Transacciones Complicadas: Registro de Bienes de la Iglesia a Nombre del Pastor

By Raul Rivera

Es común que las iglesias manejen incorrectamente la compra de un automóvil para uso oficial. A veces, un pastor u otra persona designada compra el vehículo a su nombre, y la iglesia asume las responsabilidades de pago. Sin embargo, sin una documentación adecuada y el cumplimiento de las normativas, esta práctica puede provocar complicaciones con el IRS y los fiscales generales del estado.

Cada mes, la iglesia se enfrenta a un problema al realizar el pago mensual del vehículo, lo que solo agrava el problema. Afortunadamente, hay una solución sencilla para este creciente problema. En este blog, veremos cómo una iglesia puede manejar correctamente los bienes a nombre del pastor. Después, conocerá dos problemas que pueden surgir del manejo incorrecto de tales situaciones.

Cómo Manejar los Bienes de la Iglesia a Nombre del Pastor

La Iglesia ABC necesitaba un automóvil para que el Pastor XYZ lo usara para los asuntos de la iglesia. El problema era que la iglesia no tenía el crédito para financiar el automóvil. Entonces, los ancianos de la iglesia tuvieron una reunión para encontrar una solución. Decidieron que el Pastor XYZ compraría el automóvil a su nombre y lo financiaría él mismo. La iglesia luego pagaría las cuotas mensuales del automóvil, tratándolo como un gasto en sus libros contables.

Los ancianos votaron esta decisión para hacerla oficial. Documentaron este acuerdo en las actas de la reunión, asegurándose de que todo estuviera claro y legal. También redactaron un acuerdo legal simple especificando que el Pastor XYZ estaba manteniendo el título del automóvil en fideicomiso para la iglesia. Esto significaba que aunque el automóvil estuviera a su nombre, era realmente para uso de la iglesia, y la iglesia era responsable de sus costos y responsabilidades.

Cada mes, la iglesia realizaba pagos para el automóvil, que incluían tanto el capital como los intereses. Mantenían registros cuidadosos de estos pagos en sus libros financieros. Este acuerdo permitió que el Pastor XYZ tuviera un automóvil para actividades de la iglesia sin poner una carga financiera en los recursos limitados de la iglesia. A continuación, se muestran los pasos adecuados a seguir.

1. Autorización: La decisión de los ancianos de la iglesia que permite al pastor financiar el automóvil a su nombre debe documentarse en las actas de la reunión donde se llevó a cabo la votación. 
2. Titularidad: El hecho de que el pastor tenga el título en fideicomiso para la iglesia debe documentarse con un acuerdo legal que especifique los derechos de propiedad de la iglesia y las responsabilidades para el seguro y las responsabilidades relacionadas con el automóvil. 
3. Registro en los Libros de la Iglesia: La transacción debe registrarse en los libros de la iglesia. Aunque el pastor tiene el título, el automóvil es para uso de la iglesia, y la iglesia es responsable de los pagos. El asiento contable sería:
   1. Débito “Activo: Vehículo": En el plan de cuentas de la iglesia, cree una cuenta de activos y llámela "Vehículo X". Esto refleja el automóvil como un activo utilizado para fines de la iglesia.
   2. Crédito "Pasivo: Préstamo Pagadero": En el plan de cuentas de la iglesia, cree una cuenta de pasivo y llámela "Préstamo Vehículo X". Esto indica la responsabilidad de la iglesia con el pastor por los pagos del automóvil.
   3. Pagos Mensuales: Cada pago realizado por la iglesia también debe registrarse de la siguiente manera:
      1. Débito "Pasivo: Préstamo Pagadero" por el monto del capital: Esto reduce la responsabilidad.
      2. Débito "Gasto: Intereses" por la parte de intereses: Esto refleja el costo de la financiación.
      3. Crédito "Banco/Efectivo": Esto contabiliza la salida de efectivo de la cuenta bancaria de la iglesia.
4. Interés y Capital: La iglesia debe hacer un seguimiento tanto del capital como de los intereses en sus estados financieros. El capital reduce la responsabilidad del préstamo del automóvil, mientras que los intereses son un gasto por el uso del crédito del pastor. Puede hacer esto revisando el estado de cuenta mensual que detallará cuánto de cada pago se destinó al capital y cuánto se destinó a los intereses.

Dos Problemas Que Surgen Cuando No se Hace Correctamente

Cuando una iglesia no documenta correctamente los bienes en fideicomiso, como un vehículo a nombre del pastor, pueden surgir varios problemas:

Pagos Mal Registrados: Cada pago realizado por la iglesia sobre dicho activo a menudo se registra como un gasto, una práctica incorrecta. Este error puede atraer rápidamente la atención de cualquier persona que escudriñe las finanzas de la iglesia, haciéndoles creer que hay un préstamo o un arrendamiento. Durante una auditoría del IRS, este es un objetivo fácil, lo que puede desencadenar una investigación más amplia sobre las prácticas financieras de la iglesia. En StartCHURCH, nos especializamos en guiar a las iglesias hacia el cumplimiento y podemos ayudarle a manejar correctamente estas transacciones.

Informes Incompletos: Cuando confía sus finanzas a un contador, los detalles son importantes. Imagínese por un momento que no proporciona a su contador la información correcta sobre el acuerdo de compra del automóvil. Es posible que su contador necesite categorizar el pago mensual del automóvil de su iglesia como "Transacciones no clasificadas" o "Capital no aplicado". Esto no es una señal de alarma sobre su estabilidad financiera, sino más bien una señal de que el informe frente a usted no es tan completo como debería ser, incluso si las cifras se han reconciliado con el banco.

Para evitar esto, es crucial que proporcione a su contador la imagen completa. Esto significa comunicar el monto total pagado por la compra, incluidos los impuestos, las registros y las tarifas del título, la suma del pago inicial y la parte que se financió. Cuando el estado de cuenta mensual llegue a su buzón o bandeja de entrada, considérelo como una señal para conectar a su contador con los registros de la compañía financiera electrónicamente, o para enviarles una copia del estado de cuenta. Al hacerlo, les permite reflejar con precisión cuánto de su pago se está descontando del capital y cuánto se destina a los intereses.

Tomar estos pasos no solo agiliza su proceso de contabilidad, sino que también brinda una sensación de participación personal y control sobre su narrativa financiera. Recuerde, un informe detallado es una herramienta poderosa en sus manos.

Estamos para Alentarle

Navegar por las responsabilidades financieras de los bienes de la iglesia no tiene por qué ser una carga. Con los procedimientos y la documentación adecuados, como se describe anteriormente, las iglesias pueden evitar problemas comunes y mantener el cumplimiento. En StartCHURCH, nos comprometemos a proporcionarle las herramientas y la orientación necesarias para administrar las finanzas de su iglesia con confianza y correctamente.

Recuerde, la buena administración y las prácticas financieras claras no solo mantienen la integridad de la iglesia, sino que también garantizan que los líderes puedan servir a sus comunidades sin el estrés adicional de complicaciones financieras. Lidere la iglesia con seguridad, sabiendo que StartCHURCH está aquí para apoyarle en cada paso del camino.

Llámenos al 678-830-2600 o programe una consulta a continuación para hablar con uno de nuestros especialistas y conocer los beneficios del Servicio de Contabilidad StartCHURCH y para recibir 2 cartas de muestra clave, un acuerdo de fideicomiso de vehículo y una muestra de las actas de la reunión especial de la junta.

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