Cómo Crear Un Presupuesto Para Su Ministerio

By Allan Armitt

A medida que nos acercamos a la primavera, todos parecemos pensar naturalmente en conseguir cosas limpias, frescas y nuevas. Una vez que pasamos los planes de año nuevo, tenemos algo de espacio para respirar y podemos comenzar a considerar lo que se necesitaría para poner en orden nuestra casa. Si aún no tiene uno, este también es un buen momento para asegurarse de que su ministerio tenga un presupuesto establecido.

Así es, un presupuesto. Lo sé para muchos, esta puede ser una tarea desalentadora. Aún así, es esencial para cualquier ministerio administrar bien sus ingresos. Existen numerosos ejemplos en la Biblia que nos exhortan a ser buenos administradores de nuestros recursos. Jesús mismo incluso usa una parábola sobre el presupuesto para compararlo con el costo del discipulado en Lucas 14:28. Las palabras de Jesús muestran que es crítico contar el costo antes de comenzar a construir algo nuevo.

La mayordomía es el trabajo de supervisar o cuidar algo. Ser un "buen administrador" significa que hay que poner atención a todos los detalles. Sabemos que en Ageo, el Señor nos dice que la plata y el oro le pertenecen, pero estamos obligados a administrar los recursos que nos ha permitido supervisar. Presupuestar es la tarea de esperar cómo se pueden usar o necesitar esos recursos y asegurarse de que se alinee con los propósitos de Dios para su ministerio.

Para el cumplimiento, un presupuesto también es crítico para proteger a su equipo de liderazgo y Junta Directiva. La exención de impuestos que obtiene su iglesia o ministerio se debe a que se opera exclusivamente para beneficios públicos. Y puede perder ese estado o enfrentar otras sanciones si usa sus recursos para beneficiar (o atraer) a cualquier individuo o familia en lugar del público. Un presupuesto ayuda a demostrar que su junta directiva ha hecho su debida diligencia para asegurarse de que no se hayan utilizado mal los fondos o se hayan utilizado para ningún propósito que esté fuera de la visión del ministerio.

"Pero no sé por dónde empezar”

Muchos ministerios se atascan antes de dar el primer paso. El miedo a comenzar algo nuevo, especialmente algo de lo que no sabes mucho, puede ser paralizante. Ya sea que su ministerio haya existido durante 200 años, o que esté planeando lanzar en 2022, el primer paso de un presupuesto exitoso es conocer su visión.

Su presupuesto debe estar alineado con su visión para asegurarse de que los recursos que está gastando hoy lo lleven hacia su visión para el mañana. Mientras que muchos pastores y líderes de ministerio luchan con el presupuesto, supongo que les ENCANTA hablar de visión. Asegurarse de que su proceso de presupuesto se centre en la visión de su ministerio puede dar vida a un proceso frustrante.

A partir de ahí, comprender un panorama realista y de alto nivel de sus ingresos y gastos es el siguiente gran paso que lo ayudará a identificar cualquier desbalance evidente entre su administración financiera y la visión de su ministerio.

¡No tenga miedo de encontrar problemas! El presupuesto para su ministerio es una herramienta para ayudar a identificar problemas y brindar a su equipo de liderazgo o junta directiva la información que necesitan para resolverlos.

Creando categorías

Separar sus ingresos y gastos en unas pocas categorías grandes le permite saber cuáles de esas categorías necesitan más atención, para que pueda maximizar su tiempo dedicado a la elaboración de presupuestos. Muchas iglesias y ministerios tienen pocas fuentes de ingresos (generalmente donaciones), pero conocer estas fuentes y realizar un seguimiento de ellas lo ayudará a comprender algunas preguntas que se hacen todo el tiempo:

1. ¿Estamos creciendo?
2. ¿Podemos gastar eso?
3. ¿Qué podemos hacer para compensar ______?

Mientras que algunos ministerios dependen solo de donaciones, otros han encontrado formas creativas de apoyar su misión. Conferencias y registros, librerías, inversiones, subvenciones o incluso negocios propiedad de la iglesia son algunas de las formas en que las iglesias con las que trabajamos ayudan a aumentar sus recursos.

Para los gastos, cada ministerio puede tener una variedad diferente de gastos, pero hemos descubierto que la mayoría de los gastos se dividen en una de las cinco categorías de alto nivel para la mayoría de los ministerios:

• Personal
• Instalaciones
• Costos administrativos
• Ministerios
• Alcances 

Al comenzar con una lista consolidada de categorías, como la anterior, puede saber de un vistazo a dónde va la mayor parte de sus gastos y hacer ajustes donde no se alinean con la visión de su ministerio.

Por ejemplo, si ve que sus costos administrativos están tomando una gran parte de sus gastos cada mes, puede usar esa información para investigar qué está causando que esos costos sigan aumentando. Tal vez algunas tarifas recurrentes o equipos nuevos que creía que necesitaba, pero que en realidad no está utilizando. Al mirar en los lugares correctos, puede maximizar su tiempo resolviendo problemas en lugar de las matemáticas, y ahí es donde la buena administración realmente prospera.

Viendo hacia adelante

Una vez que tenga una idea de las categorías que desea utilizar, y conozca la visión que desea que su presupuesto le ayude a alcanzar, estará en la mejor forma de tener una herramienta que lo ayudará a planificar el futuro.

Cuando se trata de planear el futuro, el mejor lugar para comenzar es lo que es menos probable que cambie. Cosas como su contrato de arrendamiento o hipoteca y los costos para usarlos, el seguro, los salarios de su personal clave, los costos del ministerio para administrar sus ministerios centrales, todos tienden a ser muy predecibles para la mayoría de los ministerios. Estos también pueden considerarse costos estáticos o inmutables.

Lo que puede ser más difícil de predecir son las cosas sobre las que tiene mucho más control. Los suministros de oficina, viajes, publicidad, materiales de marketing, obsequios u otros gastos varios pueden cambiar regularmente. Si bien cada año es diferente, si está armado con el conocimiento de cuáles han sido esos gastos en el pasado, realmente puede acelerar el proceso de planificación para ellos en el futuro. ¡Aquí es donde un buen mantenimiento de registros puede ahorrarle horas!

¿Qué pasa con los gastos sorpresas?

Uno de los hechos más frustrantes sobre el presupuesto es que nunca tendrás el 100% de razón. Siempre habrá algo nuevo que surja, o algo que cambie y tendrás que reaccionar ante ello. Aquí es donde aparecen muchas de las preguntas mencionadas anteriormente, y tendrá que revisar su proceso de presupuesto. ¡Pero la buena noticia es que no tienes que empezar de nuevo! Si su presupuesto está alineado con su visión y sabe lo que NO está cambiando, entonces responder a lo que está cambiando es mucho más simple.

Una de las herramientas que muchos ministerios usan la regla del 90 por ciento, que es una forma de subestimar sus ingresos para crear un amortiguador para el cambio. El concepto es simple. Suponga que sus donaciones solo serán el 90 por ciento de lo que trajo en el mes o año anterior. Si su ministerio está creciendo, esto le da tranquilidad para tomar decisiones incluso en medio de sorpresas.

Otra idea de presupuesto que muchos ministerios implementan es un fondo de emergencia. Es una práctica inteligente en un hogar, en un negocio o incluso en un ministerio asegurarse de planificar para el extremo. Guardar gastos de uno a tres meses en un fondo de emergencia puede ayudarle a pasar lo que de otra forma sería una temporada difícil sin agobiarse por el estrés.

"No puedo hacer esto solo!"

Una de las claves para mantener útil su presupuesto es hacerlo en equipo. Si ha tomado los pasos anteriores para alinear sus gastos con su visión y clasificar sus ingresos y gastos en grupos de alto nivel, entonces agregar una discusión sobre su presupuesto en reuniones regulares puede ser fácil. Obtener la aceptación de toda su junta y equipo de liderazgo ayuda a todos a seguir siendo responsables de lo que están administrando juntos. El Señor no lo ha llamado a dirigir su ministerio solo, así que asegúrese de que todo su equipo tenga participación.

Otro beneficio de llevar a todo su equipo al proceso de construir un presupuesto es cómo funciona día a día. En nuestros otros blogs, hemos hablado de tener formularios estándar para reembolsos, gastos de tarjeta de crédito y compras más grandes, todo lo cual requiere que todos trabajen juntos para implementar. Cuando su ministerio mantenga la responsabilidad y la claridad en torno a sus gastos, verá que la cultura de la responsabilidad se extiende a todo su personal.

Si tiene preguntas sobre cómo crear un presupuesto o cómo realizar un seguimiento de la administración de donaciones, llámenos al  (877)494-4655, o haga clic en el botón a continuación para recibir una llamada específica. Le recomiendo que pregunte por nuestro servicio de contabilidad y software de seguimiento de donaciones para conocer cómo StartCHURCH puede satisfacer sus necesidades.

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