Es necesario agregar y cambiar algo? ¿Dónde descansarán los altavoces antes y después de subir al escenario? ¿Dónde tomarán descansos sus asistentes y comerán su comida?

Si está organizando una conferencia o un seminario digital, querrá hacer un repaso técnico. Con el software que eligió, ¿puede iniciar la sesión y acceder a él? ¿Puede iniciar el evento? ¿Cómo gestionará las transiciones? ¿Sus cámaras funcionan y se conectan? ¿Cómo es la salida de sonido?

Para tener una mejor idea de cómo organizar eventos y servicios en línea, consulte nuestro libro electrónico StartCHURCH Conexión. Si bien el lenguaje está dirigido a las iglesias, puede aplicar los mismos principios a cualquier evento y servicio en línea.

Paso 11: ¡La Conferencia Llegó!

Ahora que ha tenido su práctica y ha realizado sus nuevos cambios, ¡puede lanzar oficialmente su evento!

Tenga muchos voluntarios y miembros del personal disponibles para ayudar con el evento. Es muy útil tener walkie-talkies entre los voluntarios clave y los miembros del personal para mantenerse conectados y para cualquier cosa urgente.

¡Ore con su equipo antes del evento y observe cómo Dios se mueve!

Paso 12: Retroalimentación y Retrospectiva

Ahora que su evento terminó reúnase con su equipo de planificación para repasar lo que salió realmente bien y lo que podría mejorarse. Tome notas para saber qué implementar (o no implementar) para su próximo evento.

A partir de la información de contacto de los inscritos, envíe un correo electrónico con un agradecimiento por asistir al evento. También puede crear una encuesta para que la llenen para que pueda ver las partes buenas y las necesidades de mejora de su evento a través de los ojos de sus asistentes.

¡En StartCHURCH, estamos aquí para ayudarle a tener éxito en todos los aspectos de su ministerio! Desde el cumplimiento hasta la contabilidad, desde la plantación de iglesias hasta el crecimiento del ministerio, tenemos los recursos que necesita para cumplir el llamado de Dios en su vida. Si desea hablar con un especialista para responder a todas sus preguntas, nos encantaría servirle. Llámenos al 877-494-4655 o haga clic en el enlace a continuación para programar una cita.

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Bendiciones,
Raul Rivera


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