Los Registros de la Iglesia Ponen al Pastor en Aguas Calientes

By Raul Rivera

Una tarde, el pastor Chris llamó angustiado a nuestra oficina por temor a perder su iglesia. Procedió a relatar los eventos de la semana pasada que llevaron a su llamada frenética.

Un abogado llegó a la oficina de su iglesia una mañana temprano exigiendo ver los registros financieros y administrativos de la iglesia y amenazó con una acción legal si no se proporcionaban los registros.

El pastor Chris había sido el pastor principal por solo un año, y el lado administrativo de dirigir una iglesia era algo nuevo para él. Él no tenía ningún personal todavía. Solo contó con voluntarios que lo ayudaron a llevar un registro de las finanzas, los registros de membresía y las actas de las reuniones de la junta, que eran escasas y no estaban organizadas.

Sin lugar a dudas, el joven pastor proporcionó toda la información solicitada. Lo último que quería era ser demandado o meterse en problemas legales. Lo que el pastor Chris no sabía era que el abogado tenía intenciones de instigar problemas entre los feligreses dentro de la iglesia. El abogado tomó la información confidencial y la compartió con varios miembros de la iglesia, creando división y peleas entre la iglesia.

Al final de la semana, el pastor Chris había recibido varias llamadas telefónicas de miembros preocupados. Además, otro grupo en la iglesia estaba convocando una reunión para toda la iglesia para confrontar al pastor y su equipo de liderazgo. El pastor Chris se sintió sorprendido por los eventos, y sabía que tenía que controlar mucho el daño entre sus feligreses.

Sin embargo, no estaba del todo seguro de dónde o cómo comenzar.

Conozca la responsabilidad de su iglesia y los derechos de los miembros

Desafortunadamente, el escenario con el pastor Chris es muy común.

Al igual que el pastor joven, muchos ministros no entienden completamente su responsabilidad de mantener registros, ni entienden cómo proteger los derechos de los miembros de la iglesia. La mayoría de los ministros no solo ponen en peligro la confianza de sus feligreses, sino que también corren el riesgo de ser demandados.

De acuerdo con la Ley Sarbanes-Oxley del 2002, las iglesias y otras organizaciones sin fines de lucro tienen la responsabilidad de mantener registros apropiados relacionados con sus operaciones.

Estos documentos pueden incluir, entre otros, los siguientes:

• Registros financieros,
• Contratos significativos,
• Bienes y raíces y otras transacciones importantes, y
• Archivos de empleo.

El período durante el cual una organización debe mantener estos registros depende de la naturaleza de la información.

¿Quién puede revisar los registros de la iglesia?

En resumen, los que no son miembros y las agencias externas no tienen derecho a ver los registros de la iglesia, a menos que obtengan una citación judicial.

Incluso el IRS debe proporcionar un aviso de investigación por escrito a la iglesia, como se describe en la sección 7611 del Código de Rentas Internas, antes de poder comenzar una auditoría de los registros y actividades financieras de la iglesia. Este aviso simplemente le da a la iglesia tiempo para prepararse para la auditoría.

Además, los miembros de la iglesia generalmente no tienen derecho a revisar los registros de la iglesia, a menos que la ley estatal de corporaciones sin fines de lucro o los estatutos de la iglesia indiquen lo contrario. Aunque la ley estatal puede no requerir registros abiertos, algunas iglesias eligen permitir a los miembros revisar sus registros para garantizar la confianza de los miembros y para garantizar que se esté atendiendo el interés público.

3 disposiciones para tener en los estatutos de su iglesia

Los estatutos de cada iglesia deben contener una cláusula que establezca pautas para cuando los miembros soliciten ver las finanzas de la iglesia (que puede revelar registros de donaciones personales o exponer cierta sensible información). Es importante tener una cláusula que limite lo que un miembro puede ver o solicitar.

Cuando se trata de cómo se pueden obtener registros de su iglesia, recomendamos que los estatutos de su iglesia incluyan lo siguiente:

1. Una disposición que controla el método por el cual un miembro puede revisar los registros de la iglesia.

2. Un requisito de que el solicitante enumere específicamente lo que desea ver y que indique el motivo de la solicitud. Recomendamos que el solicitante también firme una declaración declarando que la información se mantendrá en la más estricta confidencialidad.

3. Una cláusula que le permite a la iglesia el derecho de decidir si la solicitud es frívola o si la persona que lo solicita lo hace para crear división dentro de la iglesia.

Sacando lo mejor de una situación desordenada

El pastor Chris se sintió aliviado cuando le dije que existen disposiciones legales para protegerlo de este tipo de situaciones. Con un poco de ayuda y guía, el pastor Chris pudo actualizar los estatutos de su iglesia con el lenguaje necesario para proteger la privacidad de sus miembros.

Al final de nuestra conversación de ese día, el pastor Chris comprendió que no necesita divulgar los registros corporativos a nadie fuera de la iglesia sin una citación o una notificación escrita del IRS. Además, ahora tiene un procedimiento documentado para cuando los miembros soliciten registros. El pastor Chris convocó una reunión congregacional, y para alivio de los miembros de la iglesia, describió las nuevas pautas que se implementan para proteger su privacidad.

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