¡He sido aprobado por el IRS! ¿Ahora que?

By Raul Rivera

Si somos honestos el uno con el otro, obtener el reconocimiento 501(c)(3) es algo por lo que usted trabajó arduamente. Hubo momentos en que penso que este día nunca llegaría.

Pero cuando finalmente llegó ese día, levanto las manos para celebrar. ¡Le agradeció a Dios! ¡Y es posible que haya celebrado con un pastel!

Oh sí, ese fue el día en que recibió su Carta De Determinación Federal: La aprobación esperada.

Ese pedazo de papel blanco con el logotipo del IRS que le dice que está exento del impuesto federal sobre la renta. Lo sostiene en sus manos con una sensación de plenitud (y quizás algunas lágrimas de alegría), y luego el siguiente pensamiento llega a usted:

“¿Ahora que?”

Esta es la pregunta NÚMERO UNO que los pastores y líderes ministeriales tienen una vez que reciben la carta de aprobación del IRS para su iglesia o ministerio.

Debido a esto, quiero dedicarle un tiempo a educarlo sobre cómo mantener el cumplimiento ahora que (o una vez que) está aprobado 501(c)(3).

En realidad, hay muchas cosas que debe considerar cuando se trata de mantener el cumplimiento de su iglesia o ministerio. Pero hoy quiero cubrir los aspectos básicos que le ayudarán a comenzar.

Entonces, ¿está listo para ir en este viaje?

Donde todo comienza

Una vez que haya recibido la aprobación 501 (c)(3) para su iglesia o ministerio, la ruta para mantener el cumplimiento comienza con la Reunión Anual de la Junta.

Esta es la reunión más importante de la junta que sostendrá durante todo el año. Es esta reunión de la junta la que ayudará a establecer el tono para su iglesia o ministerio cada año. Muchos consejos eligen celebrar esta reunión al final de su año fiscal o dentro del primer mes de su año fiscal.

En los párrafos siguientes, compartiré con usted lo que se debe considerar y revisar durante esta reunión, y en el camino sugeriré algunos recursos para ayudarle a realizar el trabajo.

4 pasos de cumplimiento para considerar

1. Revisar el año pasado

Cuando llegue el momento de celebrar esta reunión, su secretaria y tesorero deberían haber completado una auditoría interna de todos los registros. Ahora, la mayoría de las juntas recuerdan reconciliar sus registros financieros, pero no todos revisan y concilian las minutas, contratos y otros acuerdos escritos de la junta directiva.

Si su junta tomó una decisión el año pasado para establecer un contrato de alquiler, contratar a alguien o realizar una compra fuera del presupuesto del año pasado, debe asegurarse de haberlo registrado en las minutas de la reunión de la junta.

Haga que su secretaria revise las minutas del año pasado para asegurarse de que se registraron y archivaron todas las medidas importantes. Si se encuentran discrepancias, cúbralas y ratifíquelas durante su reunión anual de la Junta.

2. Crear el presupuesto de este año

Proyectar el presupuesto para su iglesia o organización caritativa es muy similar a proyectar el presupuesto de su familia.

Primero determine qué debe pagar (como costos de instalaciones, seguro de responsabilidad civil, costos administrativos) y luego puede considerar y planificar las cosas que desea comprar (como el sistema de registro de iglesias para niños, el viaje misionero a Kenia, nuevo sistema de sonido, etc.).

Tener un presupuesto le ahorrará tiempo. No solo creará tranquilidad, sino que su presupuesto lo ayudará a planificar sus campañas de recaudación de fondos. Una vez que sepa lo que necesita gastar, sabrá cuánto necesita. Lo que es más importante, crear un presupuesto ayudará a evitar que convoque una reunión de la junta cada vez que alguien necesite ir a la tienda para obtener suministros de oficina.

3. Crear, renovar o revisar todos los acuerdos de compensación

Este es el momento perfecto para crear, renovar o revisar los acuerdos de compensación y beneficios de su iglesia o caridad.

Quiero que se adhieran a dos palabras aquí: Renovar y Revisar.

Si su junta directiva aprobó un acuerdo de compensación y / o paquete de beneficios para un empleado el año pasado, debe reevaluar y renovar el acuerdo.

Esto es para asegurar que el acuerdo de compensación siga siendo "razonable".

La razonabilidad es un término que el IRS usa cuando se habla de compensación dentro de la esfera benéfica. A pesar de que abarca muchas cosas, la manera más fácil de pensar acerca de la razonabilidad es que usted y sus miembros de la junta pregunten:

"¿Puede nuestra iglesia o nuestra organización benéfica pagarle a esta persona, cumplir con nuestras obligaciones y continuar fomentando nuestros fines caritativos?"

Si es así, renueve el paquete. Si puedes darle un aumento, ¡hágalo! Si puede agregar más personal, ¡hágalo también!

Lo importante aquí es que los acuerdos de compensación y los paquetes de beneficios no son perpetuos en el mundo de la beneficencia. Requieren su consideración.

Su primer deber, administrativamente, es administrar los fondos públicos de manera responsable a fin de cumplir sus fines caritativos. Revisar y renovar las compensaciones / beneficios es solo una de las muchas formas en que su junta directiva lleva a cabo dicha tarea.

4. Establezca el calendario corporativo fiscal de este año y asigne responsabilidades

Cada miembro de la junta debe tener acceso al calendario corporativo fiscal de su organización.

Además, cada miembro de la junta debe conocer las responsabilidades anuales de su organización.

Después de identificar las obligaciones de su organización, asegúrese de asignar a alguien a su finalización. Como verá, no cumplir con algunas de las tareas a continuación podría poner a su iglesia o ministerio en una situación desesperada.

- Presentando su Reporte Anual

La mayoría de los estados exigen que todas las empresas presenten un reporte anual o periódico a la Secretaría de Estado. No presentar este informe puede provocar la disolución involuntaria de su corporación. Esto se aplica tanto a iglesias como a obras de caridad. 

Se aplica a todos los estados con la excepción de los siguientes: AL, MS, NY, NC, OK, PA, SC, WY

- Presentar su Formulario Anual 990 del IRS

El IRS exige que todas las corporaciones benéficas, a excepción de las iglesias, presenten un Formulario anual 990. Si su organización benéfica no presentara este formulario por tres años consecutivos, su estado caritativo se revocaría automáticamente. ¡También hay multas por presentar este formulario tarde! Esto se aplica solo a organizaciones benéficas que no pertenecen a la iglesia.

- Renovando su registro de caridad

Algunos estados requieren que su corporación no solo se registre como una organización benéfica sino que renueve ese registro anualmente. Tenga en cuenta que registrarse como organización benéfica es diferente de la incorporación (de lo que esperamos que ya se haya ocupado). Esto se aplica tanto a iglesias como a obras de caridad.

Se aplica a todos los estados con la excepción de los siguientes: AL, AZ, DE, ID, IN, IA, MT, NE, NV, SD, TX, WY

- Renovar su exención del impuesto a las ventas

Algunos estados también requieren que su corporación renueve su exención del impuesto a las ventas anualmente o periódicamente. Asegúrese de averiguar si esto se aplica a su organización, ya que sería terrible perder este increíble beneficio. Esto se aplica tanto a iglesias como a obras de caridad.

Se aplica a los siguientes estados: FL, IL, KS, PA, VA

!Si no está seguro de cuándo vencen sus informes y renovaciones, o si no sabe qué 990 presentar, llámenos hoy mismo al (678) 830-2600!

Reunión aplazada

¡Uf! ¡Eso fue todo!

Esos son los conceptos básicos que se deben cubrir durante su reunión anual de la junta directiva y para ayudar a su iglesia o ministerio a mantener el cumplimiento.

Queremos que mantenga la alegría de operar su iglesia o caridad durante todo el proceso. Me doy cuenta de que puede tener preguntas adicionales y está bien. Podemos ayudar a responder esas preguntas. Simplemente llámenos al (678) 830-2600 o regístrese para asistir a una de nuestras conferencias.

Mientras tanto, siéntese con otra rebanada de pastel y dígase a sí mismo: "¡¿Puedo hacer esto?!" Porque ahora usted tiene la respuesta al "¿Y ahora qué?"

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